Qu'est-ce qu'une indemnité kilométrique ?
L'indemnité kilométrique fait référence à une indemnité versée aux employés qui effectuent des déplacements liés au travail à l'aide de leur véhicule personnel. Le gouvernement du Royaume-Uni dispose d'un ensemble de règles qui définissent ce qui peut être payé sans avoir à communiquer les chiffres, ce qui simplifie considérablement le processus.
Le résultat est que les entreprises peuvent rembourser à leurs employés les dépenses professionnelles engagées lors de l'utilisation de leur véhicule personnel. Le taux de remboursement est conçu pour couvrir les frais d'essence ou de diesel ainsi que l'usure résultant d'une utilisation générale.
Les autres frais occasionnés par l'utilisation de leur véhicule, tels que les péages routiers ou les frais de stationnement, seront couverts par les frais de subsistance.
Paiements d'indemnités de kilométrage
Les paiements d'indemnité kilométrique (MAP) ou les paiements d'indemnités kilométriques approuvés (AMAP) sont les paiements que vous payez à votre employé pour l'utilisation de son propre véhicule pour ses déplacements professionnels.
Vous êtes autorisé à payer à votre employé un certain montant de MAP chaque année sans avoir à les signaler au HMRC. C'est ce qu'on appelle un « montant approuvé ». Source : HMRC
En résumé, les taux forfaitaires sont calculés sur une base par mile et représentent le montant maximum pouvant être réclamé par mile. Une fois que la limite n'est pas dépassée, vous ne serez pas soumis à l'impôt.
Quel est le taux d'indemnité kilométrique du HMRC 2025 ?
Comme le montre le tableau ci-dessus, pour les 10 000 premiers miles par année d'imposition, les voitures et les fourgonnettes sont éligibles à 45 pence par mile. Tous les miles parcourus par la suite sont au taux de 25 pence par mile.
Si vous voyagez avec des collègues de la même entreprise, le chauffeur peut réclamer un supplément de 5 pence par mile et par passager.
Exemple de calcul :
Jane parcourt 20 000 miles professionnels par année fiscale en voiture. L'indemnité kilométrique serait de (10 000 miles à 0,45 p) + (10 000 miles à 0,25 p), soit 7 000£.
Comment fonctionne le taux d'indemnité kilométrique du HMRC ?
Le point de départ est de définir clairement ce qui constitue une utilisation commerciale et ce qui ne l'est pas. Selon le HMRC :
- Le travail ne peut être fait que si le voyage est effectué.
- Le travail se déroule ailleurs que sur le lieu de travail habituel, par exemple pour rencontrer un client ou se rendre dans un autre bureau. Attention, ce facteur est essentiel : vos déplacements quotidiens pour vous rendre au bureau ne constituent pas une utilisation professionnelle.
- En bref, le but principal du voyage doit être lié au travail.
Comment calculez-vous les indemnités de kilométrage ?
L'approche traditionnelle consiste à le suivre manuellement à l'aide d'un journal de bord. Le journal de bord doit saisir les informations suivantes :
- Nom de l'employé
- Date
- But du voyage (confirmation qu'il s'agit d'un voyage d'affaires)
- Point de départ
- Destination finale
- Kilomètres professionnels parcourus
Les miles de conduite personnels ne sont jamais couverts et ne doivent jamais être réclamés. Il est important de conserver les reçus relatifs aux autres dépenses associées aux voyages d'affaires, y compris les péages routiers et les frais de stationnement.
Cependant, les méthodes manuelles sont en train de perdre de leur popularité et sont remplacées par des entreprises utilisant des applications de suivi du kilométrage et des dépenses comme TripLog. Les méthodes manuelles sont chronophages, sujettes aux erreurs et peuvent retarder le remboursement car vous devez soumettre la demande et attendre son approbation.
Bien que le HMRC n'oblige pas les entreprises à déposer des journaux chaque année, il est important de les conserver pendant au moins cinq ans après la date de soumission annuelle des impôts, au cas où vous deviez les produire lors d'un contrôle fiscal.
Allocation kilométrique HMRC : utilisation d'une voiture de société
Le HMRC a des directives différentes en ce qui concerne une voiture de société par rapport à l'utilisation d'un véhicule personnel pour le travail. Si vous utilisez une voiture de société, il est important de noter que vous ne pouvez pas utiliser les tarifs AMAP. Les tarifs AMAP couvrent généralement les dépenses autres que le carburant, telles que l'entretien des voitures.
En ce qui concerne l'utilisation d'une voiture de société, ce que vous pouvez prétendre concerne le type de carburant que vous achetez, ainsi que la cylindrée du moteur. Le HMRC a un terme pour cela : tarifs de carburant consultatifs. Selon leurs directives, ces taux ne sont utilisés que pour « rembourser les employés pour leurs déplacements professionnels dans leur voiture de société » ou lorsque vous « avez besoin que les employés remboursent le coût du carburant utilisé pour les déplacements privés ».
Comment suivre le kilométrage pour l'allocation kilométrique HMRC
Applications de suivi du kilométrage comme TripLog sont conçus pour rendre le processus nettement plus efficace. Les conducteurs peuvent programmer l'application pour qu'elle démarre une fois le voyage commencé et qu'elle se termine à la fin. Offres TripLog outils matériels supplémentaires cela peut rendre le processus encore plus facile.
Un système de suivi du kilométrage dédié est un moyen puissant d'économiser de l'argent, du temps et des efforts. Des techniques dépassées comme le stylo et le papier peut être inefficace et imprécis. Pour éviter des audits coûteux et éviter des maux de tête à votre équipe, il est indispensable de passer à une solution moderne.
Comment les solutions de suivi du kilométrage de TripLog peuvent aider votre équipe
TripLog est la solution la plus complète du marché pour le suivi du kilométrage. Notre application utilise le GPS pour suivre automatiquement vos trajets, votre kilométrage et votre odomètre.
De plus, TripLog propose un suivi automatique et illimité du kilométrage, gratuitement pour les utilisateurs d'une seule application ! Par exemple, si vous souhaitez qu'un trajet commence dès que votre voiture démarre, TripLog peut le faire, offrant ainsi aux conducteurs un confort supplémentaire.
TripLog est également un puissant outil de suivi des dépenses. Vous et votre équipe pouvez prendre des photos de leurs reçus, et les responsables peuvent consulter et approuver les notes de dépenses à partir du tableau de bord facile à comprendre de TripLog.
Taux d'indemnité kilométrique HMRC 2025 : conclusion
S'assurer que votre kilométrage de l'entreprise est suivi avec précision est primordial pour les employés mobiles. Tout service fiscal public, tel que le HMRC ou l'IRS aux États-Unis, aura des règles et réglementations spécifiques concernant remboursement du kilométrage.
À l'aide d'un application de suivi du kilométrage moderne comme TripLog est un excellent moyen de ne plus jamais avoir à vous soucier du remboursement correct du kilométrage. Pour en savoir plus, planifiez une démonstration en direct gratuite ou consultez notre page de tarification pour commencer.
