Exigences de remboursement des dépenses par points clés de l'État
- La loi fédérale n'exige le remboursement que lorsque des dépenses non remboursées entraînent une baisse du salaire d'un employé en dessous du salaire minimum.
- Plusieurs États, dont la Californie et l'Illinois, obligent les employeurs à rembourser toutes les dépenses professionnelles nécessaires, quel que soit leur salaire.
- Les obligations de remboursement sont basées sur le lieu de travail de l'employé et non sur le siège social de l'entreprise.
- Les dépenses liées au télétravail, telles que l'utilisation d'Internet, du téléphone portable et de l'équipement de bureau à domicile, peuvent être remboursables lorsque le télétravail est requis plutôt que facultatif.
La conformité en matière de remboursement des dépenses n'est pas une solution universelle. La loi fédérale fixe une base de référence étroite, mais les exigences varient d'un État à l'autre.
Voici ce que les employeurs doivent savoir en 2026.
Exigences relatives au remboursement des dépenses des employés fédéraux
Au niveau fédéral, en vertu de la Fair Labor Standards Act (FLSA), les employeurs ne sont tenus de rembourser les dépenses à un employé que lorsque ces coûts ramèneraient le salaire horaire effectif de l'employé en dessous du salaire minimum.
Ce champ d'application restreint explique pourquoi de nombreux États et entreprises individuelles sont allés plus loin.
Connexe : Explication du remboursement des dépenses des employés
Exigences de remboursement des dépenses des employés par État
Tous les États ou juridictions ne disposent pas de dispositions relatives au remboursement des employés, mais nombreux sont ceux qui le font. Voici la liste mise à jour pour 2026 :
Californie
La Californie applique les normes de remboursement les plus strictes du pays. En dessous Code du travail de Californie 2802, les employeurs doivent rembourser aux employés toutes les dépenses nécessaires ou les pertes résultant directement de l'exercice de leurs fonctions.
Les tribunaux interprètent le terme « nécessaire » de manière assez large ici. Cela comprend des outils, de l'équipement et une partie raisonnable de frais de travail à distance comme l'utilisation d'Internet et du téléphone portable, même si l'employé a un forfait illimité et ne paie pas de frais supplémentaires.
Les remboursements doivent être effectués rapidement, généralement dans les 30 jours, et le non-respect peut entraîner des pénalités de temps d'attente et la prise en charge des honoraires d'avocat de l'employé.
Illinois
L'Illinois oblige les employeurs à rembourser toutes les dépenses nécessaires dans le cadre de l'emploi en vertu de la Loi sur le paiement et le recouvrement des salaires. Les dépenses doivent être autorisées par l'employeur ou raisonnablement liées au rôle de l'employé.
Les employés disposent généralement de 30 jours pour soumettre des demandes de remboursement accompagnées de la documentation, à moins qu'une politique écrite de l'entreprise ne leur accorde plus de temps. Pour les travailleurs à distance, les dépenses sont remboursables lorsque le télétravail est requis, et pas simplement pour des raisons personnelles.
Montana, Dakota du Nord et Dakota du Sud
Ces trois États imposent tous de larges obligations de remboursement avec un libellé statutaire similaire, obligeant les employeurs à couvrir toutes les dépenses nécessaires engagées dans le cadre des tâches professionnelles d'un employé.
Bien que le libellé exact varie légèrement, le point à retenir est le même : si une dépense est requise pour effectuer le travail, elle est probablement remboursable.
Connexe : Que sont les dépenses remboursables ?
Iowa et New Hampshire
Les deux États exigent le remboursement dans un délai de paiement de 30 jours une fois qu'une réclamation valide est soumise. L'Iowa ajoute un inconvénient procédural : si un employeur refuse une demande de remboursement, il doit fournir un avis écrit expliquant pourquoi.
L'exigence du New Hampshire s'applique aux dépenses nécessaires au travail, quel que soit le salaire de l'employé, ce qui la rend un peu plus large qu'une simple protection du salaire minimum.
New York et Pennsylvanie
Aucun des deux États n'impose le remboursement pur et simple, mais les deux créent des obligations exécutoires lorsqu'un employeur s'est engagé à rembourser dans une politique écrite, un contrat de travail ou une lettre d'offre.
À New York, le non-respect de cette promesse peut entraîner des sanctions en vertu des lois de l'État sur le paiement des salaires. La Pennsylvanie donne aux employeurs jusqu'à 60 jours pour payer une fois qu'une réclamation valide est soumise.
Ce qu'il faut retenir, c'est que si la politique de votre entreprise stipule que vous rembourserez quelque chose, vous êtes légalement tenu de le faire dans ces États.
Massachusetts
Les entreprises du Massachusetts ne sont tenues de rembourser leurs employés que si une dépense entraîne une baisse de leur salaire en dessous du salaire minimum de l'État (pas nécessairement du salaire minimum fédéral).
Minnesota et Washington, D.C.
Le Minnesota et Washington D.C. obligent uniquement les employeurs à couvrir le coût des outils et de l'équipement nécessaires pour effectuer le travail d'un employé.
Seattle, Washington
L'État de Washington n'exige généralement pas le remboursement des dépenses au-delà de la base de référence de la FLSA, mais la ville de Seattle est une autre histoire.
En vertu de la loi sur le vol des salaires de Seattle, les employeurs doivent rembourser aux employés toutes les dépenses professionnelles et de télétravail nécessaires engagées lorsqu'ils travaillent dans les limites de la ville.
Si vous avez des employés basés à Seattle, la règle locale s'applique indépendamment de ce que dit la loi de l'État.
Votre État ne figure pas dans la liste ci-dessus ?
Dans ce cas, vous n'êtes probablement techniquement tenu de rembourser vos employés que si leur salaire net tombe en dessous du salaire minimum fédéral. Pourtant, la plupart des entreprises choisissent de rembourser les dépenses liées au travail et les kilomètres parcourus, car cela peut aider les employés à se sentir équitablement rémunérés pour leur travail et aider à conserver des employés de haute qualité.
Ce qui est considéré comme une dépense nécessaire
Le mot « nécessaire » joue un rôle important dans ces lois, et c'est une source fréquente de différends. D'une manière générale, une dépense nécessaire est une dépense liée à un employé doit engager pour accomplir leur travail, et non des frais dictés par des préférences ou des convenances personnelles.
Pour les télétravailleurs, cela dépend du fait que le télétravail soit obligatoire ou facultatif. Lorsqu'un employeur a fermé ses bureaux ou exerce ses activités entièrement à distance, les dépenses liées au bureau à domicile sont plus susceptibles d'être admissibles.
Lorsqu'un employé choisit de travailler à domicile alors qu'il a accès à un bureau de l'entreprise, ces mêmes dépenses sont plus difficiles à justifier si nécessaire.
Connexe : Explication du remboursement des déplacements des employés
Les dépenses remboursables courantes liées au télétravail dans les États les plus stricts comprennent un pourcentage raisonnable des factures mensuelles d'Internet et de téléphonie mobile, l'équipement de bureau à domicile requis et les fournitures nécessaires pour faire le travail. Ce qui n'est généralement pas éligible, ce sont des choses comme le loyer ou les paiements hypothécaires, frais de transport quotidiens, et des améliorations personnelles au-delà de ce que le rôle exige réellement.
Les frais liés au véhicule et au kilométrage constituent une autre catégorie courante. Dans les États dotés de lois de remboursement étendues, les employeurs peuvent être tenus de couvrir le kilométrage ou les frais de véhicule lorsque la conduite est nécessaire pour leur travail.
Les visites aux clients, les déplacements entre les sites de travail et les tâches similaires sont souvent remboursés aux employés. Les indemnités forfaitaires pour voiture peuvent créer des risques de conformité si elles ne correspondent pas aux frais de conduite réels d'un employé. De nombreuses entreprises choisissent donc d'utiliser le taux standard de l'IRS à la place.
Comment rester en conformité avec le remboursement des dépenses des employés
Une situation courante est d'avoir des employés dans plusieurs États. Dans ce scénario, les obligations de remboursement dépendent du lieu de travail de l'employé, et non du siège social de votre entreprise. Une entreprise basée au Texas dont un employé travaille en Californie est soumise aux règles californiennes applicables à cet employé.
La plupart des employeurs gèrent cela de deux manières. Certains adoptent une politique unique basée sur la norme applicable la plus stricte (souvent celle de la Californie) et l'appliquent de manière uniforme à l'ensemble de leur personnel.
D'autres appliquent une politique de base avec des addendums spécifiques à l'État qui reflètent les exigences locales. L'essentiel est d'être cohérent et clair avec votre équipe.
Sur le plan fiscal, les remboursements ne sont exonérés d'impôt pour les employés que lorsqu'ils sont effectués par le biais d'un Plan responsable de l'IRS. Les dépenses doivent avoir un lien commercial clair, les employés doivent soumettre la documentation dans un délai raisonnable et les remboursements excédentaires doivent être remboursés.
Sans cette structure, les remboursements deviennent des salaires imposables.
Connexe : Exigences de remboursement du kilométrage par État
FAQ sur les exigences de remboursement des dépenses de l'État
Mon entreprise doit-elle rembourser les dépenses si elle n'est pas basée en Californie ?
Cela dépend de l'endroit où travaillent vos employés et non du siège social de votre entreprise. Si un employé exerce son travail en Californie, en Illinois ou dans un autre État doté de lois sur le remboursement, ces règles s'appliquent à lui quel que soit l'endroit où se trouve votre entreprise.
Les frais de télétravail sont-ils toujours remboursables ?
Pas automatiquement. Dans les États dotés de lois de remboursement étendues, les frais de travail à distance sont généralement remboursables lorsque le télétravail est exigé par l'employeur. Si un employé choisit de travailler à domicile alors qu'un bureau de l'entreprise est disponible, ces dépenses sont moins susceptibles d'être éligibles.
Que se passe-t-il si nous avons une politique de remboursement écrite mais que nous ne la suivons pas ?
Dans des États comme New York et la Pennsylvanie, un engagement de remboursement écrit est légalement exécutoire. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des pénalités salariales en plus du montant initialement impayé.
Les remboursements sont-ils effectués par le biais de la paie ?
Uniquement si votre programme n'est pas considéré comme un plan responsable de l'IRS. Les remboursements effectués dans le cadre d'un plan responsable conforme ne sont pas considérés comme des salaires et ne sont pas pris en compte dans le système de paie. Dans le cadre d'un plan non comptable, ils sont traités comme une compensation imposable.
Conclusion
La conformité en matière de remboursement des dépenses n'est pas une mince affaire, mais c'est l'un de ces domaines où le coût d'une erreur tend à être beaucoup plus élevé que celui d'une bonne solution.
Une politique écrite claire, une compréhension des règles dans chaque État où travaillent vos employés et un processus cohérent de traitement des réclamations couvriront la plupart de vos bases.
Vous recherchez un moyen simple de gérer les dépenses remboursables et le kilométrage des employés ? Des outils automatisés tels que TripLog facilitent tous les aspects, du suivi aux approbations.
Planifiez une démonstration pour votre équipe et découvrez comment la consolidation du kilométrage et des dépenses de votre équipe peut vous aider à rester en conformité !
