En ce qui concerne le suivi du kilométrage et remboursement du kilométrage au Royaume-Uni, il existe une multitude de façons de le faire, que vous soyez une entreprise ou un particulier. Chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients. Le blog d'aujourd'hui explore les différents problèmes liés à l'utilisation de la méthode manuelle de base utilisée.
Nous explorerons principalement le processus de suivi du kilométrage et analyserons les problèmes/obstacles à l'efficacité. La deuxième partie de cette série s'appuiera sur les informations explorées dans le blog d'aujourd'hui et analysera les coûts, la valeur et les avantages de l'utilisation du suivi automatique basé sur des applications.
Tenue de registres
La façon habituelle de tenir des registres était de répertorier le kilométrage sur une note de frais, une feuille de calcul, un bloc-notes ou un journal de bord avec les informations suivantes :
- La date
- Le but du voyage
- Les lieux de départ et d'arrivée
- Client/Entreprise visité
- Kilomètres parcourus
Cela a été onéreux, long et fastidieux pour de nombreuses personnes, en particulier pour ceux qui voyagent régulièrement avec leur propre véhicule, à savoir les chauffeurs de messagerie, les vendeurs, etc. Ce système est inefficace et archaïque, ce qui entraîne les problèmes suivants :
Omission des réclamations des employéss
Le calcul du kilométrage professionnel peut être effectué à la fin du mois et il est difficile de se souvenir des trajets effectués, des miles parcourus, des clients visités, etc. Les employés peuvent ne pas répertorier tous leurs déplacements et ne pas demander les remboursements qu'ils méritent auprès de l'employeur.
Connexe : Automatiser les demandes de remboursement des frais de kilométrage au Royaume-Uni
Une enquête réalisée par YouGov a révélé que 56 % des conducteurs de voitures de société ne connaissaient pas les règles du HMRC relatives à la récupération des kilomètres parcourus pour raisons professionnelles. Par exemple, de nombreux employés ne comprennent pas la définition d'un lieu de travail permanent par rapport à un lieu de travail temporaire, qui est nécessaire pour présenter les demandes de remboursement des frais de kilométrage nécessaires. Certains d'entre eux peuvent être confondus avec de la falsification des dépenses alors qu'en réalité, il s'agit simplement d'un manque de formation et/ou de sensibilisation
Faux enregistrements
Les employés devinent probablement le nombre de kilomètres (y compris en l'arrondissant vers le haut plutôt que vers le bas), car il est peu probable qu'ils recherchent la distance exacte parcourue par un GPS ou Google Maps. Il est souvent difficile pour l'approbateur des dépenses et l'équipe financière de savoir si les réclamations de kilométrage sont authentiques.
La vérification individuelle des miles sur un calendrier (le cas échéant) et/ou le calcul de la distance sur Google Maps par l'approbateur sont non seulement chronophages, mais également dépendent des ressources.
Selon une étude menée par Carte de crédit Soldo un salarié sur cinq falsifie ses dépenses. D'autres études similaires présentent les mêmes statistiques. Il est très facile de gonfler les réclamations de kilométrage lorsque les conducteurs suivent leur kilométrage avec méthodes obsolètes à la plume et au papier.
Un employé peut ajouter de faux voyages ou simplement ajouter quelques miles supplémentaires à chaque voyage, ce qui s'additionne s'il y a plusieurs voyages par jour. Ces types d'erreurs coûtent généralement des milliers de livres aux organisations chaque année, car tous les voyages erronés ou falsifiés s'additionnent.
Un long processus
Le suivi manuel prend beaucoup de temps et est long. Des heures sont perdues à tenir des registres et à les gérer. Prenons un scénario typique :
- L'employé enregistre le kilométrage, ce qui peut prendre un certain temps s'il voyage tous les jours. La saisie manuelle des informations requises conformément aux exigences du HMRC peut être fastidieuse.
- L'employeur vérifie et approuve la demande de remboursement
- Le service des finances effectue une saisie comptable dans le package Accounts
Même pour les entreprises unipersonnelles, il est toujours nécessaire de répertorier le kilométrage avec les dates, etc. L'ensemble de ce processus au stylo et au papier fait perdre du temps aux employés et aux gestionnaires qui peuvent mieux consacrer à des tâches qui ajoutent de la valeur à l'entreprise.
Pénalités du HMRC
Le HMRC peut infliger des amendes allant jusqu'à 3 000£ pour ne pas tenir des registres appropriés et exacts. L'administrateur unique d'une société à responsabilité limitée peut ne pas avoir l'envie ou le temps d'enregistrer chaque trajet et risque donc de se voir infliger une amende et de refuser les frais de kilométrage.
Utilisation d'un taux de kilométrage incorrect
Comme indiqué dans notre blog précédent, si l'employé parcourt plus de 10 000 miles, 0,25 pence devrait être payé. Cependant, pour cela, l'entreprise doit enregistrer correctement les miles et informer les employés des taux de kilométrage appropriés. Encore une fois, l'entreprise risque de payer 0,45 pence par mile au lieu de 0,25 pence, en particulier dans les cas où l'employé augmente les miles.
Connexe : Indemnité kilométrique - Un guide simple (Royaume-Uni)
Voyages privés
Un employé peut partir en voyage d'affaires mais effectuer des déplacements personnels en cours de route ou demander un remboursement pour un voyage chez lui lieu de travail permanent. Les employés pourraient involontairement réclamer le kilométrage pour l'aller-retour. En conséquence, l'employeur finit par payer un supplément pour cette erreur.
Mauvais calendrier des dépenses
Le HMRC exige une comptabilité en temps opportun des relevés de kilométrage pour améliorer la précision. Cependant, les employés soumettent leurs dépenses à des moments différents, parfois plusieurs mois après un incident.
Le kilométrage professionnel peut constituer une composante importante des dépenses et peut entraîner une sous-estimation ou une surestimation des dépenses, car le comptable ne dispose pas d'informations à jour.
Rapports
Pour réduire les coûts, les comptables doivent disposer d'informations détaillées. Cependant, les feuilles de calcul, les carnets de bord et les blocs-notes compliquent le déchiffrement des anomalies et des fraudes potentielles. La saisie manuelle des informations limite les rapports sur les tendances. Par exemple, les métriques suivantes sont difficiles à capturer avec des journaux manuels.
- Sortie de monoxyde de carbone
- Kilomètres par conducteur (du plus élevé au plus bas)
- Kilométrage privé
- Limites de kilométrage des conducteurs
- Optimisation des itinéraires
Avantage en nature en matière de carburant
Si l'entreprise ne dispose pas de systèmes appropriés et rembourse les kilomètres parcourus à titre privé par ses employés sur les véhicules de l'entreprise, cela pourrait se traduire par un avantage en nature pour le salarié sur le carburant fourni (si l'employé ne rembourse pas à l'employeur pour le kilométrage privé).
Si le HMRC prend en charge cette option, l'employé deviendrait redevable de l'avantage en nature et l'entreprise serait confrontée à un taux de NIC de classe 1 de 13,8 %, plus de lourdes sanctions en cas de non-soumission d'un formulaire P11d. D'autres frais pourraient être imposés en cas de non-tenue de registres appropriés.
Limites de kilométrage
Certains véhicules loués ont des limites de kilométrage. Pour chaque kilomètre qui dépasse la limite, cela peut s'avérer très coûteux. À moins que l'entreprise ne vérifie régulièrement le compteur kilométrique, les chances de dépasser les limites de kilométrage sont élevées.
Connexe : Étude de cas : suivi du kilométrage professionnel au Royaume-Uni
Conclusion
Comme vous pouvez le constater, la gestion, la conformité et la gouvernance associées au suivi des miles commerciaux, tant pour les particuliers que pour les entreprises utilisant des processus manuels, peuvent être très compliquées et étonnamment coûteuses. Vous pensez peut-être que l'achat d'une application ou d'une solution d'entreprise peut être coûteux, mais les coûts liés à la gestion des dossiers manuels peuvent être plus élevés si l'on considère les amendes du HMRC et les économies de temps et d'argent.
Dans notre prochain blog, nous expliquerons comment l'automatisation du processus peut valoir le prix annuel. Pour en savoir plus sur le produit haut de gamme de TripLog application de suivi du kilométrage et kilométrage de l'entreprise fonctionnalités, calendrier a démo web en direct gratuite, ou consultez notre page de tarification.
