Cuando se trata del seguimiento del kilometraje y reembolso de millas en el Reino Unido, hay muchas maneras de hacerlo, sin importar si eres una empresa o un individuo. Cada método tiene sus ventajas y desventajas. El blog de hoy explora las diversas cuestiones relacionadas con el trabajo con el método manual básico empleado.
Principalmente, exploraremos el proceso de seguimiento del kilometraje y analizaremos los problemas y obstáculos para lograr la eficiencia. En la segunda parte de esta serie, se analizarán las ideas analizadas en el blog de hoy y se analizarán el coste, el valor y los beneficios de utilizar el seguimiento automático basado en aplicaciones.
Mantenimiento de registros
La forma habitual de llevar un registro ha sido incluir las millas en una reclamación de gastos, una hoja de cálculo, un cuaderno o un libro de registro con la siguiente información:
- La fecha
- El propósito del viaje
- Las ubicaciones de inicio y final
- Cliente/empresa visitada
- Millas recorridas
Esto ha sido oneroso, lento y oneroso para muchos, especialmente para aquellos que viajan regularmente y tienen su propio vehículo, es decir, conductores de mensajería, vendedores, etc. Este sistema es ineficiente y arcaico, lo que ocasiona los siguientes problemas:
Omisión de reclamaciones de los empleadoss
Es posible que el cálculo del kilometraje empresarial se haga al final del mes y sea difícil recordar los viajes realizados, las millas recorridas, los clientes visitados, etc. Es posible que los empleados no publiquen todos sus viajes y no puedan solicitar al empleador los reembolsos que se merecen.
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Una encuesta realizada por YouGov descubrió que el 56 por ciento de los conductores de automóviles de empresa desconocen las normas del HMRC sobre la recuperación del kilometraje empresarial. Por ejemplo, muchos empleados están confundidos acerca de las definiciones de lugar de trabajo permanente y temporal, que son necesarias para hacer las declaraciones de gastos de kilometraje necesarias. Algunas de ellas pueden confundirse con una falsificación de gastos, cuando en realidad no es más que una falta de formación o de concienciación
Registros falsos
Es probable que los empleados adivinen la cantidad de millas (incluso redondeándola hacia arriba y hacia abajo), ya que es poco probable que busquen la distancia exacta que recorrió un viaje en un navegador por satélite o Google Maps. A menudo, al encargado de la aprobación de gastos y al equipo financiero les resulta difícil saber si las declaraciones de kilometraje son auténticas.
El aprobador no solo lleva mucho tiempo, sino que también depende de los recursos para comprobar individualmente las millas en un calendario (si lo hay) o calcular la distancia en Google Maps.
Según un estudio realizado por Tarjeta de crédito Soldo uno de cada cinco empleados falsifica gastos. Otros estudios similares contienen las mismas estadísticas. Inflar las reclamaciones de kilometraje es muy fácil cuando los conductores hacen un seguimiento de su kilometraje con métodos anticuados de lápiz y papel.
Un empleado puede añadir viajes falsos o simplemente añadir unas cuantas millas adicionales en cada viaje, lo que se suma si hay varios viajes cada día. Este tipo de errores suelen costar a las organizaciones miles de libras al año, ya que todos los viajes erróneos o falsificados se acumulan.
Proceso largo
El seguimiento manual lleva mucho tiempo y es largo. Se desperdician horas en el mantenimiento y la gestión de registros. Tomemos un escenario típico:
- El empleado registra el kilometraje, lo que puede llevar algún tiempo si viaja todos los días. Ingresar manualmente los detalles requeridos según los requisitos del HMRC puede resultar tedioso.
- El empleador verifica y aprueba la reclamación de gastos
- El Departamento de Finanzas realiza una entrada contable en el paquete de cuentas
Incluso para las empresas unipersonales, todavía existe la necesidad de enumerar el kilometraje con fechas, etc. Todo este proceso con lápiz y papel quita tiempo que los empleados y gerentes pueden utilizar mejor en tareas que agregan valor a la empresa.
Sanciones de HMRC
HMRC puede imponer multas de hasta 3000 libras esterlinas por no mantener registros adecuados y precisos. Es posible que un director único de una sociedad de responsabilidad limitada no tenga la voluntad o el tiempo para registrar cada viaje y, por lo tanto, podría correr el riesgo de que se le desestime el pago de una multa y de que se le desestimen los gastos por kilometraje.
Uso de una tarifa de kilometraje incorrecta
Como explicamos en nuestro blog anterior, si el empleado recorre más de 10 000 millas, se le deben pagar 0,25 peniques. Sin embargo, para ello, la empresa debe registrar las millas correctamente e informar a los empleados sobre las tarifas de kilometraje adecuadas. Una vez más, existe el riesgo de que la empresa pague 0,45 peniques por milla en lugar de 0,25 peniques, especialmente en los casos en que el empleado infle las millas.
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Viajes privados
Un empleado puede hacer un viaje de negocios, pero hacer viajes personales durante el trayecto o solicitar un viaje para su lugar de trabajo permanente. Los empleados podrían reclamar involuntariamente el kilometraje del viaje de ida y vuelta. Como resultado, el empleador termina pagando más por este error.
Momento incorrecto de los gastos
HMRC exige la contabilidad oportuna de los registros de kilometraje para mejorar la precisión. Sin embargo, los empleados presentan los gastos en diferentes momentos, a veces varios meses después de un incidente.
El kilometraje empresarial puede ser un componente importante de los gastos y podría significar subestimar o exagerar los gastos, ya que el contador no tiene información actualizada.
Presentación de informes
Para ahorrar costos, los contadores deben tener información detallada. Sin embargo, las hojas de cálculo, los cuadernos de registro y las libretas dificultan el desciframiento de las anomalías y los posibles fraudes. La captura manual de la información restringe los informes de tendencias. Por ejemplo, las siguientes métricas son difíciles de capturar con registros manuales.
- Salida de monóxido de carbono
- Millas por conductor (de mayor a menor)
- Kilometraje privado
- Límites de kilometraje para conductores
- Optimización de rutas
Beneficio de combustible en especie
Si la empresa no cuenta con los sistemas adecuados y reembolsa a los empleados el kilometraje privado de los vehículos de la empresa, esto podría generar una prestación en especie para el empleado por el combustible suministrado (si el empleado no reembolsa al empleador el kilometraje privado).
Si HMRC lo recoge, el empleado pasaría a ser responsable de la prestación en especie y la empresa se enfrentaría a una tasa NIC de clase 1 del 13,8% más fuertes multas por no presentar un formulario P11d. Podrían imponerse cargos adicionales por no llevar un registro adecuado.
Límites de kilometraje
Algunos vehículos arrendados tienen límites de kilometraje. Por cada milla que supere el límite, puede terminar siendo muy cara. A menos que la empresa revise el cuentakilómetros con regularidad, las posibilidades de superar los límites de kilometraje son altas.
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Conclusión
Como puede ver, la administración, el cumplimiento y la gobernanza con el seguimiento de las millas comerciales, tanto para las personas como para las empresas con procesos manuales, pueden ser una gran molestia y sorprendentemente costosas. Puede que piense que comprar una aplicación o una solución empresarial puede resultar caro, pero los costes de mantener los registros manuales pueden ser más elevados si se tienen en cuenta las multas del HMRC y los ahorros en términos de tiempo y dinero.
En nuestro próximo blog, hablamos sobre cómo la automatización del proceso puede valer la pena el precio anual. Para obtener más información sobre el mejor de su clase de TripLog aplicación de seguimiento de kilometraje y kilometraje de la empresa funciones, programa un demostración web en vivo gratuita, o visita nuestro página de precios.
