Si vous conduisez pour Uber, Lyft, Instacart, par Dash, ou une autre application d'économie à la demande qui vous oblige à utiliser votre voiture personnelle pour le travail, vous pouvez déduire une partie de votre kilométrage sur vos impôts à la fin de l'année.
Cela dit, ce n'est pas quelque chose que de la livraison et conducteurs de covoiturage sont au courant de. À l'approche de la saison des impôts, nombreux sont ceux qui paniquent lorsqu'ils réalisent combien ils auraient pu économiser sous forme de franchises s'ils avaient tenu des registres appropriés.
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À ce stade, vous devriez avoir préparé vos informations pour vos impôts. Toutefois, si vous avez eu besoin d'une prolongation parce que vous avez oublié de suivre votre kilométrage, ce guide est fait pour vous.
Vous avez oublié de suivre votre kilométrage : Ce que dit l'IRS
L'IRS fournit quelques informations sur ce dont ils ont besoin si vous avez oublié de suivre vos miles. Ils affirment que :
« Si vous ne disposez pas de dossiers complets pour prouver un élément d'une dépense, vous devez le prouver à l'aide des moyens suivants :
- Votre propre déclaration écrite ou orale contenant des informations spécifiques sur l'élément, et
- Autres preuves à l'appui suffisantes pour établir l'élément. »
Le deuxième point est votre ami si vous n'avez pas tenu de registres de kilométrage appropriés pour l'année d'imposition. Cela signifie simplement que les preuves à l'appui peuvent être des « preuves documentaires », dans le cas où aucune preuve directe n'est disponible.
Cela signifie simplement que même si vos relevés de kilométrage sont incomplets, vous êtes toujours autorisé à fournir une estimation, à condition de disposer de preuves à l'appui. Cependant, trouver des preuves est la partie la plus difficile. Voici quelques méthodes qui vous aideront à rattraper un carnet de kilométrage incomplet.
Types de preuves à l'appui
Lors de la reconstitution de votre carnet de kilométrage, plusieurs types de documents peuvent aider à étayer vos réclamations.
Les relevés bancaires et les relevés de carte de crédit peuvent aider à établir les habitudes relatives aux achats d'essence et aux dépenses professionnelles dans des lieux spécifiques. Ces enregistrements peuvent étayer votre estimation du kilométrage entre les zones de service.
Les entrées de calendrier et les confirmations par e-mail de rendez-vous ou de réunions d'affaires peuvent vérifier les voyages d'affaires. Ces enregistrements numériques fournissent des horodatages et des emplacements qui permettent de valider votre kilométrage reconstitué.
Les relevés d'entretien et les reçus d'entretien comprennent souvent les relevés du compteur kilométrique, ce qui peut aider à établir le kilométrage total pour différentes périodes de l'année.
Vous avez oublié de suivre votre kilométrage : Kilométrage lié au trajet
Carnets de voyage de l'application Rideshare
Les sociétés de covoiturage disposent généralement des données nécessaires pour estimer le kilométrage parcouru par votre entreprise, en particulier les entreprises réputées comme Uber et Lyft. Si vous obtenez des données à partir d'une application de société de covoiturage, le hic, c'est que ces plateformes surveillent le kilométrage parcouru, mais uniquement pour les miles parcourus lorsqu'il y a un passager à bord.
Ils n'incluront pas les situations où vous conduisez entre deux trajets ou où vous vous rendez chez des clients pour les récupérer. Ces voyages sont des miles professionnels valides, mais vous ne pouvez pas bénéficier de franchises car il n'y a aucune preuve.
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Ce carnet de voyage indiquant votre kilométrage peut vous être utile, mais n'oubliez pas qu'il s'agit du minimum de votre franchise. Vous laissez de l'argent sur la table puisque certains de vos miles déductibles réels ne sont pas enregistrés.
Si vous utilisez d'autres applications comme Instacart et DoorDash, vous pouvez généralement également trouver des enregistrements dans ces applications.
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Une autre façon de calculer une estimation de votre kilométrage déductible consiste à utiliser la distance normale que vous parcourez en une semaine ou un mois comme estimation pour l'ensemble de l'année fiscale. Encore une fois, vous ne pouvez pas déduire le kilométrage que vous ne pouvez pas prouver, alors assurez-vous d'avoir des preuves crédibles des estimations que vous fournissez.
Si cela semble être la seule option pour vous, vous devez faire deux choses. Tout d'abord, calculez le kilométrage moyen pour un mois donné, puis trouvez des moyens de prouver que vous avez parcouru un nombre de kilomètres similaire au cours des 11 autres mois.
Cette preuve peut prendre la forme de vos revenus Uber/Lyft et de vos carnets de voyages. Si vous vous souvenez que certains mois ont été plus chargés ou « plus lents », excluez-les et signalez-les comme tels.
Si vous utilisez Android, vous pouvez également utiliser Chronologie de Google Maps pour retrouver une partie de votre kilométrage perdu. Lisez notre blog sur suivi du kilométrage avec Google Maps pour plus d'informations également.
Vous avez oublié de suivre votre kilométrage : Kilométrage non lié au trajet
Les deux points illustrés ci-dessus vous donneront un aperçu de base de vos principaux miles professionnels déductibles. Mais qu'en est-il des miles que vous ne capturez pas à l'aide de ces méthodes, tels que les miles parcourus entre les trajets ou vos trajets domicile-travail vers vos passagers?
Voici quelques méthodes qui peuvent vous aider à établir ces miles comme franchises.
Trouvez le kilométrage perdu entre deux voyages
Une autre façon de calculer le kilométrage total entre vos trajets est de calculer le kilométrage perdu entre le moment où un voyage s'est terminé avec un passager et le point de départ du voyage suivant avec un autre. Vous pouvez utiliser l' « écart » pour calculer le kilométrage que vous parcourez entre deux voyages, qui sont des miles professionnels déductibles.
Trouvez le kilométrage perdu lors de votre trajet aller-retour entre votre premier et votre dernier voyage
En commençant par le départ et le retour de la maison, vous devrez déterminer le kilométrage perdu pendant votre trajet domicile-travail. De la prise en charge de votre premier passager à la dépose de votre dernier passager et au retour à la maison pour la journée, vous devez déterminer avec précision la distance habituelle parcourue pour ces deux voyages.
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Par exemple, si vous vous souvenez de l'endroit où vous avez pris votre premier passager et de l'endroit où vous avez déposé votre dernier passager, vous pouvez utiliser ces deux emplacements pour déterminer le trajet aller-retour entre vos premier et dernier passagers, qui sont des miles déductibles, selon l'IRS.
N'oubliez pas : vous devrez calculer votre kilométrage total
Le calcul de votre kilométrage total est requis lorsque vous demandez votre déduction de kilométrage pour l'année. Il peut également vous aider à vérifier l'exactitude de vos estimations.
Votre kilométrage total comprend les miles professionnels, les miles de trajet et toute forme de miles personnels. Le moyen le plus simple de calculer votre kilométrage total consiste principalement à utiliser les relevés du compteur kilométrique.
Si vous avez oublié de noter ces relevés, vous les trouverez souvent, par exemple, sur d'anciens reçus de maintenance. Une fois que vous avez calculé votre kilométrage total, vous pouvez commencer à estimer le kilométrage total déductible en trouvant le nombre qui se situe entre votre total de miles et vos miles de covoiturage (qui vous sont attribués par les sociétés de covoiturage).
Vous avez oublié de suivre votre kilométrage : Quelques mots de prudence
Ces techniques s'avéreront sûrement utiles lorsque vous tenterez de suivre votre kilométrage pour cette année. Mais attention, ces techniques ne sont pas infaillibles.
Si vous ne suivez pas avec précision votre kilométrage et vos dépenses, vous pouvez tout de même faire l'objet d'un audit. De plus, vous ne pouvez pas garantir la franchise maximale pour vos miles professionnels. Quoi qu'il en soit, vous ne pourrez pas établir l'intégralité de vos miles professionnels et vous perdrez ainsi d'importantes déductions fiscales.
L'IRS consulte les journaux reconstitués avec une attention particulière lors des audits. Bien qu'ils acceptent des méthodes de reconstruction raisonnables, vous aurez besoin de preuves solides pour étayer vos estimations. Faites toujours preuve de prudence lorsque vous reconstituez les carnets de kilométrage, car une surestimation peut provoquer des signaux d'alarme.
Une meilleure façon de procéder à des déductions fiscales est d'être préparé et de garder un œil sur tous vos kilomètres professionnels, aussi fastidieux que cela puisse paraître. De cette façon, vous pouvez vous assurer de maximiser vos déductions kilométriques pour l'année.
Vous avez oublié de suivre votre kilométrage : Solutions simples
Il vaut mieux éviter une erreur plutôt que d'essayer de recoller les morceaux par la suite. Alors, comment éviter d'oublier de conserver à nouveau vos journaux ?
La réponse est simple : vous devez suivre votre kilométrage ! Cela dit, nous savons tous à quel point la tenue de dossiers individuels peut être fastidieuse. En outre, journaux de kilométrage à la plume et au papier peut prendre beaucoup de temps et être très imprécis.
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Il est également important de conserver le dossier pendant au moins les cinq prochaines années, en cas de futurs audits. L'IRS est en fait très simple quant à la façon dont vous suivez votre kilométrage si vos rapports sont publiés à temps. Il peut être difficile de tenir un journal quotidien ou même hebdomadaire.
TripLog : le moyen #1 de ne jamais perdre un mile déductible
Heureusement, la technologie vient à la rescousse. Beaucoup sont automatiques et fiables applications de suivi du kilométrage comme TripLog permettent aux conducteurs de covoiturage de suivre facilement leurs trajets.
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