Si conduces para Uber, Lyft, Instacart, Por Dash, u otra aplicación de economía colaborativa que requiera que uses tu automóvil personal para trabajar, puedes deducir parte del kilometraje de tus impuestos al final del año.
Dicho esto, esto no es algo que se limite a la entrega y conductores de viajes compartidos están al tanto de. Cuando llega la temporada de impuestos, muchos entran en pánico cuando se dan cuenta de cuánto podrían haber ahorrado como deducibles si hubieran mantenido los registros adecuados.
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A estas alturas, ya debería estar preparando su información para sus impuestos. Sin embargo, si necesitabas una prórroga porque olvidaste hacer un seguimiento de tu kilometraje, esta es la guía para ti.
Olvidó hacer un seguimiento de su kilometraje: Lo que dice el IRS
El IRS proporciona cierta información sobre lo que necesitan si olvidaste hacer un seguimiento de tus millas. Afirman que:
«Si no tiene registros completos para probar un elemento de un gasto, debe probar el elemento con:
- Su propia declaración escrita u oral que contenga información específica sobre el elemento, y
- Otras pruebas de apoyo que sean suficientes para establecer el elemento».
El segundo punto es su amigo si no ha mantenido un registro adecuado de millas durante el año tributario. Esto simplemente significa que las pruebas de apoyo podrían ser «pruebas documentales», en el caso de que no se disponga de pruebas directas.
Esto simplemente significa que, aunque tenga registros de millas incompletos, aún puede proporcionar una estimación, siempre que tenga la evidencia que la respalde. Sin embargo, encontrar pruebas es la parte difícil. Los siguientes son algunos métodos que le ayudarán a compensar un registro de kilometraje incompleto.
Tipos de evidencia de respaldo
Al reconstruir su registro de millas, hay varios tipos de documentación que pueden ayudar a respaldar sus reclamaciones.
Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito pueden ayudar a establecer patrones de compras de gasolina y gastos relacionados con la empresa en lugares específicos. Estos registros pueden respaldar el kilometraje estimado entre las áreas de servicio.
Las entradas en el calendario y las confirmaciones por correo electrónico de citas o reuniones de negocios pueden verificar los viajes de negocios. Estos registros digitales proporcionan marcas de tiempo y ubicaciones que ayudan a validar el kilometraje reconstruido.
Los registros de servicio y los recibos de mantenimiento suelen incluir las lecturas del odómetro, que pueden ayudar a establecer el kilometraje total para diferentes períodos del año.
Olvidó hacer un seguimiento de su kilometraje: Kilometraje relacionado con el viaje
Registros de viajes de la aplicación Rideshare
Las compañías de viajes compartidos suelen tener los registros necesarios para estimar el kilometraje de tu empresa, especialmente las empresas acreditadas como Uber y Lyft. Si obtienes datos de una aplicación de una empresa de viajes compartidos, el problema es que estas plataformas controlan el kilometraje de tu viaje, pero solo las millas recorridas cuando hay un pasajero a bordo.
No incluirán situaciones en las que conduzcas entre viajes o vayas a donde los clientes los recojan. Estos viajes son millas comerciales válidas, pero no puedes obtener deducibles sobre ellos porque no hay pruebas.
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Este registro de tus millas durante el viaje puede ser valioso para ti, pero ten en cuenta que es el mínimo de tus millas deducibles. Estás dejando dinero sobre la mesa, ya que algunas de tus millas deducibles reales no se registran.
Si utilizas otras aplicaciones como Instacart y DoorDash, por lo general, también puedes encontrar registros en esas aplicaciones.
Realice un seguimiento de su actividad empresarial promedio y extrapole
Otra forma de calcular una estimación de su millaje deducible es usar la distancia normal que cubre en una semana o un mes como estimación para todo el año tributario. Una vez más, no puedes deducir las millas que no puedas demostrar, así que asegúrate de tener pruebas creíbles de las estimaciones que proporciones.
Si esta parece ser la única opción para ti, entonces hay dos cosas que debes hacer. Primero, calcula el kilometraje promedio de un mes determinado y luego busca formas de demostrar que recorriste una cantidad similar de millas en los otros 11 meses.
Esa prueba podría consistir en tus ingresos de Uber/Lyft y en tus registros de viaje. Si recuerdas que algunos meses fueron más ajetreados o «más lentos», excluyelos y denúncialo como tal.
Si eres usuario de Android, también puedes usar Cronología de Google Maps para encontrar parte del kilometraje perdido. Lea nuestro blog en seguimiento del kilometraje con Google Maps también para obtener más información.
Olvidó hacer un seguimiento de su kilometraje: Kilometraje no relacionado con el viaje
Los dos puntos ilustrados anteriormente le brindarán un resumen básico de las principales millas comerciales que son deducibles. Pero, ¿qué pasa con las millas que no estás acumulando con estos métodos, como las millas recorridas entre viajes o su viaje a sus pasajeros?
Los siguientes son algunos métodos que pueden ayudarlo a establecer esas millas como deducibles.
Encuentra el kilometraje perdido entre viajes
Otra forma de calcular el kilometraje total entre tus viajes es calcular el kilometraje perdido entre el momento en que un viaje terminó con un pasajero y el momento en que comenzó el siguiente viaje con otro. Puedes usar la «diferencia» para calcular las millas acumuladas entre viajes, que son millas comerciales deducibles.
Encuentre el kilometraje perdido en su viaje de ida y vuelta a su primer y último viaje
Empezando por salir y volver a casa, tendrás que calcular el kilometraje perdido durante tu viaje. Desde recoger al primer pasajero hasta dejar al último pasajero y volver a casa para pasar el día, debes determinar con precisión la distancia habitual recorrida en ambos viajes.
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Por ejemplo, si recuerdas dónde recogiste a tu primer pasajero y dónde dejaste al último pasajero, puedes usar esos dos lugares para calcular el viaje de ida y vuelta a tu primer y último pasajero, que son millas deducibles, según el IRS.
No lo olvides: tendrás que calcular tu kilometraje total
Es necesario calcular el kilometraje total al solicitar la deducción de millas del año. También puede ayudarte a comprobar la exactitud de tus estimaciones.
Su millaje total incluye las millas relacionadas con la empresa, las millas de viaje y cualquier tipo de millas personales. Principalmente, la forma más fácil de calcular el kilometraje total es mediante las lecturas del odómetro.
Si olvidó anotar esas lecturas, a menudo puede encontrarlas, por ejemplo, en recibos de mantenimiento antiguos. Una vez que hayas calculado tu millaje total, puedes empezar a estimar el total de millas deducibles buscando el número que hay entre el total de millas y las millas de viaje compartido (que te dan las compañías de viajes compartidos).
Olvidó hacer un seguimiento de su kilometraje: Palabras de cautela
Estas técnicas seguramente resultarán útiles cuando intentes rastrear tu kilometraje para este año. Pero ten en cuenta que estas técnicas no son infalibles.
Si no haces un seguimiento preciso de tus millas y gastos, igual te pueden hacer una auditoría. Además, no garantizarás el deducible máximo de tus millas comerciales. Pase lo que pase, no podrá acumular sus millas comerciales completas y, por lo tanto, perderá importantes deducciones fiscales.
El IRS examina los registros reconstruidos con un escrutinio adicional durante las auditorías. Si bien aceptan métodos de reconstrucción razonables, necesitará pruebas sólidas que respalden sus estimaciones. Siempre opta por el lado conservador al reconstruir los registros de kilometraje, ya que la sobreestimación puede generar señales de alerta.
Una mejor manera de realizar las deducciones fiscales es estar preparado y llevar un control adecuado de todas sus millas comerciales, sin importar lo tedioso que parezca. De esta manera, puede asegurarse de maximizar sus deducciones de millas durante el año.
Olvidó hacer un seguimiento de su kilometraje: Soluciones fáciles
Es mejor evitar un error en lugar de intentar recoger las piezas después. Entonces, ¿cómo evitas volver a olvidar guardar tus registros?
La respuesta es simple: ¡debes hacer un seguimiento de tu kilometraje! Dicho esto, todos sabemos lo tedioso que puede ser mantener los registros individuales. Además, registros de kilometraje en bolígrafo y papel puede llevar mucho tiempo y ser muy impreciso.
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Además, es importante almacenar el registro durante al menos los próximos cinco años, en caso de auditorías futuras. De hecho, el IRS es muy fácil a la hora de hacer un seguimiento de su kilometraje si sus informes llegan a tiempo. Llevar un registro diario o incluso semanal puede ser difícil.
TripLog: la forma #1 de no perder nunca una milla deducible
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