No hace falta decir que ahorrar dinero es extremadamente importante para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Estas son algunas formas excelentes en las que su empresa puede ahorrar dinero y algunas cosas que debe evitar y que pueden hacer que pierda dinero.
Cómo pueden ahorrar dinero las pequeñas y medianas empresas
Consejo #1 para ahorrar dinero en pequeñas y medianas empresas: Siga la regla 80/20
La regla 80/20, también conocida como principio de Pareto, establece que aproximadamente el 80% de los resultados (o productos) provienen del 20% de las causas (o insumos). En lo que respecta a su negocio, básicamente se deduce que encontrará, por ejemplo, que el 80% de sus costos provienen del 20% de sus gastos.
Por el contrario, también puede encontrar que el 80% de sus ganancias provienen de una subsección del 20% de sus gastos. Seguir esta regla puede ser una excelente manera de ayudar a las pequeñas empresas a priorizar sus gastos comerciales.
Descubrir qué funciona mejor le permite eliminar mejor las ineficiencias. Cuando llegue el momento de revisar los gastos de su empresa (mensuales, trimestrales, etc.), el principio de Pareto resultará extremadamente útil.
Consejo #2 para ahorrar dinero en pequeñas y medianas empresas: Automatice lo que pueda
Hacerlo todo manualmente es una trampa en la que pueden caer muchas empresas, grandes y pequeñas. El crecimiento de la tecnología avanza con rapidez, quizás más que nunca en los últimos años, por lo que puede resultar, comprensiblemente, difícil mantenerse al día sobre todas las novedades.
Hacer la debida diligencia sobre qué herramientas, software y aplicaciones serán útiles para su empresa será una forma poderosa de ahorrar dinero y tiempo. Por ejemplo, si tiene una fuerza laboral móvil, el conjunto de herramientas de TripLog puede reducir el tiempo dedicado a cosas como seguimiento de kilometraje y gestión del tiempo.
Anticuados métodos como kilometraje de seguimiento con bolígrafo y papel puede llevar mucho tiempo y ser impreciso, lo que puede resultar en auditorías costosas si no se realizan correctamente. Algunos programas pueden incluso eliminar por completo la necesidad de tener un empleado específico.
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Hoy en día, si una persona realiza una tarea manualmente, es probable que haya una aplicación o un software económico que reduzca drásticamente el tiempo y los errores.
Consejo #3 para ahorrar dinero en pequeñas y medianas empresas: Contrata a un contador o contable
Cuando se dirige una pequeña empresa, cada nuevo centavo ganado es tan importante como el último. Contratar a un contador o a un contador público certificado es una forma eficaz para que las pymes ahorren dinero a la hora de pagar sus impuestos.
También son expertos en lo que respecta al cumplimiento normativo. Las auditorías del IRS (o del servicio tributario correspondiente de su país) pueden resultar extremadamente costosas, y contratar a alguien para que administre sus libros puede ayudar a prevenir errores financieros involuntarios.
La contratación de empleados es un gran problema de costo/beneficio para las empresas de cualquier tamaño, pero las pequeñas empresas tienen que seguir las reglas especialmente de cerca. Si contratar a un contador o contador público especializado está fuera del presupuesto de su empresa, todavía tiene algunas opciones sólidas que considerar.
Servicios y herramientas de contabilidad
En lugar de contratar a un contador, puedes ver si un contable hará lo que tu empresa necesita. Si bien tanto los contadores como los contadores están calificados para mantener registros precisos y registrar y clasificar las transacciones financieras diarias de una empresa determinada, los contadores suelen tener la distinción de procesar poder e interpretar los datos.
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Otra opción sólida que las pymes podrían considerar sería probar un servicio como 1-800 Contador. En lugar de pagarle a un empleado a tiempo completo, puede pagar una tarifa fija por un servicio profesional.
Sin lugar a dudas, debe hacer un seguimiento de sus gastos. Utilizando una herramienta poderosa como Función de seguimiento de gastos de TripLog le ayudará a entender sus gastos, lo que a su vez puede ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales.
Cómo pueden perder dinero las pequeñas y medianas empresas
Cómo pueden perder dinero las pymes #1: Gastos derrochadores
El derroche de gastos es un problema con el que deben lidiar todas las empresas de cualquier tamaño, pero puede ser particularmente problemático para las nuevas empresas. Una startup suele tener un equipo con menos experiencia que una empresa establecida.
A medida que el dinero comience a llegar (ya sea a través de un préstamo, una inversión o de otro modo), puede resultar tentador arrojarlo a lugares poco útiles. Por ejemplo, en lugar de comprar un paquete de iMacs de gama alta para tu equipo, primero investiga un poco para qué va a necesitar tu equipo los ordenadores.
Si solo tienes un diseñador gráfico/editor de vídeo y el resto del trabajo del equipo se limita a los procesadores de texto, quizás derroches en el ordenador del artista y utilices el dinero que has ahorrado en otro lugar. Incluso para las empresas más establecidas, reducir los gastos de oficina es una excelente manera de ahorrar dinero.
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Considera comprar artículos usados o reacondicionados en lugar de artículos nuevos. Este es otro escenario en el que la tecnología puede ayudar. Hay muchas aplicaciones y soluciones como OfferUp a FMercado de Facebook donde puede encontrar escritorios, impresoras y ordenadores usados en buen estado a un precio significativamente más económico que comprarlos nuevos.
Cómo pueden perder dinero las pymes #2: No se está volviendo ecológico. ¡No, en serio!
La percepción, que ya existe desde hace décadas, de que la ecología es más costosa que una excelente forma de ahorrar dinero persiste, incluso aquí a mediados de la década de 2020. La ecología no solo es una forma de ahorrar dinero, sino que también ayuda a mantener el planeta habitable, lo que le brinda a su empresa una sólida estrategia de relaciones públicas en la que apoyarse.
Cosas sencillas como cambiar las bombillas por LED y apagar los ordenadores al final de cada jornada laboral pueden contribuir en gran medida a ahorrar dinero. Las formas más sutiles de adoptar una actitud ecológica incluyen el uso de herramientas digitales en lugar de lápiz y papel.
La pandemia de la COVID-19 obligó a todos a trabajar de forma diferente. Uno de los principales cambios ha sido la proliferación de herramientas de documentación digital.
En lugar de firmar documentos en persona, cada vez más personas y empresas descubren que los PDF pueden firmarse digitalmente y enviarse por correo electrónico. Alentar (y enseñar) a tu equipo a digitalizarse con la mayor frecuencia posible también puede ayudar a tu empresa a ahorrar algo de dinero.
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Por ejemplo, digitalizar documentos y almacenarlos en servidores basados en la nube es una excelente manera de garantizar que los documentos no se pierdan ni se destruyan. Además, en lugar de imprimir docenas de páginas de un documento en una reunión determinada, equipar a su equipo con tabletas económicas también puede ser una solución sólida.
Cómo pueden perder dinero las pymes #3: No ahorrar un porcentaje de sus ingresos
De acuerdo, supongamos que sigues la regla del 80/20 para ayudar a priorizar tus gastos, estás automatizando el uso de aplicaciones modernas, has contratado a un contable o a un contador público, administras bien tus gastos y te has vuelto ecológico. ¡Enhorabuena! Ahora es el momento de analizar tus ingresos y empezar a ahorrar un porcentaje de ellos.
Dependiendo del tamaño de su empresa, puede resultar tentador tomar cada dólar ganado y reinvertirlo de nuevo en su empresa. Si bien no estamos diciendo que no debas hacerlo, sí que deberías tomar una parte de esas ganancias y colocarlas en una cuenta separada.
Comience con algo pequeño (1-2%) y vaya ascendiendo (5% +). Esto proporcionará rápidamente a su empresa la protección de emergencia que tanto necesita cuando los tiempos se pongan difíciles (¿alguien quiere saber la próxima pandemia?).
Pymes que ahorran dinero: In conclusion
Administrar una pequeña o mediana empresa es un desafío, pero ahorrar dinero no tiene por qué serlo. Dedicarte el tiempo necesario para hacer los cambios, tanto sutiles como importantes, que mencionamos anteriormente te ayudará a ahorrar dinero.
Uso de TripLog para administrar su seguimiento del kilometraje de la empresa y reembolso de millas las necesidades también ayudarán. Visite nuestro calculadora de ahorros en reembolsos de millas para ver cuánto más podría ganar, o programar una solicitud de demostración gratuita santo.
