Cada vez más organizaciones se están dando cuenta de la necesidad de automatizar la mayor cantidad posible de sus operaciones. Las empresas de administración de propiedades no son diferentes, ya que los empleados a menudo tienen que conducir de un lugar a otro por diversas razones.
El seguimiento preciso de cada viaje puede convertirse en un desafío, ya sea que la empresa posea y opere una flota de vehículos o si permite que el personal reciba un reembolso por el uso de sus propios vehículos. Si bien a muchas empresas de administración de propiedades les va muy bien y tienen balances sólidos, el seguimiento incorrecto del kilometraje puede mermar las ganancias y convertir los márgenes saludables en empresas poco rentables.
Para ayudar a mitigar los costos innecesarios y garantizar que se realicen todas las deducciones operativas, aquí hay 5 consejos que las empresas de administración de propiedades pueden incorporar hoy para ahorrar dinero y tiempo.
Empleados de seguimiento de kilometraje
Con un efectivo rastreador de millas de la empresa al igual que TripLog, las empresas de administración de propiedades pueden rastrear el kilometraje que recorren los empleados cuando van de una propiedad a otra. Ya sea que un inspector evalúe los daños en una oficina gestionada o que el personal de mantenimiento se encargue del mantenimiento de una residencia, es de vital importancia llevar un registro del kilometraje de cada empleado.
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Además de administrar otros ingresos y gastos de la propiedad, determinar cómo los empleados pasan su tiempo al volante ayuda a las empresas de administración de propiedades a administrar mejor los costos generales y el tiempo de los empleados.
Viajes de seguimiento de kilometraje
Además de rastrear la actividad de los empleados, el seguimiento de los viajes individuales con el seguimiento de la ubicación de la flota en tiempo real convierte a TripLog en una herramienta valiosa para cualquier empresa de administración de propiedades.
Los administradores de la empresa pueden determinar y establecer criterios para grupos de empleados o personal individual. Aprobar ciertos tipos de viajes para obtener reembolsos o deducciones fiscales también ayudará a controlar los costos y, al mismo tiempo, mantener Cumplimiento del IRS.
Recopilación de informes
TripLog facilita la recopilación y compilación de datos de los viajes individuales y la actividad de los empleados al integrarlos con los sistemas empresariales existentes. Esta integración no requiere procesos ni formación adicionales.
La capacidad de API web de TripLog permite compartir información sin problemas con soluciones como Concur, QuickBooks Online y Xero. Esto, a su vez, ahorra tiempo y dinero adicionales al eliminar la recopilación manual o la introducción de la información sobre los viajes diarios de los empleados o de la flota.
Además, TripLog permite crear informes personalizados diseñados para ayudar a los administradores y ejecutivos a revisar los gastos de kilometraje y tomar decisiones operativas más informadas.
Aprobación de registros de kilometraje
Con el potente panel web de TripLog, los administradores pueden gestionar todo el seguimiento y las aprobaciones del kilometraje de los empleados y de la flota desde un centro central. El panel de control también permite la aprobación automática de los registros de kilometraje en función de las políticas de la empresa y otros criterios predeterminados.
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Los administradores pueden aumentar o reducir los criterios, así como añadir o eliminar empleados fácilmente. No se paga ni se procesa nada sin la aprobación ejecutiva o administrativa.
Cumplimiento del IRS
Las empresas de administración de propiedades a menudo deben administrar varias partes móviles durante el transcurso de sus operaciones cada día. TripLog les permite optimizar uno de los aspectos más importantes de su negocio: reembolso de millas.
El personal puede descargar la aplicación fácil de usar hoy mismo en iOS o Android y comience a rastrear su kilometraje y gastos comerciales relacionados con mayor precisión. La administración puede administrar de forma centralizada sus flotas y conductores individuales con un panel de control fácil de usar que ayuda a reducir los costos y la pérdida de tiempo.
Las empresas también pueden consultar TripLog calculadora de ahorros en reembolsos de millas o programe una demostración web en vivo gratuita para obtener más información.
