En nuestro último blog de la serie sobre el Reino Unido, analizamos las cuestiones relacionadas con el mantenimiento de registros, la gestión, el cumplimiento y la gobernanza relacionados con el proceso de seguimiento y reclamación de millas. Hemos identificado que los procesos manuales agravan estos problemas y hacen que las cosas sean caras y riesgosas para las empresas y los particulares.
Por eso, hoy queremos explorar el potencial de los sistemas automáticos para mitigar algunos de estos riesgos y preocupaciones con reembolso de millas y seguimiento en el Reino Unido.
Problemas con las reclamaciones de kilometraje tradicionales/manuales en el Reino Unido
Reiteramos los problemas relacionados con el seguimiento manual del kilometraje tratados en nuestro último blog:
- Incumplimiento y sanciones del HMRC
- Fraude
- Escasez de información
- Sobrepago de gastos
- Tiempo y esfuerzo
Considere el siguiente escenario: una empresa de mensajería del Reino Unido tiene conductores con sus propios vehículos y no están familiarizados con Excel. Por lo tanto, los conductores ingresan las millas recorridas utilizando opciones anticuadas de seguimiento de kilometraje con lápiz y papel.
El empleado introduce la fecha, los destinos de ida y vuelta, el propósito del viaje, las millas recorridas y las tarifas de millas. Esto puede ocurrir uno o dos meses después y, en la mayoría de los casos, las anotaciones en la reclamación de gastos dependen de la memoria o de conjeturas.
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El gerente no tiene tiempo para comprobar una multitud de entradas o simplemente comprueba una muestra y, a continuación, simplemente la aprueba de forma masiva.
Cuando la reclamación se envía al equipo financiero, no tienen ninguna prueba para rechazar la reclamación de gastos y es posible que ni siquiera comprueben la reclamación en sí misma debido a la falta de transparencia en el sistema manual.
El equipo financiero comprueba los totales, las millas recorridas en el año y las tasas de kilometraje, es decir, 0,45 y 0,25 peniques. A continuación, introducen el asiento contable en su software de contabilidad y realizan el pago.
Es posible que el importe de las millas no figure en el período contable correcto debido a la falta de información si los empleados presentan los gastos unos meses después.
Quizás se pregunte cuánto tarda el ciclo de reembolso de gastos en pasar del empleado al pago. Por lo general, una hora o quizás dos horas si el gerente comprueba la validez de los viajes y las millas a través de Google Maps. ¿Cómo se puede reducir el ciclo a 15 minutos y reducir el margen de error o la reclamación excesiva de gastos? La respuesta sencilla son las aplicaciones de seguimiento de kilometraje.
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Aplicaciones de kilometraje
Las aplicaciones de kilometraje son aplicaciones para teléfonos inteligentes que están diseñadas para capturar, registrar e informar el kilometraje automáticamente. Hay algunas en el mercado que varían ligeramente en cuanto a las funciones que ofrecen. Las funciones más básicas son prácticamente las mismas en todos los ámbitos. Considera el siguiente escenario:
- Aplicación instalada por un empleado en un dispositivo móvil.
- Un empleado simplemente conduce. No es necesario detener e iniciar la aplicación. El empleado puede añadir el motivo del viaje o identificarlo como un viaje privado.
- Un administrador puede comprobar la validez del viaje en esta etapa, ya sea en un panel web o en un informe de hoja de cálculo que se envía directamente al gerente desde la aplicación.
- El administrador aprobado envía los datos al software de contabilidad y la entrada contable se publica directamente desde la aplicación a través de integraciones.
- El pago se hace al empleado.
Hemos enumerado 10 problemas con un sistema manual en nuestro blog anterior. Como se ilustra en el escenario anterior, muchas de esas ineficiencias se pueden evitar con una aplicación de kilometraje. Vamos a profundizar en esto.
Evite la omisión de reclamaciones de los empleados
Los empleados podrían perder la oportunidad de reclamar los gastos, pero una aplicación de Mileage mantiene un registro de cada viaje, por lo que no hay posibilidad de que el empleado no reclame un viaje de negocios.
Evite los registros falsos
Los empleados ya no tendrán que adivinar las millas que recorrieron ni redondear las millas aproximadas. Con la aplicación, mantendrán automáticamente registros actualizados y precisos de las millas recorridas cada día. Aunque a veces es posible modificar manualmente los viajes, el empleador puede incorporar fácilmente los controles para evitar posibles comportamientos poco éticos.
Evite un proceso prolongado
En nuestro último blog, analizamos los diversos pasos que implica un sistema manual que generaba trabajo adicional para todos los involucrados. Con un sistema automatizado, los empleados, incluidos los miembros del equipo financiero, pueden centrarse más en las actividades de valor añadido en lugar de dedicar horas a introducir y comprobar los datos.
Sanciones de HMRC
Es muy común que las sociedades de responsabilidad limitada pasen por alto las sanciones del HMRC, a pesar de que acumular millas comerciales es un requisito estricto. Tras una consulta fiscal, es posible que estas compañías den marcha atrás e intenten introducir la información sobre el kilometraje de todos los viajes realizados.
Sin embargo, no es posible recordar las millas y el propósito de cada viaje realizado. Por lo tanto, la empresa corre el riesgo de recibir una multa de hasta 3000 libras esterlinas por no llevar un registro adecuado.
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Las aplicaciones de kilometraje proporcionan pruebas irrefutables de los viajes realizados. Esto le da a HMRC la confianza de que cuenta con un sistema sólido para capturar con precisión las millas comerciales y privadas. HMRC es menos probable que investigue las millas comerciales registradas con una aplicación que cualquier registro manual.
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Uso de una tarifa de kilometraje incorrecta
Una aplicación de seguimiento del kilometraje para teléfonos inteligentes puede calcular el kilometraje en función de las tarifas recomendadas de HMRC y determinar automáticamente si el número de millas ha superado las 10 000 millas con la tasa de kilometraje más baja de 0,25 peniques. Con un sistema manual, es bastante fácil seguir pagando a los empleados 0,45 peniques por milla cuando superan las 10 000 millas, en lugar de 0,25 peniques
Viajes privados
Los empleadores pueden ver si las rutas se cambiaron a partir de los registros detallados de millas creados por la aplicación para cada empleado. Un empleado puede reclamar la totalidad de un viaje cuando parte del viaje fue privado y no se puede reclamar.
Un beneficio oculto es el tipo de gobierno y control que los empleadores obtienen sobre los gastos de viajes relacionados con los negocios. La aplicación se puede usar para monitorear al empleado si tiene alguna duda. Sin embargo, para proteger los derechos de privacidad, la mayoría de las aplicaciones permiten a los empleados etiquetar los viajes como privados.
Cronograma de gastos
Los empleados presentan los gastos en diferentes momentos. Los contadores prefieren la información de manera oportuna para garantizar la precisión de las cuentas.
El uso de una aplicación de seguimiento de kilometraje para teléfonos inteligentes puede garantizar que los datos de kilometraje no solo sean precisos sino también oportunos. Además, la gerencia considera que los informes puntuales de los gastos relacionados con el kilometraje son invaluables, ya que los costos de reembolso del kilometraje representan uno de los tramos de costos más altos para cualquier empresa.
Presentación de informes
La administración debe tener buenos informes y análisis disponibles para tomar decisiones clave y ahorrar tiempo y costos. Hay una gran cantidad de informes/KPI en las aplicaciones de seguimiento del kilometraje.
Por ejemplo, la comparación de conductores, las millas personales frente a las de negocios, los 10 mejores viajes en términos de tiempo y distancia, la optimización de rutas, etc. Hay mucha más información disponible para reducir el fraude y los costos.
Prestación en especie
Para las empresas del Reino Unido, el pago de millas personales tiene repercusiones fiscales. Esto se puede evitar fácilmente mediante el uso de aplicaciones de kilometraje que recopilan los detalles de cada viaje, incluidos los viajes personales.
Permite a Finance calcular el kilometraje personal y deducir el gasto del empleado en el momento de la nómina. Además, contar con un sistema sólido para monitorear y mantener los registros de kilometraje le da a HMRC más confianza. Por lo tanto, es poco probable que HMRC investigue más a fondo.
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Sin un seguimiento automático y preciso mediante aplicaciones, los empleadores corren el riesgo de pagar por el kilometraje privado de sus empleados. Esto se traduce en una prestación de combustible en especie, así como en multas.
Límites de kilometraje
Con la información en tiempo real, las finanzas pueden tener más control sobre los gastos y tomar decisiones empresariales informadas. En nuestro último blog, analizamos cómo superar los límites de kilometraje de los vehículos arrendados es un problema común para muchas empresas.
Una aplicación de seguimiento de kilometraje para teléfonos inteligentes puede evitar esto al proporcionar métricas clave en tiempo real sobre los viajes. Una aplicación de kilometraje solo cuesta menos de 5€ al mes, pero los beneficios se pueden multiplicar por diez. Es una pieza de software esencial tanto para pequeñas como para grandes empresas.
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