Dans notre dernier blog de la série britannique, nous avons discuté des problèmes de tenue de registres, de gestion, de conformité et de gouvernance liés au suivi des kilomètres et au processus de réclamation. Nous avons constaté que les processus manuels aggravent ces problèmes et rendent les choses coûteuses et risquées pour les entreprises et les particuliers.
Nous voulons donc aujourd'hui explorer le potentiel des systèmes automatiques permettant d'atténuer certains de ces risques et préoccupations avec remboursement du kilométrage et suivi au Royaume-Uni.
Problèmes liés aux réclamations relatives au kilométrage traditionnel/manuel au Royaume-Uni
Réitérant les problèmes liés au suivi manuel du kilométrage abordés dans notre dernier blog :
- Non-conformité au HMRC et sanctions
- Fraude
- Pénurie d'informations
- Extrop-payé de dépenses
- Temps et efforts
Prenons le scénario suivant : Au Royaume-Uni, les chauffeurs d'une entreprise de messagerie possèdent leur propre véhicule et ne connaissent pas Excel. Par conséquent, les conducteurs saisissent leurs miles parcourus en utilisant options obsolètes de suivi du kilométrage au stylo et au papier.
L'employé saisit la date, les lieux de destination et de départ, le but du voyage, les kilomètres parcourus et les taux de kilométrage. Cela peut se produire un mois ou deux mois plus tard et la plupart du temps, les entrées sur la note de dépenses dépendent de la mémoire ou de conjectures.
Connexe : Comment savoir si vous êtes éligible à une réclamation de kilométrage au Royaume-Uni
Le responsable n'a pas le temps de vérifier une multitude d'entrées ou de simplement vérifier un échantillon, puis de simplement approuver en bloc.
Lorsque la demande est transmise à l'équipe financière, celle-ci ne dispose d'aucune preuve pour rejeter la demande de remboursement et peut même ne pas vérifier la demande elle-même en raison du manque de transparence du système manuel.
L'équipe financière vérifie les totaux, les miles parcourus au cours de l'année et les taux de kilométrage, c'est-à-dire 0,45 et 0,25 p. Ils saisissent ensuite l'écriture comptable dans leur logiciel de comptabilité et effectuent le paiement.
Le montant du kilométrage peut ne pas correspondre à la période comptable correcte en raison d'un manque d'informations si les employés soumettent leurs dépenses quelques mois plus tard.
Vous vous demandez peut-être combien de temps il faut pour que le cycle de remboursement des dépenses passe de l'employé au paiement. Habituellement, une heure ou peut-être deux heures si le responsable vérifie la validité des trajets et des miles via Google Maps. Comment raccourcir le cycle à 15 minutes et réduire la marge d'erreur ou le dépassement des dépenses ? La réponse est simple : les applications de suivi du kilométrage.
Connexe : Problèmes liés à la réclamation du kilométrage professionnel au Royaume-Uni
Applications de kilométrage
Les applications de kilométrage sont des applications pour smartphone conçues pour capturer, enregistrer et signaler automatiquement le kilométrage. Il en existe quelques-uns sur le marché qui varient légèrement en termes de fonctionnalités. Les fonctionnalités les plus basiques sont à peu près les mêmes dans tous les domaines. Envisagez le scénario suivant :
- Application installée par un employé sur mobile.
- Un employé conduit tout simplement. Il n'est pas nécessaire d'arrêter et de démarrer l'application. L'employé peut ajouter le motif du voyage ou l'identifier comme étant un voyage privé.
- Un administrateur peut vérifier la validité du parcours à ce stade, soit sur un tableau de bord Web, soit sur un tableur envoyé directement au responsable depuis l'application
- L'administrateur agréé soumet les données au logiciel de comptabilité et l'écriture comptable est publiée directement depuis l'application via des intégrations
- Le paiement est effectué au salarié.
Nous avons répertorié 10 problèmes liés à un système manuel dans notre blog précédent. Comme l'illustre le scénario ci-dessus, une grande partie de ces inefficacités peuvent être évitées à l'aide d'une application de kilométrage. Examinons cette question en profondeur.
Évitez d'omettre les réclamations des employés
Les employés peuvent ne pas demander le remboursement de leurs dépenses, mais une application Mileage enregistre chaque voyage, de sorte qu'il n'y a aucune chance que l'employé ne fasse pas de réclamation pour un voyage d'affaires.
Évitez les faux enregistrements
Les employés n'auront plus besoin de deviner les kilomètres qu'ils ont parcourus ou d'arrondir les miles approximatifs. Grâce à l'application, ils conserveront automatiquement des enregistrements à jour et précis des kilomètres parcourus chaque jour. Même s'il est parfois possible de modifier manuellement les voyages, l'employeur peut facilement intégrer des contrôles pour éviter tout comportement potentiellement contraire à l'éthique.
Évitez les longs processus
Dans notre dernier bloguer, nous avons discuté des différentes étapes d'un système manuel qui créait un travail supplémentaire pour toutes les personnes impliquées. Grâce à un système automatisé, les employés, y compris les membres de l'équipe financière, peuvent se concentrer davantage sur les activités à valeur ajoutée plutôt que de passer des heures à saisir et à vérifier des données.
Pénalités du HMRC
Il est très courant que les sociétés à responsabilité limitée négligent les sanctions du HMRC, même si l'enregistrement de miles commerciaux est une exigence stricte. Lors d'une enquête fiscale, il se peut que ces entreprises fassent marche arrière et essaient de saisir les informations de kilométrage pour tous les trajets effectués.
Cependant, il n'est pas possible de se souvenir des kilomètres et de l'objectif de chaque trajet effectué. Par conséquent, l'entreprise risque une amende pouvant aller jusqu'à 3 000£ pour ne pas tenir de registres appropriés.
Connexe : Étude de cas : suivi du kilométrage des entreprises au Royaume-Uni
Les applications de kilométrage fournissent des preuves irréfutables des trajets effectués. Cela donne au HMRC l'assurance qu'un système robuste est en place pour saisir avec précision les miles professionnels et privés. HMRC est moins susceptible d'étudier les miles professionnels enregistrés à l'aide d'une application que n'importe quel journal manuel.
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Utilisation d'un taux de kilométrage incorrect
Une application de suivi du kilométrage pour smartphone peut calculer le kilométrage sur la base des taux consultatifs du HMRC et déterminer automatiquement si le nombre de miles a dépassé 10 000 miles au taux de kilométrage inférieur de 0,25 pence. Avec un système manuel, il est assez facile de continuer à payer les employés 0,45 pence par mile lorsqu'ils dépassent 10 000 miles au lieu de 0,25 pence
Voyages privés
Les employeurs peuvent voir si les itinéraires ont été modifiés à partir des journaux de miles détaillés créés par l'application pour chaque employé. Un employé peut réclamer la totalité d'un voyage lorsqu'une partie du voyage était privée et ne pouvait pas faire l'objet d'une réclamation.
Un avantage caché est le type de gouvernance et de contrôle que les employeurs obtiennent sur les dépenses liées aux voyages d'affaires. L'application peut être utilisée pour surveiller l'employé en cas de problème. Cependant, pour protéger le droit à la vie privée, la plupart des applications permettent aux employés de qualifier les voyages de privés.
Calendrier des dépenses
Les employés soumettent leurs dépenses à des moments différents. Les comptables préfèrent obtenir des informations en temps opportun pour garantir l'exactitude des comptes.
L'utilisation d'une application de suivi du kilométrage pour smartphone peut garantir que les données de kilométrage sont non seulement exactes, mais également opportunes. En outre, la direction estime que le signalement à temps des dépenses liées au kilométrage est inestimable, car les frais de remboursement du kilométrage constituent l'une des tranches de coûts les plus importantes pour toute entreprise.
Rapports
La direction doit disposer de rapports et d'analyses de qualité pour prendre des décisions clés afin de gagner du temps et de réduire les coûts. Il existe une myriade de rapports/KPI dans les applications de suivi du kilométrage.
Par exemple, la comparaison des conducteurs, les miles personnels et professionnels, les 10 meilleurs trajets en termes de temps et de distance, l'optimisation des itinéraires, etc. Beaucoup plus d'informations sont facilement disponibles pour réduire la fraude et les coûts.
Avantage en nature
Pour les entreprises au Royaume-Uni, le paiement des miles personnels a des répercussions fiscales. Cela peut être facilement évité grâce à l'utilisation d'applications de kilométrage qui capturent les détails de chaque trajet, y compris les trajets personnels.
Il permet aux Finances de calculer le kilométrage personnel et de déduire les dépenses de l'employé au moment de la paie. De plus, le fait de disposer d'un système robuste de surveillance et de gestion des relevés de kilométrage confère au HMRC une plus grande confiance. Par conséquent, il est peu probable que le HMRC enquête davantage.
Connexe : Indemnité kilométrique — Un guide simple (Royaume-Uni)
Sans un suivi automatique et précis à l'aide d'applications, les employeurs risquent de payer pour le kilométrage privé de leurs employés. Cela se traduit par un avantage en nature sur le carburant ainsi que des pénalités.
Limites de kilométrage
Grâce à des informations en temps réel, les services financiers peuvent mieux contrôler les dépenses et prendre des décisions commerciales éclairées. Dans notre dernier blog, nous avons expliqué à quel point le franchissement des limites de kilométrage sur les véhicules loués est un problème courant pour de nombreuses entreprises.
Une application de suivi du kilométrage pour smartphone peut éviter cela en fournissant des indicateurs clés en temps réel sur les trajets. Une application de kilométrage ne coûte que moins de 5£ par mois, mais les avantages peuvent être multipliés par dix. Il s'agit d'un logiciel essentiel pour les petites et les grandes entreprises.
En numérisant la fiscalité et en favorisant l'automatisation, une application de kilométrage rationalisera les processus, ce qui permettra de réaliser d'importantes économies de temps et d'argent. Pour en savoir plus sur TripLog, leader du secteur application de suivi du kilométrage et kilométrage de l'entreprise fonctionnalités, calendrier a démo web en direct gratuite, ou consultez notre page de tarification.
