La atención médica móvil va en aumento y organizaciones de atención médica no son ajenos a las dificultades de tener personal en la carretera. El aumento de los servicios ambulatorios se debe al envejecimiento de la población.
De acuerdo con un estudio sobre el seguimiento del kilometraje en varios sectores, «La demanda de atención médica móvil seguirá aumentando a medida que el número de estadounidenses de 65 años o más se duplique en las próximas décadas». El estudio de SAP también establece claramente que sus clientes del sector de la salud son los que más gastan en el kilometraje de sus vehículos personales, cinco veces más que una organización de tamaño similar.
Relacionado: Reembolso de millas por asistencia domiciliaria: por qué las empresas deberían preocuparse
También menciona que el seguimiento del transporte es el segundo gasto más alto en el que se incurre, después del pasaje aéreo, en la mayoría de las organizaciones de atención médica. Por lo tanto, es imperativo que las empresas aporten más transparencia y gobernanza a la hora de controlar y supervisar este aumento del costo de los gastos de transporte, que es la tendencia en la industria de la salud.
Mejores prácticas para el seguimiento del kilometraje sanitario
A medida que las organizaciones de atención médica se preparan para enviar a más miembros de su personal, como enfermeros y trabajadores de cuidados paliativos, a varios lugares, hacer un seguimiento del kilometraje de esos trabajadores se convierte en un desafío operativo costoso y complicado. Puede convertirse rápidamente en algo frustrante, especialmente cuando se trata de grandes cantidades de datos y personas a medida que la organización crece.
Por eso, hoy analizaremos las mejores prácticas en relación con el seguimiento del kilometraje para las organizaciones de atención médica en crecimiento, a fin de facilitar los aspectos operativos y de costos de esta transición de tendencias. A pesar de que existen prácticamente cientos de soluciones para las organizaciones del sector sanitario, hemos decidido mantenerlas sencillas y funcionales.
Relacionado: Las aplicaciones de atención médica que necesita conocer
Las cuatro mejores prácticas para el seguimiento del kilometraje de la atención médica incluyen políticas y agendas mejor definidas, establecer expectativas más altas, hacer evolucionar sus operaciones de forma móvil y trabajar para recopilar y transmitir datos de manera precisa. Sin más preámbulos, vayamos directamente al grano.
Establezca pautas claras
Tener un reembolso de millas La política ayuda tanto al empleador como al empleado a entender qué se debe hacer y cuándo. Esto no solo evita errores, sino que también optimiza los recursos disponibles. Los empleados se alegran de tener una pauta clara a seguir que solo les facilitará el reembolso.
Por otro lado, los empleadores pueden tener una buena base para un proceso eficiente y sin errores para rastrear el seguimiento del kilometraje de la organización. Algunos de los principales componentes de una política de reembolso de millas deben incluir los siguientes:
- Pautas para la presentación de informes de gastos de millas
- Uso de un automóvil personal versus el alquiler de un automóvil
- Las tarifas de millas aplicables
- Criterio de elegibilidad para los reembolsos
Recupera el control
Cada error conduce casi por defecto a una cadena, a una serie de errores adicionales. El exceso de millas, el registro inexacto del kilometraje y los métodos totalmente incorrectos para recopilar y enviar datos: estos son solo algunos de los contratiempos que se producen con regularidad en la mayoría de las organizaciones de atención médica.
Recupera el control creando responsabilidades: espera que tus empleados hagan su trabajo de buena fe, pero también asegúrate de empoderarlos con herramientas que les permitan ser más responsables.
Relacionado: Reducir el agotamiento laboral en la industria de la atención médica domiciliaria
Capture y reembolse con precisión el kilometraje personal de la siguiente manera:
- Exigir documentación para la distancia recorrida
- Utilizar los datos de seguimiento de millas para obtener más visibilidad de los patrones de gasto de millas
- Comprobar si hay viajeros que tienen un kilometraje excesivo en su automóvil personal
Mejore la precisión
Si hay algo peor que una mala comunicación, es la recopilación de datos inexacta. Por ejemplo, si tus empleados no presentan sus millas dentro de la fecha límite, puedes encubrirlos e igualar la situación en un par de días.
Sin embargo, por otro lado, se encuentra el escenario en el que sus empleados presentan millas infladas. Si mienten descaradamente para ahorrar un par de dólares. Por supuesto, ya ha entrevistado a su personal de trabajo y sabe qué son y qué no son capaces de hacer.
Proporcionar y fomentar el uso de herramientas como el rastreo por GPS puede ayudar a mejorar la precisión, así como a:
- Permita a los empleados capturar sin esfuerzo la distancia recorrida
- Aumente la precisión de las distancias notificadas y reembolsadas
- Recopile la información que necesita para el cumplimiento y la presentación de informes fiscales
- Aumente el cumplimiento de los empleados y minimice la tentación del fraude
Ventajas e inconvenientes del kilometraje autodeclarado
Los empleados de atención médica deben llevar un registro de su kilometraje personal y «empresarial» (atención médica), y pueden «autoinformarlo» o utilizar una aplicación que automatice el proceso en su totalidad.
Los beneficios más obvios del kilometraje autodeclarado son:
- Sin costes adicionales
- La tarea rutinaria de llevar un registro del kilometraje se hace más fácil con la práctica y la experiencia
- Es fácil comparar el kilometraje de los empleados que operan en un área determinada
Los desafíos más notables que presenta el kilometraje autodeclarado son:
- Millas infladas: los empleados pueden «mentir» para reducir algunos gastos
- Los errores ocurren con más frecuencia en comparación con el método digital de seguimiento del kilometraje
COMIENCE HOY MISMO CON TRIPLOG
Seguimiento automatizado del kilometraje (aplicaciones para teléfonos inteligentes)
Cada trabajador de la salud tiene muchas tareas por delante, especialmente cuando hay vidas en juego. Es lógico suponer que acumular aún más esas tareas con la obligación de controlar manualmente el rendimiento personal y empresarial no es algo que una organización sanitaria quiera hacer.
Relacionado: Explicación de la verificación electrónica de visitas para la atención domiciliaria (2023)
Mediante el uso de aplicaciones para teléfonos inteligentes para seguimiento del kilometraje de la empresa, capacita a su personal para que se concentre en agregar valor con una atención de mejor calidad. Además, la formación no es complicada, ya que la mayoría de sus trabajadores probablemente estén familiarizados con el uso de aplicaciones en sus teléfonos inteligentes, e incluso es posible que prefieran hacerlo a otros métodos.
Aplicaciones de seguimiento automático de kilometraje como TripLog puede ayudarlo a usted y a sus empleados al ahorrar tiempo y aumentar la precisión, lo que permite una mejor prestación de atención médica. Además, mediante integraciones con Concurrir, QuickBooks, Xero, y ADP,
TripLog también brinda a las organizaciones de atención médica la previsión financiera y la inteligencia necesarias para tomar las decisiones empresariales correctas que respalden el crecimiento y el éxito en el futuro.
Para obtener más información, programe una demostración web en vivo gratuita, o visita nuestro página de precios para empezar hoy mismo. Hable con nosotros acerca de su estancia También cumple con EVV en su estado!
