Les soins de santé mobiles sont en plein essor et organisations de santé ne sont pas étrangers à la difficulté d'avoir du personnel sur la route. L'augmentation des services ambulatoires est due au vieillissement de la population.
Selon une étude sur le suivi du kilométrage dans divers secteurs, « La demande de soins de santé mobiles continuera d'augmenter alors que le nombre d'Américains de 65 ans et plus doublera au cours des prochaines décennies ». L'étude SAP indique également clairement que leurs clients du secteur de la santé sont ceux qui dépensent le plus en kilomètres parcourus en voiture personnelle, soit 5 fois plus que les dépenses d'une entreprise de taille similaire.
Il mentionne également que le suivi du transport est la deuxième dépense la plus importante, après les billets d'avion, dans la plupart des organisations de santé. Il devient donc impératif pour les entreprises d'apporter plus de transparence et de gouvernance dans le contrôle et la surveillance de cette hausse des coûts de transport qui est la tendance du secteur de la santé.
Meilleures pratiques pour le suivi des kilomètres parcourus dans le secteur de la santé
Alors que les organisations de santé s'apprêtent à déployer une plus grande partie de leur personnel, comme le personnel infirmier et le personnel des soins palliatifs, sur la route pour se rendre sur différents sites, le suivi du kilométrage de ces travailleurs devient un défi opérationnel coûteux et complexe. Cela peut rapidement devenir frustrant, en particulier lorsqu'il s'agit de traiter de grandes quantités de données et de personnes au fur et à mesure de la croissance de votre organisation.
Aujourd'hui, nous allons explorer les meilleures pratiques en matière de suivi du kilométrage pour les organisations de santé en pleine croissance, afin de faciliter les aspects opérationnels et financiers de cette transition tendancielle. Même s'il existe pratiquement des centaines de solutions pour les organisations de santé, nous avons décidé de les rendre simples et fonctionnelles.
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Les quatre meilleures pratiques en matière de suivi des kilomètres parcourus dans le secteur de la santé incluent des politiques et des programmes mieux définis, la définition d'attentes plus élevées, l'évolution de vos opérations sur une base mobile et la recherche d'une collecte et d'une transmission de données précises. Sans plus attendre, allons-y directement.
Définissez des directives claires
Avoir un remboursement du kilométrage la politique aide l'employeur et l'employé à comprendre ce qui doit être fait et à quel moment. Cela permet non seulement d'éviter les erreurs, mais aussi d'optimiser les ressources disponibles. Les employés sont heureux d'avoir une directive claire à suivre qui ne fera que faciliter leur remboursement.
D'autre part, les employeurs peuvent disposer d'une base solide pour mettre en place un processus efficace et sans erreur de suivi du kilométrage parcouru par l'organisation. Certains des principaux éléments d'une politique de remboursement du kilométrage devraient inclure les éléments suivants :
- Directives pour la soumission des rapports de frais de kilométrage
- Utilisation d'une voiture personnelle par rapport à une location de voiture
- Les taux de kilométrage applicables
- Critère d'éligibilité pour les remboursements
Reprenez le contrôle
Chaque erreur entraîne presque par défaut une chaîne, une série d'erreurs supplémentaires. Des miles gonflés, un suivi du kilométrage inexact et des méthodes totalement erronées de collecte et de soumission des données ne sont que quelques-uns des problèmes que rencontrent régulièrement la plupart des organisations de santé.
Reprenez le contrôle en créant des responsabilités : attendez-vous à ce que vos employés fassent leur travail de bonne foi, mais assurez-vous également de leur fournir des outils qui leur permettent d'être plus responsables.
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Capturez et remboursez avec précision le kilométrage personnel en :
- Exiger des documents pour la distance parcourue
- Utilisation des données de suivi du kilométrage pour obtenir une meilleure visibilité sur les habitudes de dépenses liées au kilométrage
- Vérification de la présence de voyageurs dont le kilométrage personnel en voiture est excessif
Améliorez la précision
S'il y a une chose qui est pire qu'une mauvaise communication, c'est la collecte de données inexactes. Par exemple, si vos employés ne soumettent pas leur kilométrage dans les délais impartis, vous pouvez les couvrir et même les rembourser en quelques jours.
Cependant, d'un autre côté, se trouve le scénario dans lequel vos employés soumettent des miles gonflés. S'ils mentent carrément pour économiser quelques dollars. Bien entendu, vous avez déjà interviewé votre personnel de travail et vous savez ce qu'il est et ce dont il n'est pas capable.
Le fait de fournir et d'encourager l'utilisation d'outils tels que le suivi GPS peut contribuer à améliorer la précision, ainsi que :
- Permettez aux employés de saisir facilement la distance parcourue
- Améliorer la précision des distances déclarées et remboursées
- Collectez les informations dont vous avez besoin pour la conformité et les déclarations fiscales
- Renforcez la conformité des employés et minimisez la tentation de la fraude
Avantages et inconvénients du kilométrage autodéclaré
Les employés du secteur de la santé sont tenus de suivre leur kilométrage personnel et « professionnel » (soins de santé), et ils peuvent soit le déclarer eux-mêmes, soit utiliser une application qui automatisera le processus dans son intégralité.
Les avantages les plus évidents du kilométrage autodéclaré sont les suivants :
- Pas de frais supplémentaires
- La tâche de routine qui consiste à suivre le kilométrage devient plus facile avec la pratique et l'expérience
- Il est facile de comparer le kilométrage des employés opérant dans une zone donnée
Les défis les plus importants que présente le kilométrage autodéclaré sont les suivants :
- Miles gonflés : les employés peuvent « mentir » pour réduire certaines dépenses
- Les erreurs sont plus fréquentes par rapport à la méthode numérique de suivi du kilométrage
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Suivi automatique du kilométrage (applications pour smartphone)
Chaque professionnel de santé a de nombreuses tâches à accomplir, en particulier lorsque des vies sont en jeu. Il est logique de supposer qu'un établissement de santé ne souhaiterait pas cumuler encore plus ces tâches avec l'obligation de suivre manuellement les kilomètres parcourus à des fins personnelles et professionnelles.
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En utilisant des applications pour smartphone pour suivi du kilométrage de l'entreprise, vous donnez à votre personnel les moyens de se concentrer sur la valeur ajoutée grâce à des soins de meilleure qualité. De plus, la formation n'est pas compliquée puisque la plupart de vos employés sont probablement habitués à utiliser des applications sur leur smartphone, ils pourraient même la préférer à d'autres méthodes.
Applications de suivi automatique du kilométrage comme TripLog peut vous aider, vous et vos employés, en gagnant du temps et en augmentant la précision, permettant ainsi une meilleure prestation des soins de santé. De plus, grâce à des intégrations à D'accord, QuickBooks, Xéro, et ADP,
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