California es uno de los tres estados de EE. UU. que exige a las empresas que reembolsen el kilometraje de sus empleados. Las empresas que no lo hagan pueden incurrir en multas y pueden estar sujetas a otras formas de acciones legales.
Reembolso de millas en California: Lo que dice la ley
Código laboral de California 2802 estados:
«El empleador indemnizará a su empleado por todos los gastos o pérdidas necesarios en que incurra como consecuencia directa del desempeño de sus funciones o de su obediencia a las instrucciones del empleador, aunque sean ilegales, a menos que el empleado, en el momento de obedecerlas, las considerara ilegales».
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En pocas palabras, si su empleado se ve obligado a realizar un gasto personal en nombre de su empresa, usted está obligado a reembolsarle. Uno de los lugares en los que es necesario reembolsar es su kilometraje.
Reembolso de millas en California: ¿A qué se refiere el kilometraje?
El kilometraje se refiere a los costos de poseer y operar un automóvil. Cuando un empleado conduce su automóvil, necesita comprar gasolina, agota el petróleo y, por lo general, el valor de su vehículo se depreciará.
Reembolso de millas tiene en cuenta esos factores y devuelve a los empleados el dinero para esos gastos (y posiblemente otros).
Métodos de reembolso de millas
Hay varias maneras en que las empresas de California pueden reembolsar las millas de sus empleados. Estos son algunos métodos notables:
- Reembolso de centavos por milla (a menudo con la tarifa de millas del IRS)
- Reembolso de costes/gastos reales
- Asignación mensual de millas
- FAVOR
¿Qué método de reembolso de millas deben utilizar las empresas de California?
En TripLog, recomendamos usar el tarifa de millaje estándar del IRS para el reembolso. Este es un método de centavos por milla que utiliza la recomendación de tarifas anuales del IRS.
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Para la mayoría de las empresas, el método de centavos por milla es la combinación correcta de facilidad de uso y precisión. Algunos métodos pueden ser más simples y otros pueden ser un poco más precisos, pero en general, este es el método más popular.
¿Cuánto deben reembolsar las empresas de California?
No hay un reembolso mínimo establecido que las empresas de California estén obligadas a ofrecer. Siempre y cuando sus empleadores reciban un reembolso por todos los gastos en los que incurran mientras trabajan, usted tendrá una posición justa.
Dado que el kilometraje puede ser un poco más ambiguo, muchas compañías utilizan la tasa de millaje estándar del IRS.
Explicación de la tarifa de millaje estándar del IRS para las empresas de California
Cada año, el IRS lleva a cabo un estudio independiente sobre los costos fijos y variables de poseer y operar un vehículo motorizado. Factores como los precios del combustible, los costos de mantenimiento, los cambios de aceite, el seguro, las llantas y la depreciación general son factores que influyen.
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Desde el 1 de enero de 2025, la tarifa estándar de millas del IRS ha sido de 70 centavos por milla. Por lo tanto, si uno de sus empleados conduce 10 millas, le reembolsará 7 dólares.
¿Las empresas de California tienen que usar la tasa de millas del IRS?
Si bien las empresas no están técnicamente obligadas a utilizar la tarifa de millas del IRS a nivel federal, las empresas de California se encuentran en una situación única. La tasa de millaje estándar del IRS debería ser suficiente para cubrir los requisitos establecidos en el código laboral 2802 de California.
Si eliges una tarifa de centavos por milla inferior a la tarifa de millaje del IRS, igual tendrás que asegurarte de que a tus empleados se les reembolsen en su totalidad los costos en los que incurren al usar su vehículo en nombre de su empresa.
También vale la pena señalar que si decides reembolsar una cantidad superior a la tarifa de millas del IRS, es posible que esos fondos se graven como ingresos para tus empleados.
Cómo deben los empleados de California hacer un seguimiento de su kilometraje
Hay varias maneras en las que los conductores pueden hacer un seguimiento de su kilometraje. Las dos formas principales son: métodos manuales de lápiz y papel o usando un aplicación automática de seguimiento de kilometraje.
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El seguimiento manual del kilometraje, si bien parece simple y práctico, en realidad deja a las empresas abiertas a cantidades significativas de fraude e ineficiencia. Los conductores declaran una sobrevaloración de su kilometraje en torno a un 28%, y, con aproximadamente 2 minutos por entrada manual, podría desperdiciar docenas de horas de trabajo cada año.
Los beneficios de usar una aplicación de seguimiento automático de millas
La mejor manera de garantizar que se registre todo el kilometraje de tu equipo (y, lo que es más importante, que sea preciso) es utilizar una solución dedicada al seguimiento del kilometraje. Cuando tu equipo comience a conducir, la aplicación comenzará a registrar automáticamente su kilometraje y se detendrá cuando se detengan.
Gracias a la tecnología GPS de precisión milimétrica, usted y su equipo pueden estar tranquilos sabiendo que sus reembolsos de millas son precisos. Además, recuperan todo el tiempo que hubieran perdido con los métodos manuales.
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Reembolso de millas en California: en conclusión
La ley es clara: las empresas de California deben reembolsar el kilometraje de sus equipos. De una forma u otra, tendrás que configurar un sistema que se adapte a las necesidades individuales de tu empresa.
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