La Californie est l'un des trois États américains qui obligent les entreprises à rembourser le kilométrage de leurs employés. Les entreprises qui ne le font pas peuvent encourir des amendes et faire l'objet d'autres formes de poursuites judiciaires.
Remboursement du kilométrage en Californie : Ce que dit la loi
Code du travail californien 2802 déclare :
« L'employeur doit indemniser son employé pour toutes les dépenses ou pertes nécessaires qu'il a subies en conséquence directe de l'exercice de ses fonctions ou de son obéissance aux instructions de l'employeur, même si elles sont illégales, à moins que l'employé, au moment où il a obéi à ces instructions, ne les ait cru illégales. »
Connexe : Pourquoi les entreprises ont besoin d'une solution de remboursement du kilométrage
En termes simples, si votre employé est contraint d'effectuer une dépense personnelle pour le compte de votre entreprise, vous êtes tenu de le rembourser. L'un des endroits où il est nécessaire de rembourser est leur kilométrage.
Remboursement du kilométrage en Californie : À quoi fait référence le kilométrage ?
Le kilométrage fait référence aux coûts liés à la possession et à la conduite d'une automobile. Lorsqu'un employé conduit sa voiture, il doit acheter de l'essence, il consomme du pétrole et la valeur de son véhicule se déprécie généralement.
Remboursement du kilométrage prend en compte ces facteurs et rembourse les employés pour ces dépenses (et potentiellement d'autres).
Modes de remboursement du kilométrage
Les entreprises californiennes peuvent rembourser le kilométrage de leurs employés de plusieurs manières. Voici quelques méthodes remarquables :
- Remboursement en cents par mile (souvent en utilisant le taux de kilométrage de l'IRS)
- Remboursement des coûts/dépenses réels
- Indemnité kilométrique mensuelle
- FAVEUR
Quelle méthode de remboursement du kilométrage les entreprises californiennes devraient-elles utiliser ?
Chez TripLog, nous vous recommandons d'utiliser taux de kilométrage IRS standard pour le remboursement. Il s'agit d'une méthode en cents par mile qui utilise le taux annuel recommandé par l'IRS.
Connexe : Explication de l'allocation automobile par rapport au remboursement du kilométrage
Pour la plupart des entreprises, la méthode des cents par mile est la bonne combinaison de facilité d'utilisation et de précision. Certaines méthodes peuvent être plus simples et d'autres un peu plus précises, mais en général, c'est la méthode la plus populaire.
Quel montant les entreprises californiennes devraient-elles rembourser ?
Les entreprises californiennes ne sont pas tenues d'offrir un remboursement minimum. Tant que vos employeurs sont remboursés pour toutes les dépenses qu'ils ont engagées pendant leur travail, vous serez au-dessus de tout.
Le kilométrage pouvant être un peu plus ambigu, de nombreuses entreprises utilisent le taux de kilométrage standard de l'IRS.
Le taux de kilométrage standard de l'IRS expliqué aux entreprises californiennes
Chaque année, l'IRS réalise une étude indépendante sur les coûts fixes et variables liés à la possession et à la conduite d'un véhicule à moteur. Des facteurs tels que le prix du carburant, les coûts d'entretien, les vidanges d'huile, les assurances, les pneus et la dépréciation générale sont tous pris en compte.
Connexe : Explication du taux de kilométrage de l'IRS
Depuis le 1er janvier 2025, le taux de kilométrage standard de l'IRS est de 70 cents par mile. Donc, si l'un de vos employés parcourt 10 miles, vous lui rembourserez 7$.
Les entreprises californiennes doivent-elles utiliser le taux de kilométrage de l'IRS ?
Bien que les entreprises ne soient pas techniquement obligées d'utiliser le taux de kilométrage de l'IRS au niveau fédéral, les entreprises californiennes se trouvent dans une situation unique. Le taux de kilométrage standard de l'IRS devrait être suffisant pour couvrir les exigences énoncées dans le code du travail californien 2802.
Si vous choisissez un tarif en cents par mile inférieur au taux de kilométrage de l'IRS, vous devrez tout de même vous assurer que vos employés sont intégralement remboursés des frais qu'ils encourent en utilisant leur véhicule pour le compte de votre entreprise.
Il convient également de noter que si vous choisissez de rembourser un montant supérieur au taux de kilométrage de l'IRS, ces fonds peuvent être imposés en tant que revenus pour vos employés.
Comment les employés californiens devraient suivre leur kilométrage
Vos conducteurs peuvent suivre leur kilométrage de plusieurs manières. Les deux principaux moyens sont soit de méthodes manuelles à la plume et au papier ou à l'aide d'un application de suivi automatique du kilométrage.
Connexe : Guide de kilométrage pour les employés
Le suivi manuel du kilométrage, bien qu'apparemment simple et pratique, laisse en fait les entreprises ouvertes à un nombre important de fraudes et inefficacité. Les conducteurs surdéclarent leur kilométrage d'environ 28 %, et, à raison d'environ 2 minutes par saisie manuelle, cela pourrait entraîner une perte de dizaines d'heures de travail chaque année.
Les avantages de l'utilisation d'une application de suivi automatique du kilométrage
La meilleure façon de s'assurer que tous les kilomètres parcourus par votre équipe sont suivis (et, surtout, exacts) est d'utiliser une solution de suivi des kilomètres dédiée. Lorsque votre équipe commence à conduire, l'application commence automatiquement à suivre son kilométrage et s'arrête lorsqu'elle s'arrête.
Grâce à la technologie GPS précise, vous et votre équipe pouvez avoir l'esprit tranquille en sachant que vos remboursements de miles sont exacts. De plus, ils récupèrent tout le temps qu'ils auraient perdu avec les méthodes manuelles.
Connexe : Guide de kilométrage pour les employeurs
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Remboursement du kilométrage en Californie : en conclusion
La loi est claire : les entreprises californiennes doivent rembourser le kilométrage de leur équipe. D'une manière ou d'une autre, vous devrez mettre en place un système qui répondra aux besoins individuels de votre entreprise.
La façon la plus simple de commencer est de planifiez une démonstration en direct gratuite avec un expert en kilométrage TripLog. Nous vous expliquerons tout ce que votre entreprise doit savoir pour rester en conformité.
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