Si es empleado de una empresa y usa su vehículo personal para trabajar, es probable que su empleador le reembolse el kilometraje y los gastos. Es posible que recibas reembolso de millas si conduces desde la oficina para reunirte con clientes, recoger material de oficina o hacer cualquier otra cosa relacionada con el trabajo.
Los empleados pueden tener algunas preguntas sobre si reúnen los requisitos para alguna reembolsos de su empleador o no. Haga clic aquí para obtener información sobre los requisitos del registro de millas.
- Si conduzco un vehículo de la empresa, ¿se reembolsarán las millas?
- Si uso mi propio vehículo para fines comerciales, ¿me reembolsará mi empleador?
- ¿Cuál es la mejor manera de hacer un seguimiento de mi kilometraje?
- ¿Debo hacer un informe de gastos de millas cada año a efectos fiscales?
- ¿Qué se considera un gasto de millas relacionado con la empresa?
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Guía de kilometraje para empleados: Conduzco un automóvil proporcionado por mi empleador
Si su empleador le proporciona un vehículo para fines relacionados con el trabajo, por lo general no es elegible para el reembolso de millas. Lo más probable es que no necesites llevar un registro de tu kilometraje o tus gastos (a menos que la empresa quiera que lo hagas para obtener datos internos).
Es posible que se le reembolsen ciertos gastos, como gasolina, estacionamiento o peajes, pero no se le reembolsará de la misma manera que si usara su vehículo personal. La tarifa de millaje estándar del IRS incluye el costo de operar un vehículo, que no recae sobre usted si no usa su propio automóvil.
Debe dejar en claro a su empleador los detalles de cómo su empresa debe reembolsarle los gastos incurridos al operar un vehículo de la empresa.
Guía de kilometraje para empleados: Conduzco un automóvil de mi propiedad o arrendado
Si conduce su propio automóvil mientras hace negocios para su empleador, tiene derecho a un reembolso. Por lo general, su empleador utilizará la tarifa de millas estándar del IRS.
Sin embargo, su empresa también puede optar por implementar otros métodos. En cualquier caso, tendrás que hacer un seguimiento de tus millas para garantizar que los reembolsos sean precisos.
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Durante décadas, los empleados han tenido que utilizar métodos de seguimiento de kilometraje con lápiz y papel imprecisos y que consumen mucho tiempo. En la actualidad, potentes aplicaciones de seguimiento de kilometraje como TripLog hacen que el proceso sea mucho más rápido y sencillo.
Guía de kilometraje para empleados: La importancia del seguimiento del kilometraje de los empleados
Es importante registrar cada viaje utilizado con fines comerciales que califique para el reembolso. Hay varias herramientas disponibles que son asequibles y fáciles de usar. Uno de los mejores ejemplos de este tipo la herramienta de gestión de gastos es TripLog.
Por último, el IRS indica que las empresas deben ofrecer un «período de tiempo razonable» para rastrear, enviar y administrar gastos de kilometraje entre un empleador y un empleado. El El IRS indica estos puntos en su sitio web:
- Recibirá un anticipo dentro de los 30 días posteriores al momento en que tenga un gasto.
- Usted contabiliza adecuadamente sus gastos dentro de los 60 días posteriores a su pago o a la fecha en que se incurrió en ellos.
- Devolverás cualquier reembolso en exceso en un plazo de 120 días a partir de que se haya pagado el gasto o se haya incurrido en él.
- Se le entrega un estado de cuenta periódico (al menos trimestral) en el que se le pide que devuelva o contabilice adecuadamente los anticipos pendientes, y usted cumple dentro de los 120 días posteriores a la presentación del estado de cuenta.
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Guía de kilometraje para empleados: ¿Qué cubre el reembolso de millas?
Acciones como conducir para reunirse con clientes potenciales o cerrar negocios de venta, gestionar la impresión de la empresa en la imprenta u otras actividades relacionadas con la empresa suelen calificar para el reembolso si un empleado utiliza su propio vehículo personal.
Dicho esto, algunas actividades, como viajar al trabajo desde casa, conducir de ida y vuelta para comer o recoger a un amigo en mitad de la jornada laboral no están destinados a ser reembolsados por el empleador a su empleado. Por lo tanto, los empleados deben hacer un seguimiento preciso de sus viajes y poder diferenciar fácilmente los viajes de negocios de los personales.
¿El reembolso de millas cubre la gasolina?
La gasolina está cubierta por la tarifa de millaje del IRS. Si su empleador utiliza la tarifa estándar por millaje del IRS, puede estar tranquilo sabiendo que la gasolina es algo que El IRS sí incluye al calcular su tarifa de millaje estándar.
Esta tasa también tiene en cuenta factores como la depreciación del automóvil, el costo de los neumáticos, los cambios de aceite, etc.
TripLog: la mejor manera para que los empleados rastreen su kilometraje
El rastreador de millas y gastos de TripLog es uno de los métodos más fáciles y rentables para rastrear los gastos de millas. ¡Con solo deslizar el dedo, los conductores pueden clasificar fácilmente sus viajes como viajes de negocios o personales!
Además, la aplicación comienza a registrar tu kilometraje tan pronto como comiences a conducir. Dile adiós a métodos anticuados que requieren que saques un bolígrafo y papel.
Los empleadores también pueden configurar varios planes de reembolso a través de nuestro panel intuitivo. Descargue el El rastreador de millas #1 de la empresa gratis hoy en iOS o Android, o configurar una demostración web en vivo gratuita.
