Si vous êtes employé par une entreprise et que vous utilisez votre véhicule personnel pour le travail, votre employeur vous remboursera probablement le kilométrage et les dépenses. Vous pouvez recevoir remboursement du kilométrage si vous vous rendez au bureau en voiture pour rencontrer des clients, récupérer des fournitures de bureau ou faire toute autre activité liée au travail.
Les employés peuvent avoir des questions quant à savoir s'ils sont admissibles à l'un de ces remboursements auprès de leur employeur ou non. Cliquez ici pour plus d'informations sur les exigences relatives au carnet de kilométrage.
- Si je conduis une voiture de société, les frais de kilométrage seront-ils remboursés ?
- Si j'utilise mon propre véhicule à des fins professionnelles, mon employeur me remboursera-t-il ?
- Quel est le meilleur moyen de suivre mon kilométrage ?
- Dois-je déclarer les frais de kilométrage chaque année à des fins fiscales ?
- Qu'est-ce qui est considéré comme des frais de kilométrage liés à l'entreprise ?
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Guide de kilométrage des employés : Je conduis une voiture fournie par mon employeur
Si votre employeur vous fournit un véhicule à des fins professionnelles, vous n'avez généralement pas droit au remboursement du kilométrage. Vous n'aurez probablement pas besoin de suivre votre kilométrage ou vos dépenses (sauf si l'entreprise le souhaite à des fins de données internes).
Certaines dépenses peuvent vous être remboursées, comme l'essence, le stationnement ou les péages, mais vous ne serez pas remboursé de la même manière que si vous utilisiez votre véhicule personnel. Le taux de kilométrage standard de l'IRS comprend les frais de fonctionnement d'un véhicule, qui ne sont pas à votre charge si vous n'utilisez pas votre propre voiture.
Les détails de la manière dont votre entreprise doit vous rembourser les dépenses engagées lors de la conduite d'un véhicule de fonction doivent être clairement expliqués à votre employeur.
Guide de kilométrage des employés : Je conduis une voiture que je possède ou que je loue
Si vous conduisez votre propre voiture pour le compte de votre employeur, vous avez droit à un remboursement. En règle générale, votre employeur utilisera le taux de kilométrage standard de l'IRS.
Cependant, votre entreprise peut également choisir de mettre en œuvre d'autres méthodes. Quoi qu'il en soit, vous devrez suivre votre kilométrage pour garantir des remboursements exacts.
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Pendant des décennies, les employés ont dû utiliser des méthodes de suivi du kilométrage imprécises et chronophages au stylo et au papier. Aujourd'hui, de puissantes applications de suivi du kilométrage comme TripLog rendre le processus beaucoup plus rapide et plus facile.
Guide de kilométrage des employés : L'importance du suivi du kilométrage des employés
Il est important d'enregistrer chaque voyage utilisé à des fins professionnelles ouvrant droit à un remboursement. Il existe différents outils abordables et faciles à utiliser. L'un des meilleurs exemples d'une telle l'outil de gestion des dépenses est TripLog.
Enfin, l'IRS indique que les entreprises doivent proposer un « délai raisonnable » pour suivre, soumettre et gérer frais de kilométrage entre un employeur et un salarié. Le L'IRS indique ces points sur son site Web:
- Vous recevez une avance dans les 30 jours suivant la date à laquelle vous avez engagé une dépense.
- Vous comptabilisez correctement vos dépenses dans les 60 jours suivant leur paiement ou leur engagement.
- Vous remboursez tout excédent de remboursement dans les 120 jours suivant le paiement ou l'engagement des frais.
- Vous recevez un relevé périodique (au moins trimestriel) qui vous demande de rembourser ou de comptabiliser de manière adéquate les avances impayées, et vous vous y conformez dans les 120 jours suivant le relevé.
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Guide de kilométrage des employés : Que couvre le remboursement du kilométrage ?
Des actions telles que la conduite pour rencontrer des prospects ou conclure des ventes, la gestion de l'impression de l'entreprise dans l'imprimerie ou d'autres activités liées à l'entreprise donnent généralement droit à un remboursement si un employé utilise son propre véhicule personnel.
Cela dit, certaines activités, telles que trajets domicile-travail depuis la maison, les trajets en voiture pour aller déjeuner et en revenir, ou aller chercher un ami en milieu de journée de travail ne sont pas censés être remboursés par l'employeur à leurs employés. Ainsi, les employés doivent suivre avec précision leurs trajets et être en mesure de différencier facilement les déplacements professionnels des déplacements personnels.
Le remboursement du kilométrage couvre-t-il l'essence ?
L'essence est couverte par le taux kilométrique de l'IRS. Si votre employeur utilise le taux de kilométrage standard de l'IRS, vous pouvez être tranquille en sachant que l'essence est L'IRS inclut dans le calcul de son taux de kilométrage standard.
Ce taux prend également en compte des éléments tels que la dépréciation de la voiture, le coût des pneus, les vidanges d'huile, etc.
TripLog : le meilleur moyen pour les employés de suivre leur kilométrage
Le système de suivi du kilométrage et des dépenses de TripLog est l'une des méthodes les plus simples et les plus rentables pour suivre les frais de kilométrage. D'un simple clic, les conducteurs peuvent facilement classer leurs déplacements comme professionnels ou personnels !
De plus, l'application commence à suivre votre kilométrage dès que vous commencez à conduire. Dites adieu à méthodes obsolètes qui vous obligent à sortir un stylo et du papier.
Les employeurs peuvent également mettre en place différents plans de remboursement via notre tableau de bord intuitif. Téléchargez le Outil de suivi du kilométrage #1 de l'entreprise gratuitement dès aujourd'hui sur iOS ou Android, ou configurez une démonstration Web en direct gratuite.
