Si tiene empleados que necesitan presentar sus gastos a los gerentes o supervisores, es probable que ya tenga algún tipo de jerarquía de aprobación. Hasta hace poco, muchos aspectos de gasto de la empresa las aprobaciones tenían que hacerse manualmente, lo que puede llevar a cantidades significativas de pérdida de ingresos.
Hoy vamos a explicar qué es una jerarquía automatizada de aprobación de gastos empresariales, por qué muchas empresas la necesitan y las mejores formas de configurarla.
¿Qué es una jerarquía de aprobación de gastos?
En pocas palabras, una jerarquía de aprobación permite a las empresas exigir que los informes de gastos pasen por tantos ojos como sea necesario para que se aprueben.
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Un empleado podría enviar sus informes de gastos a un gerente, y ese gerente podría recopilar y aprobar todos los informes de su equipo y luego enviarlos a su supervisor para su aprobación final. Luego, ese supervisor podría enviar los informes finales a la nómina para su procesamiento.
Por qué las empresas deberían establecer un sistema jerárquico automatizado de aprobación de gastos
Prácticamente cualquier empresa en la que los empleados presenten los gastos en etapas iniciales se beneficiaría de establecer una jerarquía de aprobación de gastos simplificada. Proporcionan a las empresas medios adicionales para controlar sus gastos y garantizar que sus empleados operen dentro de los parámetros establecidos.
Por ejemplo, la empresa de TripLog reembolso de millas La solución permite a las empresas y los equipos configurar un sistema jerárquico de aprobación de gastos para sus empleados móviles.
Por qué las empresas necesitan una jerarquía de aprobaciones: los datos
Lo creas o no, kilometraje sobredeclarado es donde se produce el porcentaje más alto de todos los fraudes de gastos de la empresa. Alrededor del 40% de los trabajadores admiten haber cometido un fraude de gastos dicen que lo hacen declarando en exceso su kilometraje.
La creación de un sistema de aprobación de millas y gastos a través de un producto como TripLog otorga a las empresas un poder de supervisión significativamente mayor. También vale la pena mencionar que TripLog puede marcar automáticamente el kilometraje sobredeclarado, haciendo kilometraje de la empresa y aprobaciones de gastos en un abrir y cerrar de ojos.
En general, los informes de gastos manuales pueden costar a las empresas más tiempo y dinero del que creen. Según un estudio realizado por la Asociación mundial de viajes de negocios, un informe de gastos tarda aproximadamente 20 minutos en completarse.
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Además, el costo promedio de procesar solo un informe de gastos es de 58 USD y el 19% de todos los informes de gastos contienen errores. Estos errores tardan unos 18 minutos en corregirse, lo que supone un coste adicional de 52$ por informe.
Establecer un sistema jerárquico automático de aprobación de gastos puede ser una excelente manera de evitar esas pérdidas de tiempo y dinero.
Cómo configurar una jerarquía automática de aprobación de gastos
Como se mencionó anteriormente, los informes de gastos manuales pueden ser una carga enorme para las empresas de todos los tamaños. Sin embargo, hoy en día existen muchos sistemas automatizados de gestión de aprobación de gastos que facilitan y hacen que el proceso sea más preciso.
Para configurar un sistema de jerarquía de aprobaciones para su organización, primero determine cuáles son sus necesidades específicas. Por ejemplo, si eres una empresa o un equipo que tiene empleados que usan sus vehículos personales para trabajar, podrías usar una solución como TripLog.
Explicación del sistema de jerarquía de aprobaciones automatizado de TripLog
TripLog tiene muchas funciones que le permiten configurar un sistema jerárquico de aprobación de gastos altamente detallado y personalizado. Por ejemplo, puede configurar contingencias fuera de la oficina. Si un miembro del equipo está fuera de la oficina, el informe se enviará al siguiente supervisor de la cadena. También se puede enviar a un delegado de aprobación alternativo personalizado.
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Los conductores controlan su kilometraje con TripLog rastreador automático de kilometraje y pueden enviar sus informes directamente desde la aplicación. Los gerentes pueden ver todos los viajes y gastos de sus conductores en un práctico lugar de la Panel web de TripLog.
Según la forma en que una empresa determinada haya configurado su sistema de jerarquía de aprobaciones, uno o más administradores revisan los informes de ese conductor antes de aprobarlos y enviarlos para su reembolso.
Configure la jerarquía de aprobación de gastos de su empresa en solo una hora
Está claro que los beneficios de configurar un sistema de jerarquía de aprobación de gastos automatizado son grandes. Su equipo no solo ahorra una cantidad significativa de tiempo, sino que reducir los costos asociados con los informes de gastos manuales puede ser una gran ayuda para las finanzas de su empresa.
Si tiene empleados móviles que hacen un seguimiento de sus millas para obtener un reembolso, TripLog es el sistema de gestión de millas y gastos más personalizable y fácil de usar del mercado. Puede poner en marcha su empresa con una jerarquía integral de aprobación de gastos en solo una hora.
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