Si vous avez des employés qui doivent soumettre leurs dépenses à des responsables ou à des superviseurs, vous disposez probablement déjà d'une forme de hiérarchie d'approbation. Jusqu'à récemment, de nombreux aspects de dépenses de l'entreprise les approbations ont dû être effectuées manuellement, ce qui peut entraîner des pertes de revenus importantes.
Aujourd'hui, nous allons expliquer ce qu'est une hiérarchie automatisée d'approbation des dépenses d'entreprise, pourquoi de nombreuses entreprises en ont besoin et les meilleurs moyens de la mettre en place.
Qu'est-ce qu'une hiérarchie d'approbation des dépenses ?
En termes simples, une hiérarchie d'approbation permet aux entreprises d'exiger que les notes de frais soient examinées par autant d'examens que nécessaire pour être approuvées.
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Un employé pourrait envoyer ses notes de dépenses à un responsable, qui pourrait rassembler et approuver tous les rapports de son équipe, puis les soumettre à son superviseur pour approbation finale. Ce superviseur pourrait ensuite soumettre les rapports finaux à la paie pour traitement.
Pourquoi les entreprises devraient mettre en place un système automatisé de hiérarchie d'approbation des dépenses
Presque toutes les entreprises dont les employés soumettent leurs dépenses en amont bénéficieraient de la mise en place d'une hiérarchie rationalisée d'approbation des dépenses. Ils offrent aux entreprises des moyens supplémentaires pour contrôler leurs dépenses et s'assurer que leurs employés fonctionnent selon des paramètres définis.
Par exemple, la société TripLog remboursement du kilométrage Cette solution permet aux entreprises et aux équipes de mettre en place un système hiérarchique d'approbation des dépenses pour leurs employés mobiles.
Pourquoi les entreprises ont besoin d'une hiérarchie d'approbation : les données
Croyez-le ou non, kilométrage surdéclaré est l'endroit où se produit le pourcentage le plus élevé de toutes les fraudes liées aux dépenses des entreprises. Environ 40 % des travailleurs admettent avoir commis une fraude aux dépenses dire qu'ils le font en surestimant leur kilométrage.
La mise en place d'un système d'approbation des miles et des dépenses via un produit tel que TripLog donne aux entreprises un pouvoir de surveillance nettement plus important. Il convient également de mentionner que TripLog peut automatiquement signaler les kilomètres surdéclarés, fabriquant kilométrage de l'entreprise et l'approbation des dépenses est un jeu d'enfant.
En général, les notes de dépenses manuelles peuvent coûter plus de temps et d'argent aux entreprises qu'elles ne le pensent. Selon une étude menée par le Association mondiale des voyages d'affaires, il faut environ 20 minutes pour remplir une note de dépenses.
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En outre, le coût moyen du traitement d'une seule note de dépenses est de 58$, et 19 % de toutes les notes de dépenses comportent des erreurs. La correction de ces erreurs prend environ 18 minutes, ce qui coûte 52$ supplémentaires par rapport.
La mise en place d'un système automatique de hiérarchie d'approbation des dépenses peut être un excellent moyen d'éviter ces pertes de temps et d'argent.
Comment configurer une hiérarchie d'approbation automatique des dépenses
Comme indiqué ci-dessus, les notes de dépenses manuelles peuvent représenter une lourde charge pour les entreprises de toutes tailles. Cependant, il existe aujourd'hui de nombreux systèmes automatisés de gestion de l'approbation des dépenses qui rendent le processus plus facile et plus précis.
Pour mettre en place un système de hiérarchie d'approbation pour votre organisation, déterminez d'abord quels sont vos besoins spécifiques. Par exemple, si vous êtes une entreprise ou une équipe dont les employés utilisent leur véhicule personnel pour le travail, vous pouvez utiliser une solution telle que TripLog.
Explication du système de hiérarchie d'approbation automatisé de TripLog
TripLog possède de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent de configurer un système hiérarchique d'approbation des dépenses hautement détaillé et personnalisé. Par exemple, vous pouvez configurer des mesures d'urgence en cas d'absence du bureau. Si un membre de l'équipe est absent, le rapport sera envoyé au superviseur suivant dans la chaîne. Il peut également être envoyé à un autre délégué d'approbation personnalisé.
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Les conducteurs suivent leur kilométrage à l'aide de TripLog suivi automatique du kilométrage et peuvent soumettre leurs rapports directement depuis l'application. Les responsables peuvent consulter tous les déplacements et dépenses de leurs chauffeurs en un seul endroit pratique sur le Tableau de bord Web TripLog.
Selon la manière dont une entreprise a configuré son système de hiérarchie d'approbation, les rapports de ce conducteur sont examinés par un ou plusieurs administrateurs avant d'être approuvés et soumis pour remboursement.
Configurez la hiérarchie d'approbation des dépenses de votre entreprise en une heure seulement
Il est clair que les avantages de la mise en place d'un système automatisé de hiérarchie d'approbation des dépenses sont importants. Non seulement votre équipe gagne beaucoup de temps, mais la réduction des coûts associés aux notes de dépenses manuelles peut être une véritable aubaine pour les finances de votre entreprise.
Si vous avez des employés mobiles qui suivent leur kilométrage à des fins de remboursement, TripLog est le système de gestion du kilométrage et des dépenses le plus personnalisable et le plus facile à utiliser du marché. Vous pouvez démarrer votre entreprise grâce à une hiérarchie complète d'approbation des dépenses en une heure seulement.
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