La importancia y el impacto de los trabajadores de la salud han sido objeto de atención durante el último año y medio como nunca antes. Durante la pandemia de la COVID-19, proveedores de atención médica de primera línea eran considerados trabajadores esenciales, arriesgando sus vidas para ayudar a mantener a las personas seguras y saludables.
La atención médica domiciliaria involucra a enfermeras, trabajadores sociales y otros proveedores que van a los hogares de los pacientes para ayudarlos con cualquier necesidad médica que necesiten sin tener que ir al consultorio del médico o al hospital. Estos servicios pueden abarcar desde la prestación de diversas formas de terapia, la administración de inyecciones y la mejora de la calidad de vida.
Sin embargo, dado que estos proveedores tienden a usar sus vehículos personales para viajar, es fundamental que hagan un seguimiento de sus millas y gastos. He aquí por qué.
Por qué los proveedores de atención médica domiciliaria deben hacer un seguimiento de su kilometraje (y gastos)
Incluso en comparación con otras industrias con una gran fuerza laboral móvil, los proveedores de atención médica domiciliaria dependen en gran medida de sus vehículos para realizar su trabajo. A pesar de su importancia tanto para las personas como para las comunidades a las que prestan servicio, los trabajadores de la salud a domicilio en los Estados Unidos ganan un salario promedio de solo 14,26 dólares, muy por debajo del salario mínimo digno promedio de 27,50 dólares (a partir de 2023).
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Por lo tanto, es muy importante asegurarse de que los proveedores de atención médica domiciliaria reciban cada centavo que se merecen. Estos trabajadores, que colectivamente hemos considerado esenciales, ya están luchando lo suficiente a medida que salimos de los desafíos sin precedentes de la pandemia de la COVID-19.
Inicio Las compañías de atención médica reembolsan las millas y permanecen en conformidad
Lo crea o no, en los Estados Unidos no existe una ley federal que obligue a las empresas a reembolsar a los empleados las millas recorridas. Algunos estados, como California, Illinois y Massachusetts, tienen sus propios requisitos, pero la mayoría de las empresas de EE. UU. tendrán su propia reembolso de millas procedimientos.
Dicho esto, si un empleado hace un seguimiento de sus millas y gastos y descubre que los gastos que acumuló mientras dirigía su negocio han provocado que su salario neto caiga por debajo del salario mínimo, según la ley federal requiere reembolso. El IRS proporciona una tasa de kilometraje, actualizada anualmente, que se basa en «un estudio anual de los costos fijos y variables de operar un automóvil».
El Tasa de millaje del IRS para 2024 es de 0,655 USD por las millas acumuladas al realizar negocios en un vehículo personal, pero este no es un requisito obligatorio. Si un empleador puede demostrar que los gastos en los que incurren sus empleados valen menos que esta tarifa, puede pagarles la tarifa que considere justa.
Aun así, las empresas suelen optar por ofrecer reembolsos por si las moscas. Si se descubre que no reembolsan lo suficiente, los empleados pueden demandar a sus respectivas empresas.
Por qué las empresas deberían reembolsar a los trabajadores de la salud a domicilio
Aunque no es un requisito federal, hay muchas razones por las que las empresas tienden a optar por ofrecer reembolsos. Por ejemplo, las empresas que ofrecen reembolsos tienden a tener más credibilidad, lo que atrae a candidatos de mayor calidad.
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Otra razón es la mayor supervisión que proporciona el seguimiento del kilometraje y los gastos. Por ejemplo, TripLog ofrece un panel de administración, lo que permite a los propietarios de empresas y a los especialistas en nómina la posibilidad de detectar ineficiencias, rastrear las solicitudes de reembolso fraudulentas y hacer cumplir las políticas de gastos.
Los reembolsos precisos en la atención médica domiciliaria son imprescindibles
Con salarios tan bajos como los de los trabajadores de la salud a domicilio, recibir un reembolso por el kilometraje y los gastos acumulados durante la actividad empresarial puede marcar la diferencia entre tener comida en la mesa de la familia o pasar hambre.
Cómo los proveedores de atención médica pueden rastrear con precisión su kilometraje
Hasta hace poco, los trabajadores que viajaban tenían que hacer un seguimiento manual de su kilometraje con cuadernos de registro en lápiz y papel, un sistema que puede ser fácilmente sujeto a fraude, ya sea involuntario o no. Incluso con la llegada de las hojas de Excel, los conductores tienen que introducir manualmente sus viajes, lo que puede llevar mucho tiempo.
Peor aún, cuando llega el momento de ofrecer reembolsos, un solo especialista en nómina puede recibir muchos documentos individuales de varios conductores. Deberán recopilar todos esos datos de forma manual, crear informes concisos y, de alguna manera, asegurarse de que los registros sean precisos.
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