L'importance et l'impact des professionnels de santé ont été mis en lumière au cours de la dernière année et demie comme jamais auparavant. Pendant la pandémie de COVID-19, prestataires de soins de santé de première ligne étaient considérés comme des travailleurs essentiels, au péril de leur vie pour contribuer à la sécurité et à la santé des personnes.
Les soins à domicile impliquent des infirmières, des travailleurs sociaux et d'autres prestataires qui se rendent au domicile des patients pour répondre à tous leurs besoins médicaux sans avoir à se rendre au cabinet du médecin ou à l'hôpital. Ces services peuvent aller de la fourniture de diverses formes de thérapie à l'administration d'injections et à l'amélioration de la qualité de vie.
Cependant, comme ces fournisseurs ont tendance à utiliser leur véhicule personnel pour voyager, il est primordial qu'ils suivent leur kilométrage et leurs dépenses. Voici pourquoi.
Pourquoi les prestataires de soins de santé à domicile doivent suivre leur kilométrage (et leurs dépenses)
Même si on les compare à d'autres secteurs employant une importante main-d'œuvre mobile, les prestataires de soins à domicile comptent beaucoup sur leurs véhicules pour effectuer leur travail. Malgré leur importance pour les individus et les communautés qu'ils desservent, les agents de santé à domicile aux États-Unis gagnent un salaire moyen de seulement 14,26$, bien en dessous de salaire minimum vital moyen de 27,50$ (à partir de 2023).
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Il est donc très important de veiller à ce que les prestataires de soins de santé à domicile reçoivent chaque centime qu'ils méritent. Ces travailleurs, que nous avons collectivement considérés comme essentiels, sont déjà suffisamment en difficulté alors que nous sortons des défis sans précédent de la pandémie de COVID-19.
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Croyez-le ou non, aux États-Unis, aucune loi fédérale n'oblige les entreprises à rembourser le kilométrage parcouru par les employés. Certains États, comme la Californie, l'Illinois et le Massachusetts, ont leurs propres exigences, mais la plupart des entreprises aux États-Unis auront leur propre entreprise remboursement du kilométrage procédures.
Cela dit, si un employé suit son kilométrage et ses dépenses et constate que les dépenses qu'il a accumulées dans le cadre de ses activités ont fait chuter son salaire net en dessous du salaire minimum, la loi fédérale nécessite un remboursement. L'IRS fournit un taux de kilométrage, mis à jour chaque année, qui est basé sur « une étude annuelle des coûts fixes et variables de la conduite d'une automobile ».
Le Taux de kilométrage IRS pour 2024 est de 0,655$ pour le kilométrage parcouru dans le cadre d'activités professionnelles dans un véhicule personnel, mais ce n'est pas une exigence stricte. Si un employeur peut prouver que les dépenses engagées par ses employés sont inférieures à ce taux, il peut leur payer le taux qu'il juge juste.
Pourtant, les entreprises choisissent souvent de proposer des remboursements pour plus de sécurité. S'ils sont pris en flagrant délit de sous-remboursement, les employés peuvent être en mesure de poursuivre leurs entreprises respectives en justice.
Pourquoi les entreprises devraient rembourser les travailleurs de la santé à domicile
Même s'il ne s'agit pas d'une exigence fédérale, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises ont tendance à choisir d'offrir un remboursement. Par exemple, les entreprises proposant des remboursements ont tendance à être plus crédibles, attirant ainsi des candidats de meilleure qualité.
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Une autre raison est la surveillance accrue assurée par le suivi du kilométrage et des dépenses. Par exemple, TripLog propose un tableau de bord d'administration, permettant aux propriétaires d'entreprises et aux spécialistes de la paie de détecter les inefficacités, suivre les demandes de remboursement frauduleuses et appliquer les politiques de dépenses.
Des remboursements exacts dans le domaine des soins de santé à domicile sont indispensables
Les salaires étant aussi bas que ceux des travailleurs de la santé à domicile, le remboursement du kilométrage et des dépenses effectuées dans le cadre de l'activité professionnelle peut faire toute la différence entre avoir de la nourriture pour la famille ou avoir faim.
Comment les prestataires de soins de santé peuvent suivre avec précision leur kilométrage
Jusqu'à récemment, les travailleurs itinérants devaient suivre manuellement leur kilométrage à l'aide de carnets de bord à stylo et papier, un système qui peut être facilement sujette à la fraude, que ce soit involontaire ou non. Même avec l'avènement des feuilles Excel, les conducteurs doivent saisir manuellement leurs trajets, ce qui peut prendre beaucoup de temps.
Pire encore, lorsque vient le temps de procéder aux remboursements, un seul spécialiste de la paie peut recevoir de nombreux documents individuels émanant de plusieurs conducteurs. Ils devront prendre manuellement toutes ces données, créer des rapports concis et s'assurer de l'exactitude des journaux.
Passez du stylo et du papier à une solution moderne
Il existe aujourd'hui des solutions qui peuvent rationaliser l'ensemble de ce processus du début à la fin, en le simplifiant et en éliminant tout risque d'erreur ou de fraude. TripLog est le plus puissant et le plus riche en fonctionnalités du secteur application de suivi du kilométrage pour les conducteurs, en aidant les employés mobiles à ne jamais manquer un kilomètre.
Pour les administrateurs, les propriétaires d'entreprises et les spécialistes de la paie, le tableau de bord Web de TripLog fournit des quantités inégalées de données et d'analyses, conçues pour aider les entreprises à lutter contre la fraude, à appliquer les politiques et à fournir des remboursements précis.
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