Antes de la pandemia de la COVID-19, solo una quinta parte de los adultos en los Estados Unidos trabajaba desde casa. Desde entonces, esa cifra ha aumentado a casi las tres cuartas partes, y más de la mitad de ellos declararon que preferirían seguir trabajando desde casa una vez finalizada la pandemia (Centro de Investigación Pew).
Con grandes empresas como Google, Facebook, y Amazon Al revisar permanentemente sus políticas de trabajo desde casa, es probable que la cultura laboral experimente un cambio drástico, que durará mucho más allá de este brote actual de coronavirus. Pero si los empleados que trabajan desde casa tienen que viajar a un cliente desde su casa, ¿cómo les beneficiará el reembolso de las millas?
Reglas de reembolso de millas
Cuando un empleado conduce desde su oficina (que no es su casa) para hacer negocios, las reglas son claras: según el IRS, esto se considera kilometraje deducible. Los gastos personales de transporte, por otro lado, no se pueden deducir, punto.
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Por ejemplo, si conduces de tu casa al trabajo por la mañana (o viceversa por la noche), no puedes deducir ese kilometraje. Los gastos personales de traslado también se refieren a los taxis, los Ubers, los autobuses, el metro, etc.
Antes de la COVID, incluso si los empleados viajaban directamente desde su residencia personal a una cita relacionada con el trabajo (una reunión con un cliente, trabajos de fontanería, etc.), esto se consideraría un viaje diario y, por lo tanto, no sería reembolsable.
Reembolso de millas desde casa
Dicho esto, la línea se vuelve borrosa cuando su casa es ahora la ubicación de su oficina. Supongamos que todo su equipo ha empezado a trabajar desde casa sin intención de volver a las antiguas formas de trabajo de oficina y le dicen que se reúna con un cliente al otro lado de la ciudad.
¿El viaje que hizo para llegar allí contaría como un viaje al trabajo, ya que conduce desde su casa hasta el lugar donde va a trabajar? ¿O se consideraría un negocio, ya que vas de tu lugar de trabajo a hacer negocios?
Puede deducir un viaje en coche desde su casa, si...
Todo lo que debe quedar claro (y bien documentado) es el hecho de que la oficina central del empleado cuenta como una oficina oficial de la empresa. Una vez establecido esto, el trayecto entre la oficina central y, por ejemplo, un cliente puede ser deducible.
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Sería bueno revisar también las regulaciones locales de su estado o municipio. Por ejemplo, el estado de Washington tiene requisitos muy específicos sobre cómo reembolso de millas funciona cuando los empleados viajan desde su oficina central para hacer negocios.
Reembolso de gastos a domicilio
¿Qué pasa con los gastos distintos del kilometraje? Supongamos que un empleado necesita dos monitores y se los proporcionan en la oficina, pero su casa no está tan bien equipada para trabajar en la oficina. Si bien, técnicamente, las empresas no están obligadas a reembolsar a los empleados las compras que puedan afectar a sus negocios, existen ciertas restricciones.
Según el Ley de Normas Laborales Justas, si los gastos acumulados relacionados con la empresa hacen que un empleado gane un salario neto inferior al mínimo, la empresa tendrá que reembolsarle, al menos hasta el punto en que sus ganancias netas sean iguales o superiores al salario mínimo.
Si sus empleados a domicilio ganan o están cerca del salario mínimo, es responsabilidad de la empresa reembolsarles. Esto incluye cuando utilizan sus bienes personales.
Si tenían que comprar un plan Wi-Fi más caro o una silla más ergonómica y esas compras podían hacer que un miembro de tu equipo cayera por debajo del salario mínimo, tu empresa está obligada a reembolsarles.
Cómo puede ayudar TripLog
El conjunto de herramientas de TripLog es una forma poderosa para que las empresas rastreen la kilometraje de la empresa y reembolsos de gastos. Con métodos de seguimiento precisos basados en GPS y seis opciones diferentes de inicio automático, las empresas han podido agilizar su proceso de aprobación y reducir 10 veces el tiempo de presentación manual de informes.
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