Avant la pandémie de COVID-19, seulement 1/5 des adultes aux États-Unis travaillaient à domicile. Ce chiffre est depuis passé à près des 3/4, et plus de la moitié d'entre eux ont déclaré qu'ils préféreraient continuer à travailler à domicile après la fin de la pandémie (Centre de recherche Pew).
Avec de grandes entreprises comme Google, Facebook, et Amazon en remaniant en permanence leurs politiques de travail à domicile, il est probable que la culture d'entreprise subira un changement radical, qui durera bien au-delà de l'épidémie actuelle de coronavirus. Mais si ces employés travaillant à domicile doivent se rendre chez un client depuis leur domicile, comment fonctionnera-t-il pour eux le remboursement du kilométrage ?
Règles de remboursement du kilométrage
Lorsqu'un employé quitte son bureau (hors domicile) pour faire des affaires, les règles sont claires : cela est considéré comme un kilométrage déductible selon l'IRS. Les frais de déplacement personnels, en revanche, ne peuvent pas être déduits, point final.
Connexe : Règle de l'IRS en matière de kilométrage domicile-travail : ce que les entreprises doivent savoir
Par exemple, si vous vous rendez au travail en voiture le matin (ou vice versa le soir), vous ne pouvez pas déduire ce kilométrage. Les frais de déplacement personnels concernent également les taxis, les Uber, les bus, les métros, etc.
Avant la COVID, même si les employés se déplaçaient directement de leur domicile personnel pour se rendre à un rendez-vous lié au travail (rendez-vous avec un client, travaux de plomberie, etc.), cela serait considéré comme un trajet domicile-travail et ne serait donc pas remboursable.
Remboursement du kilométrage en télétravail
Cela dit, la ligne devient floue lorsque votre maison est désormais l'emplacement de votre bureau. Supposons que votre équipe ait commencé à travailler à domicile sans avoir l'intention de revenir aux anciennes méthodes de travail de bureau et qu'on vous demande de rencontrer un client à l'autre bout de la ville.
Le trajet que vous avez pris pour vous y rendre serait-il considéré comme un trajet domicile-travail, étant donné que vous vous rendez de votre domicile à votre lieu de travail ? Ou est-ce que cela serait considéré comme une activité professionnelle, puisque vous quittez votre lieu de travail pour faire des affaires ?
Vous pouvez déduire un trajet en voiture de votre domicile, si...
Tout ce qui doit être précisé - et bien documenté -, c'est que le siège social de l'employé est considéré comme un bureau officiel de l'entreprise. Lorsque cela est établi, le trajet entre le bureau à domicile et, par exemple, un client peut donc être déductible.
Connexe : Exigences de remboursement du kilométrage par État
Il serait bon de revoir également les réglementations locales de votre État ou de votre municipalité. Par exemple, l'État de Washington a des exigences très spécifiques quant à la manière dont remboursement du kilométrage fonctionne lorsque les employés quittent leur domicile pour faire des affaires.
Remboursement des dépenses à domicile
Qu'en est-il des dépenses autres que le kilométrage ? Supposons qu'un employé ait besoin de deux écrans et qu'on en ait fourni au bureau, mais que son domicile n'est pas aussi bien équipé pour le travail de bureau. Bien que les entreprises ne soient pas techniquement tenues de rembourser les employés pour les achats effectués qui affecteront leurs activités, certaines restrictions s'appliquent.
Selon le Loi sur les normes de travail équitables, si les charges à payer liées à l'entreprise amènent un salarié à gagner un salaire net inférieur au salaire minimum, l'entreprise devra le rembourser, au moins jusqu'à ce que ses revenus nets soient égaux ou supérieurs au salaire minimum.
Si vos employés à domicile gagnent ou sont proches du salaire minimum, il est de la responsabilité de votre entreprise de les rembourser. Cela inclut le moment où ils utilisent leurs actifs personnels.
S'ils ont besoin d'acheter un forfait Wi-Fi plus cher ou une chaise plus ergonomique et que ces achats pourraient faire chuter le salaire minimum d'un membre de votre équipe, votre entreprise est obligée de le rembourser.
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Connexe : Que faire si vous oubliez de suivre votre kilométrage
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