Si utilizas tu vehículo personal para hacer negocios y planeas deducir tus millas de impuestos, o si eres un empleado recibiendo un reembolso, es importante que comprenda los diversos requisitos de mantenimiento de registros necesarios. Este artículo analizará los requisitos del registro de millas del IRS y las mejores maneras de registrar sus millas.
El IRS tiene reglas y regulaciones específicas relacionados con el seguimiento de su kilometraje. Además, es posible que su empleador también tenga sus propias pautas que deberá seguir.
Por qué los registros de kilometraje adecuados son importantes para el IRS
El IRS se toma muy en serio la documentación sobre el kilometraje por una sencilla razón: los gastos del vehículo son una de las deducciones fiscales más solicitadas. Sin los registros adecuados, corre el riesgo de que le nieguen sus deducciones o de enfrentarse a multas durante una auditoría.
El mantenimiento de registros contemporáneo es particularmente importante para el IRS. Esto significa registrar sus viajes a medida que ocurren, no reconstruirlos más adelante. Es más probable que el IRS cuestione los registros reconstruidos durante una auditoría.
¿Qué son los registros adecuados según lo define el IRS?
Cuando se trata de mantener registros adecuados, el Pautas del IRS son bastante sencillos. Incluyen:
- El kilometraje total de su empresa
- La acumulación total de millas durante el año (profesional y personal)
- La hora (fecha), el lugar (destino) y el propósito del viaje
Consejo de mejores prácticas: registre su actividad lo antes posible. No espere hasta más tarde esa noche o al día siguiente.
Formatos que acepta el IRS
Puede usar una variedad de formatos para su registro de millas del IRS. Puede ser un archivo CSV, PDF, Excel, etc. El formato no importa demasiado.
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Lo más importante es mantener registros precisos. Si es empleado, su empleador le dirá qué registros necesita y en qué formato deben estar.
Requisitos de registro digital
El IRS acepta los registros digitales de millas siempre que sean precisos y contengan toda la información requerida. Los registros electrónicos deben ser tan confiables como los registros en papel y deben respaldarse de manera segura.
Si bien el IRS no especifica formatos digitales particulares, sus registros deben ser de fácil acceso y lectura.
¿Cómo puedo mantener registros precisos de kilometraje?
Para simplificar las cosas, las empresas y los trabajadores autónomos han empezado a deshacerse de los registros manuales de kilometraje y gastos. Estos registros manuales pueden llevar mucho tiempo y ser tediosos, además de ser muy imprecisos.
Las modernas soluciones digitales de seguimiento y reembolso del kilometraje, como TripLog, facilitan más que nunca el seguimiento y pueden exportar los registros de kilometraje listos para el IRS. TripLog también le permite establecer reglas personalizadas, rastrear su flota en tiempo real y reembolsar con una precisión impecable.
¿Llevar un cuentakilómetros para leer cada viaje es un requisito del IRS?
Según el IRS, no es necesario que registre las lecturas del odómetro al principio y al final de cada uno de sus viajes. La única vez que tienes que registrar las lecturas del odómetro es al principio y al final del año (y si empiezas a usar un vehículo nuevo).
Dicho esto, si su empleador le reembolsa, es posible que tenga requisitos específicos que deberá cumplir.
Requisitos de seguimiento de millas del IRS
No hay requisitos específicos sobre cómo hacer un seguimiento de las millas. Lo importante es que debes registrar el kilometraje de cada viaje.
Para obtener la máxima precisión, las lecturas del odómetro deben tomarse al principio y al final de los viajes.
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Muchas personas optan por usar registros de kilometraje en bolígrafo y papel, pero con frecuencia pueden ser imprecisas y llevar mucho tiempo. Alternativamente, puede utilizar un GPS preciso aplicación de seguimiento de kilometraje como TripLog.
¿Debería registrar los viajes personales?
Si utiliza el mismo vehículo para fines comerciales y personales, es necesario que diferencie sus millas. Es mejor que presente la diferencia como un porcentaje, dividido entre millas personales y millas profesionales.
La mejor manera de gestionar tus viajes es con una aplicación de seguimiento de kilometraje como TripLog. Con solo deslizar el dedo, puedes clasificar fácilmente tus viajes como viajes de negocios o personales.
Además, TripLog le permite establecer reglas personalizadas que facilitan aún más el proceso. Por ejemplo, puedes configurar la aplicación para que clasifique automáticamente tu primer y último viaje del día (es decir, tu viaje al trabajo) como personales.
¿Durante cuánto tiempo debo guardar mis registros de millas?
En el caso de una auditoría o algo más que requiera que el IRS vea sus registros, debe tener guardados los registros de algunos años. El IRS dice lo siguiente sobre el mantenimiento de registros de millas y gastos:
«Por lo general, esto significa que debe mantener registros que respalden su deducción (o una partida de ingresos) durante 3 años a partir de la fecha en que presenta la declaración de impuestos sobre la renta en la que se solicita la deducción. Una declaración presentada anticipadamente se considera presentada en la fecha de vencimiento».
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Además de esto, puede haber algunas reglas diferentes si su empleador es uno de sus familiares.
¿Debo guardar copias de mis registros como empleado?
Por una razón u otra, siempre existe la posibilidad de que su empleador le pida que demuestre sus gastos. Por lo tanto, mantener registros detallados y adecuados es algo que todos los trabajadores móviles deben hacer.
En pocas palabras, no hay un método más fácil para mantener un registro preciso del kilometraje y los gastos que una aplicación moderna como TripLog. Nuestra aplicación guarda todos sus registros en un lugar práctico y les brinda a usted y a su empleador numerosas funciones de generación de informes.
Qué hacer si te auditan
En caso de una auditoría, el IRS puede solicitarle un registro de millas. Debes presentarlos en uno de los formatos que analizamos anteriormente en esta publicación.
Dicho esto, la forma más fácil y precisa de rastrear sus millas y gastos es a través de un sistema automático rastreador de millas de la empresa como TripLog. TripLog cumple con todos los requisitos de registro de millas del IRS y facilita el seguimiento del kilometraje.
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