Si vous utilisez votre véhicule personnel pour faire des affaires et envisagez de bénéficier de déductions fiscales sur votre kilométrage, ou si vous êtes employé se faisant rembourser, il est important que vous compreniez les différentes exigences en matière de tenue de registres. Cet article traite des exigences de l'IRS en matière de journal de kilométrage et des meilleures façons d'enregistrer vos miles.
L'IRS a des règles et réglementations spécifiques liés au suivi de votre kilométrage. En outre, votre employeur peut également avoir ses propres directives que vous devrez suivre.
Pourquoi les carnets de kilométrage appropriés sont importants pour l'IRS
L'IRS prend très au sérieux la documentation kilométrique pour une raison simple : les frais de véhicule sont l'une des déductions fiscales les plus fréquemment demandées. Sans dossiers appropriés, vous risquez de voir vos déductions refusées ou de vous exposer à des pénalités lors d'un audit.
La tenue de registres en temps réel est particulièrement importante pour l'IRS. Cela signifie qu'il faut enregistrer vos voyages au fur et à mesure qu'ils se produisent, et non les reconstituer plus tard. L'IRS est plus susceptible de remettre en question les dossiers reconstitués lors d'un audit.
Quels sont les enregistrements adéquats tels que définis par l'IRS ?
Lorsqu'il s'agit de tenir des registres adéquats, le Directives de l'IRS sont assez simples. Ils incluent :
- Le nombre total de kilomètres parcourus par votre entreprise
- Le kilométrage cumulé total pour l'année (professionnel + personnel)
- L'heure (date), le lieu (destination) et le but du voyage
Conseil de bonne pratique : enregistrez votre activité dès que possible. N'attendez pas plus tard dans la soirée ou le lendemain.
Formats acceptés par l'IRS
Vous pouvez utiliser différents formats pour votre journal de kilométrage IRS. Il peut s'agir d'un fichier CSV, PDF, Excel, etc. Peu importe le format.
Connexe : Que faire si vous oubliez de suivre vos miles
Le plus important est de tenir des registres exacts. Si vous êtes un employé, votre employeur vous indiquera les dossiers dont il a besoin et le format dans lequel ils doivent être.
Exigences relatives à l'enregistrement numérique
L'IRS accepte les journaux de kilométrage numériques tant qu'ils sont exacts et contiennent toutes les informations requises. Les dossiers électroniques doivent être aussi fiables que les documents papier et doivent être sauvegardés en toute sécurité.
Bien que l'IRS ne spécifie pas de formats numériques particuliers, vos dossiers doivent être facilement accessibles et lisibles.
Comment puis-je conserver des relevés de kilométrage précis ?
Pour simplifier les choses, les entreprises et les indépendants ont commencé à abandonner les journaux manuels de kilométrage et de dépenses. Ces journaux manuels peuvent être chronophages et fastidieux, en plus d'être très inexacts.
Les solutions numériques modernes de suivi et de remboursement du kilométrage, telles que TripLog, facilitent plus que jamais le suivi et permettent d'exporter des carnets de kilométrage compatibles avec l'IRS. TripLog peut également vous permettre de définir des règles personnalisées, de suivre votre flotte en temps réel et de rembourser avec une précision irréprochable.
Est-ce que prendre un odomètre pour lire chaque trajet est une exigence de l'IRS ?
Selon l'IRS, vous n'êtes pas obligé d'enregistrer les relevés de votre compteur kilométrique au début et à la fin de chacun de vos voyages. Vous ne devez enregistrer les relevés de votre compteur kilométrique qu'au début et à la fin de l'année (et si vous commencez à utiliser un nouveau véhicule).
Cela dit, si votre employeur vous rembourse, il se peut qu'il ait des exigences spécifiques que vous devrez respecter.
Exigences de suivi du kilométrage de l'IRS
Il n'y a aucune exigence particulière quant à la façon dont vous suivez votre kilométrage. L'important est que vous deviez enregistrer le kilométrage de chaque trajet.
Pour une précision maximale, les relevés du compteur kilométrique doivent être effectués au début et à la fin de vos trajets.
Connexe : 6 sanctions fiscales courantes de l'IRS pour les petites entreprises
De nombreuses personnes choisissent d'utiliser journaux de kilométrage à la plume et au papier, mais celles-ci peuvent souvent être imprécises et prendre beaucoup de temps. Vous pouvez également utiliser un GPS précis application de suivi du kilométrage comme TripLog.
Devez-vous enregistrer vos déplacements personnels ?
Si vous utilisez le même véhicule à des fins professionnelles et personnelles, il est nécessaire de différencier leurs miles. Il est préférable de présenter la différence sous forme de pourcentage, à répartir entre les miles personnels et professionnels.
La meilleure façon de gérer vos trajets est d'utiliser une application de suivi du kilométrage comme TripLog. D'un simple glissement de doigt, vous pouvez facilement classer vos voyages comme professionnels ou personnels.
En outre, TripLog vous permet de définir des règles personnalisées, ce qui facilite encore plus le processus. Par exemple, vous pouvez configurer l'application pour classer automatiquement vos premier et dernier déplacements de la journée (c'est-à-dire vos trajets domicile-travail) dans la catégorie « personnel ».
Combien de temps dois-je conserver mes relevés de kilométrage ?
Dans le cas d'un audit ou de toute autre activité qui obligerait l'IRS à consulter vos dossiers, vous devriez avoir enregistré quelques années de dossiers. L'IRS dit ceci à propos de la tenue des registres de kilométrage et de dépenses:
« En règle générale, cela signifie que vous devez conserver les registres à l'appui de votre déduction (ou d'un élément de revenu) pendant 3 ans à compter de la date à laquelle vous produisez la déclaration de revenus sur laquelle la déduction est demandée. Une déclaration déposée plus tôt est considérée comme déposée à la date d'échéance. »
Connexe : Règle de l'IRS en matière de kilométrage domicile-travail : ce que les entreprises doivent savoir
Parallèlement à cela, il peut y avoir des règles différentes si votre employeur est l'un de vos proches.
Dois-je conserver des copies de mes dossiers en tant qu'employé ?
Pour une raison ou une autre, il est toujours possible que votre employeur vous demande de prouver vos dépenses. Ainsi, tous les travailleurs mobiles devraient tenir des registres détaillés et adéquats.
En termes simples, il n'existe pas de méthode plus simple pour conserver un enregistrement précis de votre kilométrage et de vos dépenses qu'une application moderne comme TripLog. Notre application conserve tous vos dossiers en un seul endroit pratique et vous offre, à vous et à votre employeur, de nombreuses fonctionnalités de reporting.
Que faire si vous êtes audité
En cas d'audit, l'IRS peut vous demander des relevés de kilométrage. Vous devez les présenter dans l'un des formats dont nous avons parlé plus haut dans cet article.
Cela dit, le moyen le plus simple et le plus précis de suivre votre kilométrage et vos dépenses consiste à utiliser un système de suivi du kilométrage de l'entreprise comme TripLog. TripLog respecte toutes les exigences de l'IRS en matière de journal de kilométrage et facilite le suivi du kilométrage.
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