Los requisitos de reembolso de millas pueden ser un tema intimidante para muchas empresas, ya sean pequeñas o grandes empresas. Es importante saber cuándo debes reembolsar, ya que las normas pueden variar de un estado a otro.
En este artículo, analizaremos lo que los Estados Unidos exigen a nivel federal con respecto al reembolso de millas y lo que algunos estados están haciendo a nivel local. Dicho esto, consulta siempre las leyes locales de tu estado cuando tomes decisiones que puedan afectar a tu negocio.
Requisitos federales de reembolso de millas
En los Estados Unidos, no hay ningún mandato federal que obligue a las empresas a reembolsar a sus empleados las millas y los gastos de viaje. Dicho esto, hay algunos estados que tienen sus propias regulaciones específicas (más sobre esto más adelante).
En la mayoría de los estados, si un empleador exige que los trabajadores usen sus vehículos personales para fines comerciales, técnicamente pueden hacerlo sin ninguna promesa de reembolso.
La excepción a esta regla es si los gastos hacen que un empleado gane menos del salario mínimo. Pongamos un ejemplo: supongamos que un empleado fue a recoger unos periódicos a una tienda cercana de material de oficina.
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Si a ese empleado se le paga el salario mínimo, sus gastos relacionados con la conducción pueden hacer que se quede con menos del salario mínimo. Si ese fuera el caso, la ley federal le exige que le reembolse los gastos que harían que su salario neto cayera por debajo del salario mínimo.
Nota: Estos requisitos de reembolso no se tienen en cuenta para gastos como ir y venir del trabajo.
Por lo tanto, es fundamental utilizar un rastreador sólido de kilometraje y gastos en este tipo de escenarios. Por eso diseñamos TripLog desde cero para ser la última aplicación que su empresa necesitará al reembolsar el kilometraje.
Podrías evitar el reembolso... pero probablemente no deberías hacerlo.
La mayoría de las empresas estadounidenses reembolsarán a sus empleados hasta cierto punto, incluso a aquellos que ganen muy por encima del salario mínimo. Se trata de una decisión que uno debe tomar como propietario o gerente de una empresa, teniendo en cuenta ciertos factores un tanto intangibles, como la felicidad de los empleados y lo que la empresa puede pagar.
Por ejemplo, tener un plan de reembolso de gastos que cumpla con el IRS puede ayudar a su empresa a atraer empleados mejores y más calificados. Esto puede ahorrarle a su empresa dinero adicional a largo plazo, a pesar de que le cueste más a corto plazo.
Si crees que necesitas un gestor de reembolsos de millas y gastos detallado y fácil de entender, TripLog será tu mejor amigo.
¿Mi estado exige el reembolso de millas?
A partir de 2025, solo tres estados exigen por ley que las empresas reembolsen las millas de sus empleados - California, Illinois, y Massachusetts. Otros estados y jurisdicciones como Iowa, Montana, Nueva York, Pensilvania y Washington, D.C. puede exigir a las empresas que reembolsen otros gastos, pero no necesariamente el kilometraje.
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Otra posible complicación es el hecho de que algunos de esos otros estados pueden ofrecer reembolsos de millas a los empleados del gobierno a nivel estatal. Como siempre, si no estás seguro de lo que exige tu estado o jurisdicción para reembolsarte, consulta las leyes locales. También puedes pedirle ayuda adicional a un profesional de impuestos o a tu representante de recursos humanos.
¿Cuál es la tarifa de millas de mi estado?
Si es propietario de una empresa en cualquiera de esos tres estados (California, Illinois y Massachusetts), está obligado a reembolsar a sus empleados muchos de los gastos en los que incurran en nombre de su empresa. Uno de estos gastos es el kilometraje.
La mayoría de las empresas optan por utilizar la tarifa de millas estándar del IRS, aunque hay también otros métodos. Es importante que usted y su empresa mantengan un registro preciso de los gastos que acumulan sus empleados.
Si estás rastreando o reembolsando millas en cualquier otro estado, te recomendamos que utilices el Tarifa de kilometraje estándar para 2025 también de 70 centavos por milla.
Realice un seguimiento de sus millas y gastos con facilidad
Comprender qué estados o jurisdicciones requieren reembolso de millas es importante. Incluso si no vives en un estado que lo exija, las empresas deben seguir rastreando el kilometraje de sus empleados. Puede ser un método sólido para contratar empleados de alta calidad y mantenerlos contentos.
Afortunadamente, hay muchas herramientas excelentes a su disposición, y un miembro indispensable de su arsenal financiero debería ser TripLog. Nuestro rastreador de kilometraje y gastos es tan robusto y potente como fácil de usar.
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