Les exigences de remboursement du kilométrage peuvent être un sujet intimidant pour de nombreuses entreprises, qu'il s'agisse de petites entreprises ou d'entreprises. Il est important de savoir quand vous devez rembourser, car les réglementations peuvent varier d'un État à l'autre.
Dans cet article, nous discuterons de ce que les États-Unis exigent au niveau fédéral en matière de remboursement du kilométrage, et de ce que font certains États au niveau local. Cela dit, consultez toujours les lois locales de votre État lorsque vous prenez des décisions susceptibles d'affecter votre entreprise.
Exigences fédérales en matière de remboursement du kilométrage
Aux États-Unis, il n'existe aucun mandat fédéral obligeant les entreprises à rembourser à leurs employés les frais de kilométrage et de déplacement. Cela étant dit, certains états ont leurs propres réglementations spécifiques (nous y reviendrons plus tard).
Dans la plupart des États, si un employeur oblige les travailleurs à utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut techniquement le faire sans aucune promesse de remboursement.
L'exception à cette règle est si les dépenses font en sorte qu'un employé gagne moins que le salaire minimum. Prenons un exemple : supposons qu'un employé aille chercher du papier dans un magasin de fournitures de bureau voisin.
Connexe : Que faire si vous oubliez de suivre votre kilométrage
Si cet employé touche le salaire minimum, ses dépenses liées à la conduite peuvent lui faire empocher moins que le salaire minimum. Si tel est le cas, la loi fédérale vous oblige à leur rembourser les dépenses qui feraient chuter leur salaire net en dessous du salaire minimum.
Remarque : Ces exigences de remboursement ne sont pas prises en compte pour les dépenses telles que les trajets entre le domicile et le lieu de travail.
Il est donc primordial d'utiliser un outil robuste de suivi du kilométrage et des dépenses dans ce type de scénario. C'est pourquoi nous avons conçu TripLog sera la dernière application dont votre entreprise aura besoin lors du remboursement du kilométrage.
Vous pourriez éviter de rembourser... mais vous ne devriez probablement pas.
Aux États-Unis, la plupart des entreprises rembourseront leurs employés dans une certaine mesure, même ceux qui gagnent un salaire bien supérieur au salaire minimum. Il s'agit d'une décision que l'on doit prendre en tant que propriétaire ou dirigeant d'entreprise, en tenant compte de certains facteurs quelque peu intangibles tels que le bonheur des employés et les moyens de l'entreprise.
Par exemple, le fait de disposer d'un plan de remboursement des dépenses conforme à l'IRS peut aider votre entreprise à attirer des employés de meilleure qualité et plus qualifiés. Cela peut permettre à votre entreprise d'économiser de l'argent supplémentaire à long terme, même si cela vous coûte plus cher à court terme.
Si vous pensez avoir besoin d'un gestionnaire de remboursement des miles et des dépenses détaillé et facile à comprendre, TripLog sera votre meilleur ami.
Mon État exige-t-il le remboursement du kilométrage ?
En 2025, seuls trois États exigent légalement que les entreprises remboursent le kilométrage de leurs employés : Californie, Illinois, et Massachusetts. D'autres États et juridictions comme l'Iowa, le Montana, New York, la Pennsylvanie et Washington, D.C. peut obliger les entreprises à rembourser certaines autres dépenses, mais pas nécessairement le kilométrage.
Connexe : Explication du remboursement à taux fixe et variable (FAVR)
Une autre complication potentielle est le fait que certains de ces autres États peuvent offrir le remboursement du kilométrage aux employés du gouvernement au niveau de l'État. Comme toujours, si vous n'êtes pas sûr de ce que votre État ou votre juridiction exige pour vous rembourser, consultez les lois locales. Vous pouvez également demander une assistance supplémentaire à un professionnel de la fiscalité ou à votre représentant des ressources humaines.
Quel est le taux de kilométrage de mon État ?
Si vous êtes propriétaire d'une entreprise dans l'un de ces trois États (Californie, Illinois et Massachusetts), vous êtes obligé de rembourser à vos employés de nombreuses dépenses qu'ils engagent pour le compte de votre entreprise. L'une de ces dépenses est le kilométrage.
La plupart des entreprises choisissent d'utiliser le taux de kilométrage standard de l'IRS, bien qu'il existe d'autres méthodes également. Il est important pour vous et votre entreprise de tenir des registres précis des dépenses engagées par vos employés.
Si vous suivez ou remboursez des kilomètres dans un autre État, il est recommandé d'utiliser le Taux de kilométrage standard 2025 de 70 cents par mile également.
Suivez facilement votre kilométrage et vos dépenses
Comprendre les exigences des États ou des juridictions remboursement du kilométrage est important. Même si vous ne vivez pas dans un État qui l'exige, les entreprises devraient toujours suivre le kilométrage de leurs employés. Cela peut être une méthode efficace pour embaucher des employés de haute qualité et les garder heureux.
Heureusement, il existe de nombreux outils intéressants à votre disposition, et TripLog devrait être un membre indispensable de votre arsenal financier. Notre outil de suivi du kilométrage et des dépenses est aussi robuste et puissant que facile à utiliser.
Si vous voulez voir facilement combien vous pouvez économiser, consultez notre calculateur de remboursement du kilométrage. Pour en savoir plus, planifiez une démonstration Web en direct gratuite, ou consultez notre page de tarification pour commencer dès aujourd'hui.
