Si un conductor usa su vehículo para trabajar, es probable que pueda recuperar el dinero de sus impuestos o mediante reembolso de millas desde su lugar de trabajo. Sin embargo, ni el IRS ni un lugar de trabajo determinado pueden deducir mágicamente cuántas millas ha recorrido un conductor.
En pocas palabras, si un conductor tiene la intención de deducir el kilometraje de sus impuestos o recibir un reembolso de su lugar de trabajo, tendrá que hacer un seguimiento de su kilometraje. Hay varias maneras de hacerlo, pero hoy vamos a ver dos métodos populares: una aplicación de seguimiento del kilometraje (como TripLog!) o un registro de kilometraje en papel.
Uso de un libro de registro de kilometraje en papel
Si tiene la intención de deducir el kilometraje de sus impuestos, el El IRS tiene algunos requisitos de lo que necesitará su registro:
- El kilometraje total de tus viajes
- Fechas de los viajes
- Los lugares a los que condujiste
- El motivo de tus viajes
Un libro de registro de kilometraje normalmente tendrá estos campos. Otra opción popular entre quienes conducen para ir al trabajo es usar una diapositiva de Excel o Google Sheets.
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Sin embargo, en comparación con un rastreador digital de kilometraje moderno, esos métodos pueden tener muchos problemas. Supongamos que una empresa determinada tiene 20 empleados que realizan negocios en la carretera a diario y todos utilizan libros de registro de kilometraje manuales.
Cada uno de esos conductores debe asegurarse de que cada milla y cada gasto se rastreen con precisión. Después, todos tienen que transferir esa información, a mano, a una hoja de Excel.
Cuando la hoja de Excel llega al asociado de nómina, ya ha pasado por varias etapas propensas a errores que pueden resultar en reembolsos inexactos. De hecho, TripLog descubrió que más de una cuarta parte de todo el kilometraje registrado está sobredeclarado, lo que puede costar miles de dólares por empleado y millones de dólares al año en pérdidas de ingresos.
El uso de procesos manuales, como los libros de registro en papel, prácticamente no proporciona supervisión ni responsabilidad cuando ocurren tales cosas.
Los beneficios de una aplicación de seguimiento de millas
Tanto si es un conductor que sale a la carretera para hacer negocios como si el empleado de nómina le reembolsa, las ventajas de utilizar una solución digital moderna de seguimiento del kilometraje son numerosas.
Beneficio para los conductores
El seguimiento individual de todo lo que haces en la carretera es, sin duda, una molestia. Hacerlo manualmente es tedioso, lento e impreciso. Si un conductor tergiversa inadvertidamente su kilometraje, esto puede costarle a él o a su empresa miles de dólares al año.
Uso de un rastreador automático de kilometraje como TripLog es la mejor manera de garantizar que los conductores nunca pierdan una milla y que cada dólar ganado vaya al lugar correcto. Con potentes funciones como el seguimiento automático de los viajes, la captura de OCR y la integración de tarjetas bancarias, los conductores apreciarán un proceso de reembolso más ágil.
Inexactitudes en el registro de kilometraje
Los conductores deben realizar un seguimiento de cada viaje, ya sea de negocios o personales (incluidos los desplazamientos diarios). Terminar un viaje en coche y, a continuación, sacar un cuaderno de bitácora en papel e intentar anotar rápidamente información precisa puede provocar imprecisiones. Un rastreador digital de kilometraje elimina todo el trabajo preliminar, lo que permite a los conductores concentrarse en su trabajo.
Un digital rastreador de millas de la empresa también almacena todos los datos en la nube. Si un conductor pierde o daña su cuaderno de registro, puede perder horas y horas intentando recrear lo que acabará siendo registros en gran medida inexactos. Con TripLog, los conductores y sus gerentes pueden estar tranquilos sabiendo que sus datos son precisos, seguros y, lo mejor de todo, privados.
Beneficio para las empresas
TripLog ha descubierto que sus clientes han podido reducir sus procesos de aprobación en un 70% y, al mismo tiempo, aumentar la precisión del kilometraje en un 80% y lograr un aumento del 33% en la productividad de los empleados. Al dedicar menos tiempo a gestionar pilas de documentos, los miembros del equipo de nóminas y recursos humanos pueden ahorrar miles de horas al año.
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A medida que pasa el tiempo, las leyes y los reglamentos cambian y cambian. Las agencias tributarias, como el IRS o la CRA de Canadá, pueden sancionar severamente los reembolsos incorrectos. La aplicación de kilometraje y el panel de administración web de TripLog se mantienen actualizados con respecto a todas las normativas de todos los niveles, lo que garantiza la verificación de las auditorías.
El IRS recomienda que los registros se conserven durante 3 años a partir de la fecha de presentación en caso de que se produzca una auditoría. Incluso si las empresas digitalizan sus registros, eso no significa que vayan a organizarse. El potente panel web de TripLog brinda a las empresas la tranquilidad que desean y las capacidades de supervisión que se merecen.
Paper Log Book frente a la aplicación de seguimiento de millas: conclusión
Si bien el uso de un cuaderno de bitácora en papel es barato a corto plazo, la realidad de que los informes sean inexactos es una prueba suficiente para que las empresas hagan que sus empleados móviles pasen a utilizar un moderno rastreador digital de kilometraje. Los ahorros se obtienen en forma de horas perdidas y precisas reembolsos de millas, es obvio qué método es mejor.
Utilizando nuestro calculadora de ahorros en reembolsos de millas, puede comprobar los ahorros por sí mismo. Por ejemplo, si 20 miembros de tu equipo conducen una media de 50 millas en 10 viajes cada día en 2025, tu empresa se ahorrará casi 35 000$ en posibles pérdidas de ingresos y casi 1600 horas en total al evitar las entradas manuales.
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