Si un conducteur utilise son véhicule pour le travail, il est probable qu'il puisse se faire rembourser ses impôts ou via remboursement du kilométrage depuis leur lieu de travail. Cependant, ni l'IRS ni un lieu de travail donné ne peuvent déduire comme par magie le nombre de kilomètres parcourus par un conducteur.
En termes simples, si un conducteur a l'intention de déduire le kilométrage de ses impôts ou de se faire rembourser par son lieu de travail, il devra suivre son kilométrage. Il existe plusieurs façons de le faire, mais aujourd'hui, nous allons examiner deux méthodes populaires : une application de suivi du kilométrage (comme TripLog !) ou un carnet de kilométrage papier.
Utilisation d'un carnet de kilométrage en papier
Si vous avez l'intention de déduire le kilométrage de vos impôts, L'IRS a quelques exigences de ce dont votre journal aura besoin :
- Le kilométrage total de vos trajets
- Dates des voyages
- Les destinations que vous avez visitées
- La raison de vos voyages
Un carnet de kilométrage comporte généralement ces champs. Un autre choix populaire parmi ceux qui se rendent au travail en voiture est d'utiliser une diapositive Excel ou Google Sheets.
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Cependant, par rapport à un outil de suivi numérique du kilométrage moderne, ces méthodes peuvent présenter de nombreux problèmes. Supposons qu'une entreprise compte 20 employés qui font des affaires sur la route au quotidien et qui utilisent tous des carnets de kilométrage manuels.
Chacun de ces conducteurs doit s'assurer que chaque kilomètre et chaque dépense sont suivis avec précision. Ensuite, ils doivent tous transférer ces informations, à la main, sur une feuille Excel.
Au moment où la feuille Excel parvient au responsable de la paie, elle est passée par plusieurs étapes sujettes à des erreurs qui peuvent entraîner des remboursements inexacts. En fait, TripLog a constaté que plus du quart de tous les kilomètres enregistrés sont surdéclarés, ce qui peut coûter des milliers de dollars par employé et des millions de dollars par an en pertes de revenus.
L'utilisation de processus manuels tels que les journaux de bord papier ne permet pratiquement aucune supervision ou responsabilité lorsque de telles choses se produisent.
Les avantages d'une application de suivi du kilométrage
Que vous soyez un chauffeur qui prend la route pour faire des affaires ou que vous soyez le responsable de la paie qui le rembourse, les avantages de l'utilisation d'une solution numérique moderne de suivi du kilométrage sont nombreux.
Avantages pour les conducteurs
Le suivi individuel de tout ce que vous faites sur la route est, sans aucun doute, une corvée. Le faire manuellement est fastidieux, chronophage et imprécis. Si un conducteur présente par inadvertance une fausse déclaration concernant son kilométrage, cela peut lui coûter, à lui ou à son entreprise, des milliers de dollars par an.
À l'aide d'un système de suivi automatique du kilométrage comme TripLog est le meilleur moyen de s'assurer que les conducteurs ne ratent jamais un kilomètre et que chaque dollar gagné est versé au bon endroit. Grâce à de puissantes fonctionnalités telles que le suivi automatique des trajets, la capture OCR et l'intégration des cartes bancaires, les conducteurs peuvent profiter d'un processus de remboursement plus rationalisé.
Inexactitudes du carnet de kilométrage papier
Les conducteurs doivent suivre chaque trajet, qu'il soit professionnel ou personnel (y compris les trajets domicile-travail). Terminer un lecteur, puis sortir un journal de bord papier et tenter de noter rapidement des informations précises peut entraîner des inexactitudes. Un système de suivi numérique du kilométrage facilite la tâche et permet aux conducteurs de se concentrer sur leur travail.
Un numérique système de suivi du kilométrage de l'entreprise stocke également toutes les données dans le cloud. Si un conducteur perd ou endommage son journal de bord, cela peut lui faire perdre des heures et des heures à essayer de recréer ce qui finira par être des journaux largement inexacts. Avec TripLog, les conducteurs et leurs responsables peuvent avoir l'esprit tranquille en sachant que leurs données sont exactes, sécurisées et, mieux encore, privées.
Avantages pour les entreprises
TripLog a constaté que ses clients ont pu réduire leurs processus d'approbation de 70 % tout en augmentant la précision du kilométrage de 80 % et en augmentant de 33 % la productivité de leurs employés. En consacrant moins de temps à la gestion des piles de documents, les membres de l'équipe chargée de la paie et des ressources humaines peuvent économiser des milliers d'heures par an.
Au fil du temps, les lois et les règlements changent et changent. Les sanctions pour les remboursements incorrects peuvent être sévères de la part des agences fiscales comme l'IRS ou l'ARC du Canada. L'application de kilométrage et le tableau de bord d'administration Web de TripLog se tiennent au courant de toutes les réglementations à tous les niveaux, garantissant ainsi la protection contre les audits.
L'IRS recommande que les dossiers soient conservés pendant 3 ans à compter de la date de dépôt en cas d'audit. Même si les entreprises numérisent leurs dossiers, cela ne signifie pas qu'elles seront organisées. Le puissant tableau de bord Web de TripLog offre aux entreprises la tranquillité d'esprit qu'elles souhaitent et les fonctionnalités de supervision qu'elles méritent.
Carnet de bord papier ou application de suivi des kilomètres - Conclusion
Bien que l'utilisation d'un journal de bord papier soit peu coûteuse à court terme, la réalité des déclarations inexactes prouve suffisamment que les entreprises devraient demander à leurs employés mobiles de passer à un système de suivi numérique moderne du kilométrage. Avec des économies sous forme d'heures perdues et de précision remboursements de kilométrage, il est évident de savoir quelle méthode est la meilleure.
À l'aide de notre calculateur d'économies liées au remboursement du kilométrage, vous pouvez constater par vous-même les économies réalisées. Par exemple, si 20 membres de votre équipe parcourent en moyenne 80 miles en 10 trajets par jour en 2025, votre entreprise économisera près de 35 000 dollars en pertes de revenus potentielles et près de 1 600 heures au total en évitant les saisies manuelles.
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