Con la forma en que las personas trabajan ha cambiado drásticamente en los últimos años, muchas personas siguen trabajando desde casa. Según el Pew Research Center, «alrededor de un tercio (35%) de los trabajadores con trabajos que se pueden realizar de forma remota trabajan desde casa todo el tiempo».
Es posible que sus empleados le pidan que reembolse algunos de los costos en los que incurren mientras realizan negocios en nombre de su empresa que trabaja desde casa. Algunos de los gastos en los que pueden incurrir incluyen:
- Costos de Internet
- Equipo y hardware (ordenadores portátiles, auriculares, sillas de oficina, etc.)
- Electricidad
- Material de oficina (tinta de impresora, papel, etc.)
¿Estoy obligado por ley a reembolsar a mis trabajadores remotos?
No hay ninguna ley federal que le obligue a reembolsar a sus empleados los gastos laborales en los que incurran. La única excepción a esta regla es si sus gastos hacen que caigan por debajo del salario mínimo.
Sin embargo, algunos estados y jurisdicciones tienen leyes y reglamentos individuales con respecto al reembolso de gastos, incluidos los gastos relacionados con el teletrabajo y el trabajo remoto.
¿Qué estados exigen el reembolso de gastos para el trabajo remoto?
Los siguientes estados tienen algún tipo de ley de reembolso de gastos. Haga clic en el nombre del estado para obtener más información sobre sus requisitos específicos.
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¿Debería reembolsar los gastos de sus trabajadores remotos?
Como se mencionó anteriormente, no existe una ley federal que obligue a las empresas a reembolsar los gastos de sus trabajadores remotos. Sin embargo, la mayoría de las empresas optan por tener algún tipo de política de reembolso de gastos.
Ofrecer el reembolso de gastos puede ser una excelente manera de atraer y retener candidatos de alta calidad.
Elaboración de un plan de reembolso por trabajo desde casa
Si decide reembolsar los gastos de sus trabajadores remotos, debe tomarse el tiempo para desarrollar un plan de reembolso completo por escrito para eliminar cualquier confusión. Establezca pautas y límites específicos que sus equipos de nómina, recursos humanos y administración, así como sus empleados de la FMH, puedan seguir fácilmente.
Por ejemplo, si la factura de Internet de tu empleado es de 100$ al mes y calculas que un tercio de su día lo dedica a trabajar, le reembolsarás 33,33$ al mes por su conexión a Internet. Luego puedes aplicar una fórmula similar para otros gastos que reclamen tus empleados.
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¿Su equipo necesita ordenadores portátiles de trabajo específicos? ¿Las sillas de oficina ergonómicas son un gasto necesario? Dado que la mayoría de las jurisdicciones no tienen requisitos de reembolso específicos, la responsabilidad de decidir qué reembolsar o no reembolsar recae en usted.
¿Su empresa debe permanecer a distancia o volver a la oficina?
Si estás intentando decidir si debes permanecer alejado o llevar a la gente de vuelta a la oficina, esa puede ser una pregunta difícil. Esta es una pregunta multifacética que puede tener muchos ángulos.
Una de las maneras más fáciles de responder a esta pregunta es abordarla desde un punto de vista monetario. Si bien el costo inicial de, por ejemplo, comprar sillas de oficina para el hogar de un equipo puede parecer elevado, y «si bien estos costos se acumulan, es probable que sigan siendo inferiores a los costos de bienes raíces e instalaciones que implica tener gente trabajando en la oficina» (CAMARÓN).
Es posible que sus empleados también aprecien las ventajas que ofrece el trabajo remoto. La hora extra que duermen por la mañana y la hora extra que pasan con sus familias puede contribuir en gran medida a que su equipo aprecie su trabajo e incluso a aumentar su productividad.
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Seguimiento de los gastos del trabajo desde casa
Pase lo que pase, tus empleados deberán presentar un comprobante de sus gastos si quieren que se les reembolse. Un método sería recopilar todos sus recibos todos los meses y luego procesarlos manualmente uno por uno.
Este método requeriría una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo que simplemente no debería necesitar invertir. Afortunadamente, las herramientas y aplicaciones modernas hacen que el reembolso de gastos sea muy sencillo.
Las herramientas modernas facilitan el seguimiento de los gastos de trabajo remoto
A pesar de estar diseñadas para empresas con empleados móviles, las funciones de seguimiento de gastos de TripLog pueden ser utilizadas por cualquier empresa que necesite reembolsar a sus equipos. Sus trabajadores pueden introducir todos sus gastos en la aplicación TripLog y TripLog generará informes de gastos de alta calidad.
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¡Incluso pueden adjuntar recibos, conectar sus cuentas bancarias y las empresas pueden crear categorías de gastos personalizadas! Para obtener más información sobre Funciones de seguimiento de gastos de TripLog, programe hoy mismo una demostración web gratuita con nuestro equipo.
¿Los reembolsos de gastos de trabajo desde casa son deducibles de impuestos?
- «Hay una conexión empresarial con el gasto.
- Existe una contabilidad adecuada por parte del destinatario dentro de un período de tiempo razonable.
- Los reembolsos o anticipos en exceso se devuelven dentro de un período de tiempo razonable».
Si no se cumplen estos requisitos específicos, el reembolso se considera ingreso y, por lo tanto, debe declararse como sujeto a impuestos.
Deducción por oficina en casa para trabajadores remotos
Si es un empleado que tiene una oficina instalada en su hogar, no puede usar ni reclamar la deducción por oficina en casa. Esta deducción es únicamente para contratistas independientes y trabajadores por cuenta propia.
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Conclusión
El mundo posterior a la COVID puede ser un lugar difícil de navegar para las empresas. El panorama cambiante presenta muchos desafíos únicos para los propietarios de negocios.
Cuando se trata de reembolso de millas y gastos, soluciones como TripLog ayudan a aliviar parte de ese estrés e incertidumbre. Para obtener más información sobre TripLog kilometraje de la empresa soluciones, visite nuestro página de precios, o programar una demostración en vivo hoy.
