La façon dont les gens travaillent a radicalement changé ces dernières années, de nombreuses personnes travaillent toujours à domicile. Selon le Pew Research Center, « environ un tiers (35 %) des travailleurs dont le travail peut être effectué à distance travaillent à domicile en permanence ».
Vos employés vous demandent peut-être de rembourser certains des coûts qu'ils encourent lorsqu'ils exercent leurs activités pour le compte de votre entreprise en travaillant à domicile. Parmi les dépenses qu'ils peuvent engager, citons :
- Coûts liés à Internet
- Équipement et matériel (ordinateurs portables, écouteurs, chaises de bureau, etc.)
- Electricité
- Fournitures de bureau (encre d'imprimante, papier, etc.)
Suis-je légalement tenu de rembourser mes télétravailleurs ?
Aucune loi fédérale ne vous oblige à rembourser à vos employés les frais de travail qu'ils engagent. La seule exception à cette règle est si leurs dépenses les font tomber en dessous du salaire minimum.
Néanmoins, certains États et juridictions ont des lois et réglementations individuelles concernant le remboursement des dépenses, y compris les dépenses liées au télétravail et au travail à distance.
Quels États exigent le remboursement des dépenses pour le travail à distance ?
Les États suivants ont une sorte de lois sur le remboursement des dépenses. Cliquez sur le nom de l'État pour en savoir plus sur ses exigences spécifiques.
Connexe : Exigences de remboursement du kilométrage par État
Devez-vous rembourser les dépenses de vos télétravailleurs ?
Comme indiqué précédemment, aucune loi fédérale n'oblige les entreprises à rembourser les dépenses de leurs télétravailleurs. La plupart des entreprises choisissent toutefois d'avoir une sorte de politique de remboursement des dépenses.
Offrir le remboursement des dépenses peut être un excellent moyen d'attirer et de retenir des candidats de grande qualité.
Élaborer un plan de remboursement pour le travail à domicile
Si vous choisissez de rembourser les dépenses de vos télétravailleurs, vous devez prendre le temps d'élaborer un plan de remboursement écrit complet afin d'éliminer toute confusion. Définissez des directives et des limites spécifiques que vos équipes chargées de la paie, des ressources humaines et de gestion, ainsi que vos employés de la FMH, pourront facilement suivre.
Par exemple, si la facture Internet de votre employé est de 100$ par mois et que vous calculez qu'il passe 1/3 de sa journée à travailler, vous lui rembourserez 33,33$ par mois pour sa connexion Internet. Vous pouvez ensuite appliquer une formule similaire pour les autres dépenses réclamées par vos employés.
Connexe : Comment les employés travaillant à domicile déduisent leur kilométrage
Votre équipe a-t-elle besoin d'ordinateurs portables professionnels spécifiques ? Les chaises de bureau ergonomiques représentent-elles une dépense nécessaire ? Étant donné que la plupart des juridictions n'ont pas d'exigences spécifiques en matière de remboursement, il vous incombe de décider quoi rembourser ou ne pas rembourser.
Votre entreprise doit-elle rester à distance ou retourner au bureau ?
Si vous essayez de décider si vous devez rester à distance ou ramener des personnes au bureau, cela peut être une question difficile. Il s'agit d'une question à multiples facettes qui peut prendre de nombreux angles.
L'un des moyens les plus simples de répondre à cette question est de l'aborder d'un point de vue monétaire. Bien que le coût initial de l'achat de chaises de bureau pour le domicile de votre équipe, par exemple, puisse sembler élevé, « même si ces coûts s'additionnent, ils restent probablement inférieurs aux coûts de l'immobilier et des installations nécessaires pour faire travailler des personnes au bureau » (SHRM).
Vos employés apprécieront peut-être également les avantages du travail à distance. Les heures supplémentaires qu'ils peuvent passer à dormir le matin et les heures supplémentaires qu'ils peuvent passer avec leur famille peuvent grandement aider votre équipe à apprécier son travail et peuvent même améliorer sa productivité.
Connexe : Les 7 meilleures alternatives à Expensify
Suivi des dépenses liées au travail à domicile
Quoi qu'il en soit, vos employés devront fournir une preuve de leurs dépenses s'ils souhaitent être remboursés. Une méthode serait de rassembler tous leurs reçus chaque mois, puis de les traiter manuellement un par un.
Une telle méthode demanderait beaucoup de temps et d'efforts que vous ne devriez tout simplement pas avoir à investir. Heureusement, les outils et applications modernes facilitent grandement le remboursement des dépenses.
Des outils modernes facilitent le suivi des dépenses liées au travail à distance
Bien qu'elles soient conçues pour les entreprises dont les employés sont mobiles, les fonctionnalités de suivi des dépenses de TripLog peuvent être utilisées par toute entreprise ayant besoin de rembourser ses équipes. Vos employés peuvent saisir toutes leurs dépenses dans l'application TripLog, et TripLog produira des rapports de dépenses de haute qualité.
Connexe : Règle de l'IRS en matière de kilométrage domicile-travail : ce que les entreprises doivent savoir
Ils peuvent même joindre des reçus, connecter leurs comptes bancaires et les entreprises peuvent créer des catégories de dépenses personnalisées ! Pour en savoir plus sur Les fonctionnalités de suivi des dépenses de TripLog, planifiez une démonstration Web gratuite avec notre équipe dès aujourd'hui.
Les remboursements de frais liés au télétravail sont-ils déductibles des impôts ?
- « Ces dépenses ont un lien commercial.
- La comptabilité du bénéficiaire est adéquate dans un délai raisonnable.
- Les remboursements ou avances excédentaires sont remboursés dans un délai raisonnable. »
Si ces exigences spécifiques ne sont pas remplies, le remboursement est considéré comme un revenu et doit donc être déclaré comme imposable.
Déduction pour bureau à domicile pour les travailleurs à distance
Si vous êtes un employé qui a un bureau installé à votre domicile, vous ne pouvez pas utiliser ni demander la déduction pour bureau à domicile. Cette déduction concerne uniquement les entrepreneurs indépendants et les travailleurs indépendants.
Connexe : Êtes-vous un entrepreneur indépendant ou un employé ?
Conclusion
Le monde de l'après-COVID peut être difficile pour les entreprises. L'évolution du paysage présente de nombreux défis uniques pour les propriétaires d'entreprise.
Quand il s'agit de remboursement du kilométrage et des dépenses, des solutions telles que TripLog contribuent à atténuer une partie de ce stress et de cette incertitude. Pour en savoir plus sur TripLog kilométrage de l'entreprise solutions, visitez notre page de tarification, ou planifiez une démonstration en direct aujourd'hui.
