Usar una tarjeta de combustible o gasolina para su empresa puede ser una excelente manera de rastrear la situación de su empresa. reembolsos de millas, y usar una tarjeta de combustible junto con una aplicación de seguimiento de kilometraje es aún mejor. Hoy le mostraremos los beneficios de usar ambas herramientas y cómo pueden ahorrarle tiempo, dinero y estrés a su empresa.
¿Cómo funcionan las tarjetas de combustible?
Una tarjeta de combustible es una tarjeta de crédito que se asigna a los empleados y que les permite comprar gasolina (y con frecuencia otros gastos del vehículo) en una red de ubicaciones aceptadas.
Como propietario de una empresa, te permiten controlar los gastos, lo que te permite ver cuánto combustible consume tu equipo. Además, las tarjetas de combustible suelen incluir ventajas especiales, como descuentos y recompensas.
Por lo general, las organizaciones utilizan las tarjetas de combustible para los vehículos de la empresa que se utilizan constantemente con fines comerciales. Estas tarjetas pueden ir desde unos pocos coches hasta flotas de miles de vehículos, por lo que elegir la tarjeta de combustible adecuada (y la herramienta adecuada que te ayude a gestionar tus gastos) puede ser un paso importante para ahorrar dinero.
El empleado conduce el automóvil y puede usar la tarjeta para los gastos relacionados con ese automóvil. El combustible, el aceite, las reparaciones e incluso las compras en tiendas de conveniencia a menudo se pueden comprar con una tarjeta de combustible.
En comparación con las tarjetas de crédito normales, una tarjeta de combustible generalmente les dará a los propietarios de negocios un mayor control sobre los gastos de sus empleados. Por ejemplo, muchas tarjetas de combustible permiten al gerente no permitir las compras en las tiendas de conveniencia de las gasolineras y solo les permiten comprar combustible.
Cómo elegir la tarjeta de combustible adecuada
Elegir la tarjeta de combustible adecuada es una decisión importante para una empresa. Algunas tarjetas de combustible pueden tener un costo mensual más alto, pero te devuelven más dinero por galón que las más baratas.
Como gerente o propietario de un negocio, tendrá que calcular cuántos galones espera usar. La mayoría de las compañías de tarjetas de combustible ofrecen diferentes paquetes según la cantidad que probablemente se utilice la tarjeta.
Calcular el retorno de la inversión no tiene por qué ser difícil, y muchos proveedores de tarjetas de combustible ofrecen métodos para determinar la mejor tarjeta de combustible para sus necesidades. Dicho esto, es importante que haga su debida diligencia para asegurarse de maximizar sus ganancias.
Al igual que con cualquier inversión mensual, cuanto más la utilices, más probabilidades tendrás de pagar por un paquete de gama alta. Para obtener más consejos para ahorrar dinero, consulta nuestra calculadora de descuentos en reembolsos de millas aquí!
Por qué necesita usar un registro de millas con su tarjeta de combustible
Mira, ya estamos a una quinta parte del siglo XXI. La tecnología moderna ha hecho que casi todas las facetas de nuestras vidas sean más fáciles, y la administración del dinero y los gastos no es una excepción.
Conectar tu tarjeta de combustible a un registro de kilometraje avanzado y fácil de usar, como TripLog le dará aún más control sobre sus gastos, lo que le permitirá ahorrar dinero, estrés y esfuerzo. El IRS (o la CRA o HMRC si su empresa tiene su sede en Canadá o el Reino Unido, respectivamente) le exigen que diferencie el combustible y el kilometraje según el uso (comercial, personal, etc.).
Claro, puedes hacer que tu equipo imprima sus recibos y hacer que hagan un seguimiento del uso del kilometraje en un cuaderno de bitácora en bolígrafo y papel o una hoja de cálculo, pero eso lo deja expuesto al fraude (intencional o no). Además, si su flota de vehículos se cuenta por cientos o miles, hacer un seguimiento de los gastos con herramientas imprecisas y anticuadas puede resultar difícil y puede costarle mucho dinero en gastos generales.
Sin utilizar un rastreador preciso de kilometraje y gastos, pueden presentar sus gastos personales como gastos comerciales, informar falsamente sobre su kilometraje, enviar más de lo presupuestado, y la lista continúa.
Lo último que quiere cualquier empresa es que el servicio tributario de su país respire en su cuello. El uso de un rastreador de kilometraje preciso es imprescindible para que tu equipo rinda cuentas.
Cómo elegir el rastreador de kilometraje adecuado
En primer lugar, tu rastreador tendrá que poder conectarse a tu tarjeta bancaria. Afortunadamente, aquí en TripLog tenemos todo lo que necesitas. TripLog capturará y calculará automáticamente el kilometraje y los gastos, a la vez que mantendrá la privacidad de los empleados.
Incluso si sigues usando recibos, TripLog te permite tomar fotos de ellos, lo que te permite clasificar tus gastos y transacciones de forma fácil y sencilla. Además, el panel de administración intuitivo de TripLog le brinda un control total sobre el consumo de gas y otros gastos de sus empleados.
En conclusión
A pesar de que COVID-19 tiene resultó en el menor uso de gasolina en los Estados Unidos desde hace décadas, muchas empresas siguen utilizando vehículos y flotas de la empresa. Al salir de este período de dificultad e incertidumbre, la vida volverá a la normalidad de forma lenta (pero segura).
Aun así, si utilizas vehículos de la empresa, es fundamental que utilices una forma eficiente y rentable de gestionar el gasto de combustible de tus empleados. Si opta por utilizar una tarjeta de gasolina, no cabe duda de que debe combinarla con una potente herramienta de kilometraje de la empresa como TripLog.
Para empezar con TripLog, visita nuestra página de precios o programe una demostración web en vivo gratuita para obtener más información.
