L'utilisation d'une carte de carburant ou d'essence pour votre entreprise peut être un excellent moyen de suivre la situation de votre entreprise remboursements de kilométrage, et en utilisant une carte de carburant en association avec un application de suivi du kilométrage c'est encore mieux. Aujourd'hui, nous allons vous montrer les avantages de l'utilisation de ces deux outils et la manière dont ils peuvent faire économiser du temps, de l'argent et du stress à votre entreprise.
Comment fonctionnent les cartes carburant ?
Une carte de carburant est une carte de crédit que vous attribuez à vos employés et qui leur permet d'acheter de l'essence (et souvent d'autres dépenses liées à leur véhicule) auprès d'un réseau de points de vente acceptés.
En tant que propriétaire d'entreprise, ils vous permettent de contrôler les dépenses, ce qui vous permet de voir la quantité de carburant consommée par votre équipe. De plus, les cartes de carburant comportent souvent des avantages spéciaux tels que des remises et des récompenses.
En général, les cartes carburant sont utilisées par les organisations pour les véhicules de société qui sont régulièrement utilisés à des fins professionnelles. Cela peut aller de quelques voitures à des parcs de milliers de véhicules. Choisir la bonne carte carburant (et le bon outil pour vous aider à gérer vos dépenses) peut être une étape importante pour économiser de l'argent.
L'employé conduit la voiture et peut utiliser la carte pour les dépenses liées à cette voiture. Le carburant, l'huile, les réparations et même les achats dans les magasins de proximité peuvent souvent être achetés avec une carte de carburant.
Comparée aux cartes de crédit ordinaires, une carte de carburant permet généralement aux propriétaires d'entreprise de mieux contrôler les dépenses de leurs employés. Par exemple, de nombreuses cartes de carburant permettent au gérant de ne pas autoriser les achats dans les stations-service et de lui permettre uniquement d'acheter du carburant.
Choisir la bonne carte carburant
Choisir la bonne carte carburant est une décision importante pour une entreprise. Certaines cartes de carburant peuvent avoir un coût mensuel plus élevé, mais vous remboursent plus par gallon que les cartes moins chères.
En tant que gérant ou propriétaire d'entreprise, vous devrez calculer le nombre de gallons que vous comptez utiliser. La plupart des sociétés de cartes de carburant proposent différents forfaits en fonction de l'utilisation probable de la carte.
Le calcul de votre retour sur investissement ne doit pas être difficile, et de nombreux fournisseurs de cartes carburant proposent des méthodes pour déterminer la carte carburant la mieux adaptée à vos besoins. Cela dit, il est important que vous fassiez preuve de diligence raisonnable pour vous assurer de maximiser vos profits.
Comme pour tout investissement mensuel, plus vous l'utilisez, plus vous aurez envie de payer pour un forfait haut de gamme. Pour d'autres conseils pour économiser de l'argent, consultez notre calculateur d'économies sur le remboursement du kilométrage ici!
Pourquoi devez-vous utiliser un journal de kilométrage avec votre carte de carburant
Écoutez, nous sommes déjà au cinquième du 21e siècle. La technologie moderne a facilité à peu près tous les aspects de notre vie, et la gestion de l'argent et des dépenses ne fait pas exception.
Connecter votre carte carburant à un journal de kilométrage avancé et facile à utiliser comme TripLog vous permettra de mieux contrôler vos dépenses, ce qui vous permettra d'économiser de l'argent, du stress et des efforts. L'IRS (ou le CRA ou le HMRC si votre entreprise est basée au Canada ou au Royaume-Uni, respectivement) vous oblige à différencier le carburant et le kilométrage en fonction de votre utilisation (professionnelle, personnelle, etc.).
Bien sûr, vous pourriez demander à votre équipe d'imprimer ses reçus et de suivre son utilisation du kilométrage dans un journal de bord à stylo et papier ou une feuille de calcul, mais ça vous expose à la fraude (intentionnel ou non intentionnel). De plus, si votre parc de véhicules se compte par centaines ou par milliers, le suivi des dépenses à l'aide d'outils imprécis et désuets peut s'avérer difficile et pourrait vous coûter très cher en frais généraux.
Sans utiliser un outil de suivi précis du kilométrage et des dépenses, ils peuvent soumettre leurs dépenses personnelles en tant que dépenses professionnelles, déclarer faussement leur kilométrage, soumettre plus que ce qui était prévu dans le budget, et la liste est longue.
La dernière chose qu'une entreprise souhaite, c'est que le service des recettes de son pays lui souffle dessus. Il est impératif d'utiliser un outil de suivi du kilométrage précis pour responsabiliser votre équipe.
Choisir le bon outil de suivi du kilométrage
Tout d'abord, votre traceur devra pouvoir se connecter à votre carte bancaire. Heureusement, chez TripLog, nous avons ce qu'il vous faut. TripLog saisira et calculera automatiquement votre kilométrage et vos dépenses, tout en préservant la confidentialité des employés.
Même si vous utilisez toujours des reçus, TripLog vous permet de les prendre en photo, ce qui vous permet de classer facilement et simplement vos dépenses et vos transactions. De plus, le tableau de bord d'administrateur intuitif de TripLog vous permet de contrôler totalement la consommation d'essence de vos employés et les autres dépenses.
En conclusion
Même si la COVID-19 a a entraîné la plus faible consommation d'essence Aux États-Unis depuis des décennies, de nombreuses entreprises utilisent encore des voitures et des flottes de société. À la fin de cette période de difficultés et d'incertitudes, la vie reviendra lentement (mais sûrement) à la normale.
Malgré tout, si vous utilisez des véhicules de fonction, il est primordial que vous utilisiez un moyen efficace et rentable de gérer les dépenses en carburant de vos employés. Si vous choisissez d'utiliser une carte d'essence, vous devez absolument la coupler à une puissante outil de kilométrage de l'entreprise comme TripLog.
Pour commencer à utiliser TripLog, consultez notre page de tarification ou planifiez une démonstration Web en direct gratuite pour en savoir plus.
