Si vous êtes un employeur ou un employé du Texas qui s'occupe fréquemment de voyages liés au travail, il est essentiel de comprendre les tenants et les aboutissants du remboursement du kilométrage. Que votre équipe se rende à des rendez-vous avec des clients, transporte des marchandises ou fasse des courses pour votre entreprise, les kilomètres s'additionnent, tout comme les coûts qui y sont associés.
Le remboursement du kilométrage n'est pas une simple courtoisie ; dans de nombreux cas, il s'agit d'une obligation légale. Même si ce n'était pas le cas, remboursement des kilomètres parcourus par les employés est une bonne pratique commerciale qui peut contribuer à la satisfaction et à la rétention des employés.
Connexe : Exigences de remboursement du kilométrage par État
Alors que les lois fédérales énoncent certaines règles générales pour le remboursement des miles, le Texas possède son propre ensemble de lois et de réglementations que les employeurs et les employés doivent connaître. Que vous soyez un employeur qui souhaite mettre en place une politique de remboursement des miles par l'entreprise ou un salarié souhaitant connaître vos droits, cet article est fait pour vous !
Le Texas exige-t-il le remboursement du kilométrage ?
Techniquement, le Texas n'exige pas le remboursement du kilométrage au niveau de l'État. Mais ce n'est pas tout !
Au niveau fédéral, la Fair Labor Standards Act (FLSA) n'oblige pas explicitement les employeurs à rembourser le kilométrage. Cependant, il indique que les dépenses liées au travail, y compris le kilométrage, ne doivent pas amener le taux horaire effectif d'un employé en dessous du salaire minimum fédéral.
Si le salaire de vos employés est inférieur au salaire minimum, cela peut poser de nombreux problèmes aux entreprises. Le non-respect de pratiques équitables peut entraîner des litiges juridiques.
Cela signifie que, bien que cela ne soit pas obligatoire, le suivi et le remboursement du kilométrage des employés au Texas sont très importants. Dans cette optique, la plupart des entreprises dont les employés sont mobiles choisissent toujours de rembourser le kilométrage de leur équipe.
Explication du taux de remboursement du kilométrage au Texas
Quel est le taux de kilométrage au Texas en 2025 ?
Comme il n'existe aucune exigence au niveau de l'État du Texas ou au niveau fédéral pour rembourser le kilométrage des employés, il n'existe aucun taux spécifique que les entreprises texanes doivent utiliser lorsqu'elles remboursent le kilométrage de leurs employés.
Tant que le salaire net de l'employé est supérieur au salaire minimum de l'État, les entreprises texanes peuvent choisir le type de taux ou de méthode de remboursement de leur choix. Néanmoins, pour faciliter les choses, la plupart des entreprises choisissent d'utiliser le taux de kilométrage standard de l'IRS.
Utilisation du taux de kilométrage standard de l'IRS au Texas
Chaque année, le Internal Revenue Service (IRS) publie les taux de kilométrage standard, qui servent de ligne directrice pour le remboursement. Les taux de l'IRS prennent en compte des facteurs tels que les coûts de carburant, l'entretien des véhicules et la dépréciation.
Connexe : Comment calculer votre kilométrage pour les taxes ou le remboursement
Au 1er janvier 2025, le taux de kilométrage standard est de 0,70 cent par mile. Cela signifie que pour chaque kilomètre parcouru par vos employés, vous leur remboursez 0,70$. S'ils ont parcouru 100 miles, vous leur remboursez 70,00$.
Malgré l'absence de lois spécifiques imposant le remboursement des miles, les employeurs ont toujours tendance à élaborer des politiques de remboursement des miles adaptées à leur entreprise.
Remboursement du kilométrage au Texas - Quels employés remboursez-vous ?
Déterminer qui est éligible au remboursement du kilométrage au Texas peut parfois être une tâche complexe. Les entreprises du Texas doivent garder à l'esprit certaines choses.
Statut de l'employé
- Employés à temps plein : En règle générale, les employés à temps plein ont droit au remboursement du kilométrage pour les déplacements liés au travail qui ne font pas partie de leurs déplacements habituels.
- Employés à temps partiel : L'éligibilité des employés à temps partiel peut varier en fonction de la politique de l'entreprise. Assurez-vous de consulter le manuel de votre employé ou votre service des ressources humaines pour obtenir des directives spécifiques.
- Entrepreneurs et Travailleurs indépendants: En règle générale, les entrepreneurs indépendants et les travailleurs indépendants ne sont pas éligibles au remboursement du kilométrage, car ils sont considérés comme leurs propres employeurs. Cependant, les frais de voyage peuvent souvent être négociés dans le cadre des termes du contrat.
Type de voyage
- Réunions avec les clients : Les déplacements vers les bureaux des clients ou les réunions hors site sont généralement éligibles à un remboursement.
- Courses et courses d'approvisionnement : Si vous récupérez des fournitures ou faites des courses pour le compte de l'entreprise, ces miles devraient être remboursables.
- Formations et conférences : La participation à des sessions de formation, à des séminaires ou à des conférences liés au travail donne généralement droit au remboursement du kilométrage.
- Trajet régulier : Les trajets réguliers vers et depuis votre lieu de travail habituel ne sont généralement PAS éligibles au remboursement du kilométrage.
Propriété du véhicule
- Véhicules personnels : Le remboursement du kilométrage est le plus courant lorsque les employés utilisent leur véhicule personnel pour des activités liées au travail.
- Véhicules de société : Si vous utilisez un véhicule de fonction, les règles de remboursement peuvent différer. En général, tous les frais associés sont couverts par l'employeur, ce qui rend le remboursement du kilométrage inutile.
Implications fiscales pour le remboursement du kilométrage au Texas
Les considérations fiscales sont un aspect souvent négligé du remboursement du kilométrage, mais ils sont importants tant pour les employeurs que pour les employés. Pour les employeurs, les remboursements de miles effectués au taux standard de l'IRS sont généralement des dépenses professionnelles déductibles fiscalement.
En tant qu'employé, les remboursements reçus au taux de l'IRS ne sont généralement pas considérés comme un revenu imposable. Cependant, tout remboursement dépassant le taux de l'IRS peut être soumis à une taxation.
Explication du remboursement du kilométrage au Texas - Conclusion
S'y retrouver dans le monde du remboursement des miles au Texas peut sembler compliqué à première vue, mais avec les bonnes informations, les employeurs et les employés peuvent tirer le meilleur parti de cet important avantage sur le lieu de travail.
Le remboursement du kilométrage n'est pas simplement un avantage, mais le reflet de pratiques équitables sur le lieu de travail et du respect mutuel entre employeurs et employés. En comprenant les règles et les meilleures pratiques, vous pouvez garantir un processus de remboursement équitable et fluide qui profite à toutes les personnes impliquées.
Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d'une politique de remboursement des miles pour votre équipe ? Planifiez un appel pour parler à un agent TripLog dès aujourd'hui!
