El costos reales del seguimiento y reembolso manual del kilometraje a menudo puede sorprender a las empresas, especialmente a las que aún no lo están adoptando métodos modernos de seguimiento del kilometraje.
Según nuestros datos de seguimiento internos, hemos descubierto que muchos conductores estaban inflando su kilometraje en casi un 30%, lo que podría costar a las empresas miles y miles de dólares al año en reembolsos incorrectos y fraudulentos. Analicemos lo que esto significa y cómo las empresas pueden usar TripLog para proteger sus intereses financieros.
Kilometraje sobredeclarado: los números
Entre enero de 2018 y enero de 2021, descubrimos que aproximadamente 2,8 millones de viajes estaban sobredeclarados. De los 52,33 millones de millas registrados entre esos viajes, descubrimos que estaban inflados en un 27,2% para un total de 14,26 millones de millas.
Cuando los conductores informaban manualmente (es decir, no utilizaban la aplicación para hacer un seguimiento automático de su kilometraje), ese número crece hasta el 28,9%. Con un promedio de 0,58 USD por milla durante ese período, esto representaría aproximadamente 8,2 millones de dólares en reembolsos incorrectos y fraudulentos.
Esa cifra solo tiene en cuenta el uso de TripLog. Si se tienen en cuenta todos los empleados móviles de EE. UU., especialmente aquellos siguen rastreando su kilometraje con registros de bolígrafo y papel, el número aumenta rápidamente de forma exponencial.
Por ejemplo, supongamos que un conductor hizo un viaje e informó manualmente que le llevó 30 millas cuando en realidad solo le llevó 20. TripLog compara la ruta registrada por nuestro rastreador automático de kilometraje o una entrada manual determinada para Datos de Google Maps.
Si Google Maps informa que el viaje realmente duró 20 millas, puede provocar que se denuncie en exceso. Gracias a TripLog, esos viajes se marcaron de inmediato y se corrigieron fácilmente, pero es mucho más probable que las empresas que siguen utilizando métodos manuales de presentación de informes y procesamiento no detecten esos errores.
La solución sencilla para el kilometraje sobrevalorado
El exceso de kilometraje registrado es un gran problema para todas las empresas que siguen haciendo un seguimiento manual del kilometraje de sus equipos, pero no tiene por qué serlo.
Haga que su equipo comience con TripLog en tan solo una hora y evite el exceso de kilometraje registrado. Su equipo también verá enormes ahorros en tiempo y mano de obra.!
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Fraude de gastos: ¡más común de lo que cree!
Según el Asociación mundial de viajes de negocios, el 19% de todos los informes de gastos contienen errores y se necesitan casi 20 minutos para corregir estos problemas. Incluso si una empresa emplea solo a unos pocos conductores, estos errores pueden acumularse rápidamente en un solo período de pago, en términos de costes, en reembolsos y mano de obra incorrectos.
De hecho, el tipo más común de fraude de gastos es reembolso de millas. Los empleados que hacen negocios en sus propios vehículos suelen aumentar sus millas para recibir fondos adicionales de su empleador.
Incluso antes de la pandemia de la COVID-19, el fraude en la presentación de informes de gastos iba en aumento. Según Encuesta sobre fraude de gastos de 2019 de Chrome River, un promedio del 5% de los empleados cometieron fraude en la denuncia de gastos ese año. Quizás lo más importante es la forma en que se presentaban estos gastos.
Los empleados tenían más probabilidades de cometer fraudes en la presentación de informes de gastos cuando, ¡lo has adivinado! - estaban enviando recibos de forma manual o con seguimiento en hojas de cálculo. Más del 9% de los empleados que presentaron sus gastos de esta manera cometieron acciones fraudulentas al hacer el seguimiento de los gastos, por lo general inflando pequeños gastos que tenían menos probabilidades de ser notados.
Cambie a una solución moderna
Los verdaderos costos del kilometraje manual y el seguimiento de los gastos deberían sorprender a los propietarios de negocios, pero existen soluciones fáciles de implementar. Por ejemplo, TripLog ha hecho posible y asequible que las empresas obtengan informes exactos sobre el kilometraje, los pongan todos en un formato legible y ahorren tiempo a su equipo de contabilidad, lo que ayuda a detener el fraude.
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