Le coûts réels du suivi manuel du kilométrage et du remboursement peut souvent surprendre les entreprises, en particulier celles qui n'adoptent pas encore méthodes modernes de suivi du kilométrage.
Selon nos données de suivi internes, nous avons découvert que de nombreux conducteurs augmentaient leur kilométrage de près de 30 %, ce qui pourrait coûter aux entreprises des milliers et des milliers de dollars par an en remboursements incorrects et frauduleux. Discutons de ce que cela signifie et comment les entreprises peuvent utiliser TripLog pour protéger leurs intérêts financiers.
Kilométrage surdéclaré : les chiffres
Entre janvier 2018 et janvier 2021, nous avons constaté qu'environ 2,8 millions de voyages avaient été surdéclarés. Sur les 52,33 millions de miles enregistrés au cours de ces voyages, nous avons constaté qu'ils étaient gonflés de 27,2 % pour un total de 14,26 millions de miles.
Lorsque les conducteurs déclaraient manuellement (c'est-à-dire qu'ils n'utilisaient pas l'application pour suivre automatiquement leur kilométrage), ce chiffre passe à 28,9 %. À une moyenne de 0,58 dollar par mile au cours de cette période, cela représenterait environ 8,2 millions de dollars de remboursements incorrects et frauduleux.
Ce chiffre ne prend en compte que l'utilisation de TripLog. Si vous prenez en compte tous les employés mobiles aux États-Unis, en particulier ceux ils continuent de suivre leur kilométrage à l'aide de carnets de notes, le nombre augmente rapidement de façon exponentielle.
Par exemple, supposons qu'un chauffeur ait fait un trajet et ait indiqué manuellement qu'il lui avait parcouru 30 miles alors qu'en réalité, il n'en a fallu que 20. TripLog compare l'itinéraire enregistré par notre suivi automatique du kilométrage ou une entrée manuelle donnée pour Les données de Google Maps.
Si Google Maps indique que le trajet a réellement parcouru 32 miles, cela peut entraîner une surdéclaration. Grâce à TripLog, ces trajets ont été immédiatement signalés et facilement corrigés, mais les entreprises qui utilisent encore des méthodes de reporting et de traitement manuelles sont beaucoup plus susceptibles de ne pas remarquer de telles erreurs.
La solution simple en cas de surdéclaration de kilométrage
Les kilomètres surdéclarés constituent un énorme problème pour toutes les entreprises qui suivent encore le kilométrage de leur équipe manuellement, mais ce n'est pas obligatoire.
Faites démarrer votre équipe avec TripLog en une heure à peine et mettez fin au kilométrage surdéclaré. Votre équipe bénéficiera également d'énormes économies de temps et de main-d'œuvre.!
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La fraude aux dépenses : plus courante que vous ne le pensez !
Selon le Association mondiale des voyages d'affaires, 19 % de toutes les notes de dépenses comportent des erreurs, et il faut près de 20 minutes pour les corriger. Même si une entreprise n'emploie que quelques conducteurs, ces erreurs peuvent rapidement se cumuler sur une seule période de paie en termes de coûts liés à des remboursements incorrects et à de la main-d'œuvre.
En fait, le type de fraude aux dépenses le plus courant est remboursement du kilométrage. Les employés qui exercent leurs activités dans leur propre véhicule remboursent souvent le montant des kilomètres parcourus afin de recevoir un financement supplémentaire de la part de leur employeur.
Même avant la pandémie de COVID-19, les fraudes liées à la déclaration des dépenses étaient en hausse. Selon Enquête 2019 sur la fraude aux dépenses réalisée par Chrome River, en moyenne, 5 % des employés ont commis une fraude en matière de déclaration de dépenses cette année-là. Le plus important est peut-être la manière dont ces dépenses ont été soumises.
Les employés étaient les plus susceptibles de commettre une fraude en matière de déclaration de dépenses quand, vous l'avez deviné ! - ils soumettaient des reçus manuels ou suivis sur une feuille de calcul. Plus de 9 % des employés qui ont soumis des dépenses de cette manière ont commis des actions frauduleuses dans le suivi de leurs dépenses, gonflant généralement les petites dépenses qui étaient moins susceptibles d'être remarquées.
Passez à une solution moderne
Les coûts réels du suivi manuel du kilométrage et des dépenses devraient surprendre les propriétaires d'entreprise, mais il existe des solutions faciles à mettre en œuvre. Par exemple, TripLog a rendu possible et abordable pour les entreprises d'obtenir des rapports de kilométrage exacts, de les mettre tous dans un format lisible et de faire gagner du temps à leur équipe comptable, contribuant ainsi à mettre fin à la fraude.
Pour en savoir plus, planifiez une démonstration gratuite avec TripLog dès aujourd'hui, ou jetez un œil à notre plans tarifaires. Vous pouvez également créer un compte pour commencer à économiser dès aujourd'hui, ou téléchargez l'application TripLog sur iOS ou Android.
