La entrada y recopilación de datos en la contabilidad ya no tiene por qué ser ineficiente y engorrosa como antes. Atrás quedaron los días de lo anticuado informes de gastos manuales y montones de documentos de clientes.
Muchas plataformas web potentes y seguras han simplificado el proceso de recopilación y revisión de datos. Contadores debería utilizar estas nuevas tecnologías basadas en la web para eliminar las ineficiencias. Eso, a su vez, hará que las valiosas horas de contabilidad pasen de recopilar los registros de los clientes a tareas más valiosas.
Herramienta web para contadores #1: Proveedor de alojamiento de archivos
Para los contadores, la recopilación manual de datos de los clientes puede generar una cantidad significativa de datos inexactos, números mal escritos y archivos mal ubicados. Sin mencionar que la seguridad también es un problema en este proceso.
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Aunque dejar de usar papel con el correo electrónico puede parecer un paso adelante con respecto a los procesos manuales, desafortunadamente, pueden ser igual de engorrosos, lentos y confusos. Si está recopilando documentación de varios clientes por correo electrónico, probablemente no sepa que existen métodos más sencillos.
Utilizar una aplicación, como Dropbox, por ejemplo, podría hacer que el trabajo fuera mucho más fácil y seguro. Con Dropbox, tus clientes pueden enviar sus documentos fácilmente y tú puedes transferirlos a otro sistema mediante integraciones integradas con otro software.
Dado que Dropbox es una plataforma basada en la web, puedes acceder fácilmente a los documentos de los clientes en línea desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
Herramienta web para contadores #2: Firmas electrónicas
Sin duda, una de las tareas contables que más tiempo consume es reunirse con los clientes para obtener sus firmas. Si te reúnes con tus clientes en persona para obtener sus firmas, podrías estar dedicando incontables horas innecesarias a viajar.
Una de nuestras soluciones favoritas para este problema es DocuSign. Es seguro y de fácil acceso desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
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En los EE. UU., las firmas electrónicas son legales y válidas, lo que significa que puede obtenerlas fácilmente en segundos. Dicho esto, ¿qué pasa si la mayor parte de su documentación está en formato físico?
Si ese es el caso, no hay mucho que pueda hacer al respecto en esta temporada de impuestos, pero definitivamente debería considerar priorizar la transición a los documentos electrónicos para el próximo año. Si no tienes demasiados clientes, te recomendamos encarecidamente que hagas el cambio lo antes posible.
Herramienta web para contadores #3: Panel de contabilidad en línea
La administración de los datos de varios clientes, incluidos sus viajes de negocios y transacciones, puede ser un desafío organizativo para los contadores públicos y sus equipos. TripLog, líder aplicación de seguimiento de kilometraje y empresa reembolso de millas solución, ofrece un panel de control todo en uno para los equipos de contadores.
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Panel de control contable dedicado de TripLog permite a los contadores públicos solicitar y acceder a los datos de kilometraje de manera fácil y rápida. Integraciones integradas con QuickBooks, Paychex, y Xero el software de contabilidad facilita la revisión de los datos y la realización de trabajos contables reales durante las estresantes temporadas de impuestos.
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Probablemente sea cierto que, como contador, ya conoces la tecnología que hemos mencionado aquí. Sin embargo, el proceso de recopilación de datos es de doble sentido: si tus clientes no saben cómo usar el software de contabilidad, aún tendrás mucho trabajo por hacer.
Al educar a sus clientes, se asegura de que el trabajo se complete de manera eficiente en ambos extremos. Lo mejor es que las aplicaciones enumeradas son muy fáciles de usar y tienen en cuenta la experiencia de incorporación del cliente.
Por lo tanto, no dejes que el engorroso proceso de recopilación de datos de antaño te estropee a ti y a tu consultorio. Hable hoy mismo con sus clientes sobre el cambio hacia una asociación de trabajo más ágil y eficiente.
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