La saisie et la collecte de données en comptabilité ne doivent plus être inefficaces et fastidieuses comme c'était le cas auparavant. Le temps des choses dépassées est révolu rapports de dépenses manuels et des piles de documents clients.
De nombreuses plateformes Web puissantes et sécurisées ont rationalisé le processus de collecte et de révision des données. Comptables devraient utiliser ces nouvelles technologies basées sur le Web pour éliminer les inefficacités. Cela, à son tour, permettra de transférer de précieuses heures de comptabilité consacrées à la collecte des dossiers des clients à des tâches plus utiles.
Outil Web pour les comptables #1 : Fournisseur d'hébergement de fichiers
Pour les comptables, la collecte manuelle de données auprès des clients peut entraîner une quantité importante de données inexactes, de numéros mal orthographiés et de fichiers égarés. Sans oublier que la sécurité est également un problème avec un tel processus.
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Même si la dématérialisation du courrier électronique peut sembler être une avancée par rapport aux processus manuels, ils peuvent malheureusement être tout aussi encombrants, lents et source de confusion. Si vous collectez de la documentation auprès de plusieurs clients par e-mail, vous ne savez probablement pas qu'il existe des méthodes plus simples.
À l'aide d'une application, telle que Dropbox, par exemple, pourrait rendre le travail beaucoup plus facile et plus sûr. Avec Dropbox, vos clients peuvent facilement soumettre leurs documents et vous pouvez les transférer vers un autre système grâce à des intégrations intégrées à d'autres logiciels.
Dropbox étant une plateforme Web, vous pouvez facilement accéder aux documents des clients en ligne, où que vous soyez et sur n'importe quel appareil.
Outil Web pour les comptables #2 : Signatures électroniques
L'une des tâches comptables les plus fastidieuses consiste sans aucun doute à réunir les clients pour obtenir leurs signatures. Si vous rencontrez vos clients en personne pour obtenir leurs signatures, vous pourriez passer d'innombrables heures inutiles à voyager.
L'une de nos solutions préférées à ce problème est DocuSign. Il est sécurisé et facilement accessible de n'importe où et sur n'importe quel appareil.
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Aux États-Unis, les signatures électroniques sont légales et valides, ce qui signifie que vous pouvez facilement les obtenir en quelques secondes. Cela dit, et si la majeure partie de votre documentation était au format physique ?
Si tel est le cas, vous ne pouvez pas y faire grand-chose cette saison des impôts, mais vous devriez certainement envisager de faire de la transition vers les documents électroniques votre priorité pour l'année prochaine. Si vous n'avez pas trop de clients, nous vous suggérons vivement de procéder au changement dès que possible.
Outil Web pour les comptables #3 : Tableau de bord comptable en ligne
La gestion des données de plusieurs clients, y compris leurs voyages d'affaires et leurs transactions, peut représenter un défi organisationnel pour les CPA et leurs équipes. TripLog, une référence application de suivi du kilométrage et entreprise remboursement du kilométrage solution, propose un tableau de bord tout-en-un pour les équipes comptables.
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Tableau de bord dédié aux comptables de TripLog permet aux CPA de demander et d'accéder facilement et rapidement aux données de kilométrage. Intégrations intégrées avec QuickBooks, Paychex, et Xéro les logiciels de comptabilité facilitent l'examen des données et les tâches comptables réelles pendant les saisons fiscales stressantes.
Rationalisez les besoins comptables de vos clients grâce à TripLog
Il est probablement vrai qu'en tant que comptable, vous connaissez déjà la technologie que nous avons mentionnée ici. Cependant, le processus de collecte de données est bidirectionnel : si vos clients ne savent pas comment utiliser un logiciel de comptabilité, vous aurez encore beaucoup de travail à faire.
En informant vos clients, vous vous assurez que le travail est effectué efficacement des deux côtés. La meilleure chose est que les applications répertoriées sont très conviviales et tiennent compte de l'expérience d'intégration des clients.
Ne laissez donc pas l'ancien processus fastidieux de collecte de données vous enliser, vous et votre cabinet. Discutez avec vos clients dès aujourd'hui de la transition vers un partenariat de travail plus rationalisé et plus efficace.
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