Conseils d'un comptable pour le suivi du kilométrage au Royaume-Uni
Le suivi du kilométrage peut être compliqué et les implications commerciales et fiscales ne doivent pas être ignorées. Il existe de nombreuses solutions qui peuvent être utiles, mais votre comptable a peut-être le dernier mot à ce sujet. Nous comprenons que vous ayez probablement davantage confiance dans les propos de votre comptable.
Nous avons parlé à Sash Dublish, comptable agréé chez Business & Tax Accounting basé au Royaume-Uni, pour vous aider à décider si notre solution peut être bonne pour vous et votre comptable.
Business Accounting and Tax Limited est un cabinet comptable innovant au Royaume-Uni. Créée en 2012, elle propose toute une gamme de services, notamment la création d'entreprises, des conseils commerciaux et fiscaux et des services de conformité à un large éventail de clients au Royaume-Uni et à l'étranger.
Dans le cadre de Business & Tax Accounting, Sash fournit des services de comptabilité, ainsi que des services de conseil fiscal et commercial avec un service client exceptionnel, conçu pour établir des relations durables axées sur les activités à valeur ajoutée et les avancées technologiques.
Voici notre entretien avec Sash.
Quand vous êtes-vous inscrit à TripLog ?
Nous nous sommes inscrits à TripLog en 2017 car nous recherchions une application qui s'intègre à QuickBooks.
Qu'utilisiez-vous auparavant, quel problème essayiez-vous de résoudre et quelles étaient vos frustrations ?
Nos clients envoyaient des données au format Excel, à travers des morceaux de papier, ou simplement envoyer des textos pour toute l'année. Nous avons dû passer du temps à vérifier et à comptabiliser les données et à calculer le kilométrage parcouru entre 0,45 p et 0,25 p.
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Nous avons également mis en doute l'intégrité des données car nous avions l'impression que les clients ne suivaient pas leur kilométrage avec précision en le notant et que parfois le chiffre fourni ne semblait pas plausible. Si jamais le HMRC décidait de déposer une demande, mon client pourrait-il fournir les preuves justifiant ses déplacements professionnels ?
Où avez-vous entendu parler de nous pour la première fois ? Qu'est-ce qui a suscité votre intérêt ?
Un jour, nous étions juste sur l'App Store QuickBooks et nous avons soudainement réalisé que TripLog pouvait être la solution à tous les problèmes auxquels nous étions confrontés enregistrements manuels.
Pourquoi avez-vous décidé de faire affaire avec nous ? Pourquoi avez-vous décidé d'appuyer sur la gâchette ?
Nous avions essayé l'application et nous l'avions trouvée suffisamment simple à utiliser pour nos clients, ce qui était notre objectif principal. Ce qui a scellé l'accord, c'est qu'il n'était pas nécessaire d'arrêter et de démarrer le suivi du kilométrage, un problème que nous avions rencontré avec un précédent application de suivi du kilométrage nous l'avions utilisé car nos clients oubliaient souvent d'appuyer sur le bouton d'arrêt.
Décrivez comment vous avez travaillé avec nous. Dans quel domaine avez-vous obtenu le plus de valeur ? Pourquoi pensez-vous que c'est le cas ?
L'équipe TripLog s'est montrée très réactive et le PDG était facilement disponible. Des problèmes sont survenus de temps à autre, mais ils ont été rapidement résolus. Le client et nous avons réussi à économiser beaucoup de temps et de tracas en utilisant l'application. De notre point de vue, le tableau de bord était très utile car nous pouvions inscrire des clients, consulter leur kilométrage à ce jour et les télécharger dans QuickBooks.
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J'ai également remarqué plusieurs améliorations apportées à l'application depuis que j'ai commencé à l'utiliser et je trouve impressionnant de constater que l'entreprise utilise continuellement l'innovation pour aller de l'avant. Elle est également à l'écoute de ses clients et accepte tous les commentaires qu'elle reçoit, ce qui est très important.
« Je ne comprends pas pourquoi quelqu'un choisirait de noter le kilométrage parcouru chaque jour et de l'envoyer ensuite au comptable pour qu'il passe un journal alors qu'il existe des options disponibles pour disposer d'une solution entièrement automatisée. C'est une évidence pour les autres comptables, car l'application permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts. »
Quels résultats avez-vous obtenus en travaillant avec nous ? Comment décrirais-tu cette transformation ? Quels domaines de votre activité et de votre vie se sont améliorés et dans quelle mesure ? Pourquoi pensez-vous qu'ils se sont améliorés ?
Les clients n'ont plus besoin de tenir des registres manuels ; ils démarrent simplement l'application et prennent la route. Ainsi, nous pouvons afficher le kilométrage par client, appuyer sur un bouton et le transférer directement dans QuickBooks. Cela nous fait gagner beaucoup de temps. TripLog améliore également la précision des dossiers clients, ce qui fait le bonheur du HMRC !
Quelle est la probabilité que vous nous recommandiez ? Pourquoi quelqu'un dans votre position devrait-il agir dès maintenant ?
Je recommande absolument l'application aux autres comptables et à nos clients. Nous avons plusieurs clients qui utilisent l'application et ils ne pourraient pas s'en passer.
Je ne comprends pas pourquoi quelqu'un choisirait de noter le kilométrage parcouru chaque jour et de l'envoyer ensuite au comptable pour qu'il passe un journal alors qu'il existe des options disponibles pour disposer d'une solution entièrement automatisée. C'est une évidence pour les autres comptables, car l'application permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts.
Quel a été votre retour sur investissement en travaillant avec nous ? Juste approximatif...
Grâce à TripLog, nous économisons environ 2 heures par mois et par utilisateur, car nous n'avons pas à gérer les saisies manuelles pour plusieurs clients, notamment en passant du temps à rechercher des informations. Cela représente environ 3 jours par an, TripLog coûtant environ 50£ par an. En conséquence, nous avons économisé environ 1 500£ par an depuis l'utilisation de TripLog.
Qu'est-ce qui pourrait être amélioré grâce à votre expérience ?
Je pense que l'application serait complète si elle avait les tarifs de carburant consultatifs. Cela dit, nous ne rencontrons pas beaucoup de clients qui possèdent des véhicules de fonction.
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Y a-t-il autre chose à ajouter ou à terminer ?
Il existe d'autres appareils auxiliaires tels que iBeacon et traceurs GPS Bluetooth en option qui permettent d'économiser la batterie du téléphone. Nos clients apprécient vraiment cela car ils étaient préoccupés par l'épuisement de la batterie. TripLog a facilité l'intégration de son iBeacon à notre offre.
Conclusion
À TripLog, nous aimerions remercier Sash pour ses e-mails et ses sessions téléphoniques rapides depuis le Royaume-Uni et pour sa participation à cette interview ! Si vous avez quelque chose à demander à Sash, il a promis de se joindre aux commentaires sur notre publication sur les réseaux sociaux pour le blog et d'y répondre. Merci de m'avoir lu !
Veuillez visiter www.business-at.com pour en savoir plus sur Sash et son organisation Business Tax & Accounting. Vous pouvez également retrouver Sash sur son LinkedIn & Page de Quickbooks ProAdvisor.
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