Seguimiento de gastos es una clave importante para el éxito de cualquier empresa. Los gastos empresariales pueden salirse fácilmente de control y mermar las valiosas ganancias.
Un gasto importante para las empresas con empleados móviles es el kilometraje. Si quieres deducir tus millas de impuestos o recibir un reembolso por parte de tu empleador, es imprescindible llevar un registro de todas tus millas.
El método más común (y más eficiente) de rastrear el kilometraje es con un aplicación moderna de seguimiento de kilometraje. Para ver cuánto podría ahorrar su empresa, consulte nuestro calculadora de ahorros en reembolsos de millas.
Estas son algunas de las razones por las que su pequeña empresa necesita hacer un seguimiento de su kilometraje.
Por qué las pequeñas empresas deben hacer un seguimiento de su kilometraje: Pérdida de ingresos
Según un encuesta reciente realizada por Chrome River, las empresas estadounidenses pierden más de 2.800 millones de dólares cada año debido al fraude de gastos.
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La investigación indica que más del 6% de los empleados presentan reclamaciones de gastos incorrectas. Para aquellos que admiten no ser completamente honestos, cada año se presentan en promedio hasta 2.448 dólares en gastos fraudulentos.
Es fácil para el personal falsificar las cifras cuando presenta informes de gastos para ciertas cosas, incluido el kilometraje. Por ejemplo, si tu equipo usa registros de kilometraje en papel y lápiz, puede aumentar fácilmente su kilometraje y puede resultar muy difícil saberlo.
De hecho, TripLog descubrió que los conductores sobreinflan su kilometraje en un 27%. Afortunadamente, la aplicación TripLog compara el kilometraje de tu equipo con el de Google Maps, lo que garantiza que los informes sean precisos.
Independientemente de si estos errores son intencionales o no, esos costos se acumulan. Controlar mejor sus gastos de millas puede marcar la diferencia entre tener un balance saludable y estar cada vez más cerca de una calamidad financiera.
Dicho esto, no basta con hacer un seguimiento del kilometraje de tu equipo. Tu empresa también necesitará un método fiable y eficiente de presentación y aprobación.
Por qué las pequeñas empresas deben hacer un seguimiento de su kilometraje: Pérdida de productividad
El fraude no solo es un enemigo de las pequeñas empresas, sino también de las pérdidas de productividad. Muchos empleados que utilizan sus vehículos personales para trabajar llevan un registro manual de su kilometraje.
TripLog descubrió que cada entrada manual tarda unos 2 minutos en completarse. En los cientos o incluso miles de viajes que realizan muchos conductores a lo largo de un año, estos minutos se suman a innumerables horas de pérdida de productividad.
Cada año se dedican demasiadas horas a comprobar manualmente las lecturas de distancia y del odómetro. Si bien las empresas quieren que los empleados sean honestos y precisos, hacerlo bien puede llevar mucho tiempo.
Las modernas aplicaciones automáticas de seguimiento de kilometraje, como TripLog, reducen esos minutos y horas a solo segundos. La aplicación TripLog, que incluye varias opciones diferentes para registrar y olvidar el kilometraje, registra automáticamente el kilometraje de tu equipo cuando empieza a conducir y deja de registrarlo después de estacionar.
Por qué las pequeñas empresas deben hacer un seguimiento de su kilometraje: Perder las deducciones del IRS
Además de perder dinero debido al fraude y la ineficiencia, muchas pequeñas empresas no están aprovechando las deducciones del IRS diseñadas para reducir la exposición fiscal de una empresa. Para configurar un plan de reembolso de millas para tu equipo, las empresas deben incorporar un plan responsable.
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Necesitará un plan responsable si desea utilizar el Tarifa de millaje estándar del IRS. Sin un sistema de reembolso de millas, las empresas podrían dejar importantes cantidades de ingresos sobre la mesa.
O bien el dinero que entregue a sus empleados se considerará una compensación, que está sujeta a impuestos, o como reembolso, que normalmente no está sujeto a impuestos.
En conclusión...
Las pequeñas empresas pueden hacer un seguimiento de sus gastos de millas para aprovechar las principales deducciones fiscales. Pueden hacerlo de manera más eficiente mediante el uso de un software que hace que el proceso sea preciso y automático.
El uso de un software diseñado para rastrear los gastos de kilometraje tiene varios beneficios. En primer lugar, el tipo correcto de software de kilometraje rastreará el kilometraje hasta la última milla. No más tonterías con los números para inflar el informe de gastos. Una buena solución de seguimiento del kilometraje, como TripLog, proporciona un seguimiento del kilometraje con OCR.
Deje que TripLog lo ayude con el seguimiento del kilometraje de su pequeña empresa
La tecnología de captura de recibos OCR de TripLog también ayuda con seguimiento de gastos de la empresa. Además, soluciones como TripLog pueden sugerir mapas de viaje para la ruta más corta, así como ayudar a las empresas a rastrear dónde se encuentra el empleado durante su viaje de negocios.
Los gastos son inevitables para cualquier negocio, independientemente de su tamaño. Las empresas deben proporcionar herramientas para ayudar a los empleados a rastrear y presentar los gastos relacionados con el kilometraje. Hacerlo ayudará a la empresa a ahorrar dinero y a utilizar sus recursos de manera más eficiente.
Al utilizar las herramientas adecuadas, las empresas pueden reducir los casos de fraude y contribuir más a sus resultados. Para empezar a ahorrar dinero y tiempo, programe una demostración web gratuita en vivo con TripLog, o visita nuestra página de precios para empezar hoy mismo.
