Suivi des dépenses est une clé importante du succès de toute entreprise. Les dépenses professionnelles peuvent facilement devenir incontrôlables et se répercuter sur de précieux profits.
Le kilométrage représente une dépense majeure pour les entreprises employant des employés mobiles. Si vous souhaitez bénéficier d'une déduction fiscale sur votre kilométrage ou obtenir un remboursement de la part de votre employeur, le suivi de l'ensemble de vos kilomètres est absolument indispensable.
La méthode la plus courante et la plus efficace pour suivre le kilométrage consiste à utiliser un application de suivi du kilométrage moderne. Pour savoir combien votre entreprise pourrait économiser, consultez notre calculateur d'économies liées au remboursement du kilométrage.
Voici quelques raisons pour lesquelles votre petite entreprise doit suivre son kilométrage.
Pourquoi les petites entreprises devraient suivre leur kilométrage : Perte de revenus
Selon un enquête récente menée par Chrome River, les entreprises américaines perdent chaque année plus de 2,8 milliards de dollars en raison de fraudes liées aux dépenses.
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L'étude indique que plus de 6 % des employés soumettent des demandes de remboursement de dépenses incorrectes. Pour ceux qui admettent ne pas être complètement honnêtes, il y a en moyenne jusqu'à 2 448$ de dépenses frauduleuses soumises chaque année.
Il est facile pour le personnel de falsifier les chiffres lorsqu'il soumet des notes de dépenses pour certaines choses, notamment le kilométrage. Par exemple, si votre équipe utilise des carnets de kilométrage sur papier et stylo, elle peut facilement gonfler son kilométrage, ce qui peut être très difficile à déterminer.
En fait, TripLog a constaté que les conducteurs surgonflaient leur kilométrage de 27 %. Heureusement, l'application TripLog croise le kilométrage parcouru par votre équipe avec Google Maps, garantissant ainsi des rapports précis.
Que ces erreurs soient intentionnelles ou non, ces coûts s'additionnent. Une meilleure maîtrise de vos frais de kilométrage peut faire la différence entre un bilan sain et une situation financière proche de la catastrophe.
Cela dit, il ne suffit pas de suivre le kilométrage de votre équipe. Votre entreprise aura également besoin d'une méthode de soumission et d'approbation fiable et efficace.
Pourquoi les petites entreprises devraient suivre leur kilométrage : Perte de productivité
Non seulement la fraude est l'ennemie des petites entreprises, mais elle entraîne également des pertes de productivité. De nombreux employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail enregistrent leur kilométrage à la main.
TripLog a constaté que chaque saisie manuelle prend environ 2 minutes. Sur les centaines, voire les milliers de trajets que de nombreux conducteurs effectuent au cours d'une année, ces minutes représentent d'innombrables heures de perte de productivité.
Beaucoup trop d'heures sont consacrées chaque année à vérifier manuellement les relevés de distance et d'odomètre. Bien que les entreprises souhaitent que leurs employés soient honnêtes et précis, cela peut prendre beaucoup de temps pour bien faire les choses.
Les applications modernes de suivi automatique du kilométrage comme TripLog réduisent ces minutes et heures à quelques secondes seulement. Avec plusieurs options de suivi du kilométrage configurables et oubliées, l'application TripLog suit automatiquement le kilométrage de votre équipe lorsqu'elle commence à conduire et arrête le suivi une fois qu'elle s'est garée.
Pourquoi les petites entreprises devraient suivre leur kilométrage : Manquer les déductions de l'IRS
Outre les pertes d'argent dues à la fraude et à l'inefficacité, de nombreuses petites entreprises ne profitent pas des déductions de l'IRS conçues pour réduire leur exposition fiscale. Pour mettre en place un plan de remboursement du kilométrage pour votre équipe, les entreprises devraient intégrer un plan responsable.
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Vous aurez besoin d'un plan responsable si vous souhaitez utiliser le Taux de kilométrage standard de l'IRS. En l'absence d'un système de remboursement du kilométrage, les entreprises pourraient laisser des recettes importantes sur la table.
Soit l'argent que vous donnez à vos employés sera considéré comme une rémunération imposable, ou à titre de remboursement, qui n'est généralement pas imposable.
En conclusion...
Les petites entreprises peuvent suivre leurs frais de kilométrage pour profiter des principales déductions fiscales. Ils peuvent le faire plus efficacement en utilisant un logiciel qui rend le processus précis et automatique.
L'utilisation d'un logiciel conçu pour suivre les frais de kilométrage présente plusieurs avantages. Tout d'abord, le bon type de logiciel de kilométrage suivra le kilométrage jusqu'au dernier kilomètre. Plus besoin de falsifier les chiffres pour gonfler la note de dépenses. Une bonne solution de suivi du kilométrage, telle que TripLog, permet un suivi du kilométrage activé par OCR.
Laissez TripLog vous aider à suivre le kilométrage de votre petite entreprise
La technologie OCR de capture de reçus de TripLog permet également de suivi des dépenses de l'entreprise. En outre, des solutions telles que TripLog peuvent suggérer une cartographie des trajets pour l'itinéraire le plus court et aider les entreprises à suivre où se trouve l'employé pendant son trajet professionnel.
Les dépenses sont inévitables pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Les entreprises devraient fournir des outils pour aider les employés à suivre et à soumettre les dépenses liées au kilométrage. Cela aidera l'entreprise à économiser de l'argent et à utiliser ses ressources de manière plus efficace.
En utilisant les bons outils, les entreprises peuvent réduire les cas de fraude et contribuer davantage à leurs résultats. Pour commencer à économiser temps et argent, planifiez une démonstration Web en direct gratuite avec TripLog, ou consultez notre page de tarification pour commencer dès aujourd'hui.
