Elegir cambiar de seguimiento manual del kilometraje en papel a una aplicación moderna de seguimiento de kilometraje puede parecer una obviedad, pero este no es necesariamente el caso. Las empresas llevan décadas rastreando el kilometraje de sus empleados (echa un vistazo a este divertido folleto de reembolso de 1960), pero hasta hace poco, todo el seguimiento del kilometraje tenía que hacerse manualmente.
Con la llegada de la tecnología GPS y los teléfonos inteligentes, seguimiento y reembolso del kilometraje de los empleados nunca ha sido tan fácil ni más preciso. Sin embargo, las empresas a menudo no están seguras de si vale la pena pasar del registro manual de millas a una aplicación de seguimiento del kilometraje, a menudo debido a algunos conceptos erróneos muy comunes.
En este breve artículo, analizaremos algunos de estos mitos y te mostraremos por qué un rastreador de kilometraje sería beneficioso para tu empresa.
Concepto erróneo #1 de Company Mileage Tracker: Debe ser caro
Uno de los mayores conceptos erróneos que surgen al cambiar de soluciones analógicas manuales a soluciones digitales modernas es la idea de que será más caro. A primera vista, puede parecer que sí, especialmente al comprar una suscripción anual a algo como TripLog.
Utilizando TripLog como ejemplo, nuestro plan anual cuesta 59,99$, lo que equivale a 4,99$ por usuario cada mes. No cabe duda de que no se trata de un gasto sencillo para ninguna empresa, sea cual sea su tamaño, pero el seguimiento manual del kilometraje y los gastos conlleva muchos factores ocultos que las empresas no pueden detectar fácilmente.
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Por ejemplo, según el Asociación mundial de viajes de negocios, casi una quinta parte de todos los informes de gastos contienen errores. La corrección de estos errores puede llevar un tiempo valioso (18 minutos en promedio), además de resultar costoso si no se cumplen.
Además, tal y como afirma el Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, las empresas pierden un 5% de sus ingresos a causa del fraude, y el 10% de esa cifra proviene de omisiones intencionales. Ya sea que se trate de una pequeña empresa o de una corporación a escala empresarial, estas cifras son enormes para los ingresos de una empresa.
Otras pequeñas cosas, como el costo del papel, por ejemplo, ayudan a contribuir a los altos costos del seguimiento manual del kilometraje. En última instancia, soluciones como TripLog solo sirven para ahorrar dinero a las empresas, tanto a corto como a largo plazo.
Con la precisión de TripLog aplicación de seguimiento de kilometraje y un panel web completo, las empresas y sus gerentes de gastos y nóminas pueden tener una visión clara de las finanzas de sus equipos en lo que respecta al seguimiento del kilometraje. Además, reciben números en los que pueden confiar, dada la precisión de la aplicación TripLog.
Concepto erróneo #2 de Company Mileage Tracker: Los registros en papel son suficientes
La necesidad de que las empresas haga un seguimiento del kilometraje de sus empleados móviles se extiende mucho antes de la llegada de los teléfonos inteligentes, o incluso de las computadoras modernas en general. Dado que estas empresas todavía están a flote en la actualidad, es fácil suponer que los registros en papel son lo suficientemente buenos, pero las ventajas de una aplicación de seguimiento del kilometraje son numerosas.
Por ejemplo, llenar un registro manual de kilometraje lleva unos dos minutos por entrada. Si un conductor hace varias paradas al día, perderá docenas de horas de productividad cada año.
Además, como comentamos en el punto anterior (aunque vale la pena repetirlo), los registros manuales de kilometraje cuestan a las empresas miles de dólares. En un estudio realizado por TripLog, descubrimos que las reclamaciones de kilometraje se declaran en exceso hasta en un 29% cuando se realiza un seguimiento manual. Para las empresas con empleados móviles, esto puede provocar la pérdida de miles de dólares en ingresos cada año.
Sin lugar a dudas, son docenas de horas y miles de dólares que las empresas van a querer recuperar. Si bien es imposible hacer retroceder el tiempo y corregir nuestros errores (por lo que este escritor puede comprobar, al menos), sí tenemos la capacidad de actuar en el futuro, y cambiar de un registro manual de kilometraje a una aplicación de seguimiento de kilometraje es una forma importante para que las empresas ahorren dinero y tiempo.
Concepto erróneo #3 de Company Mileage Tracker: El uso es más complicado
De hecho, el software y las aplicaciones informáticas pueden resultar intimidantes dado lo relativamente nuevos que son para mucha gente. Especialmente los propietarios de empresas, que tienden a ser más antiguos desde el punto de vista demográfico, al principio pueden no estar seguros de si van a entender fácilmente si van a entender fácilmente si van a cambiar de métodos ya probados (aunque defectuosos) anteriores por otros más nuevos.
Sin embargo, con TripLog, los administradores pueden estar tranquilos sabiendo que se puede acceder fácilmente a su información desde un lugar conveniente. Desde el panel de control de TripLog, los administradores pueden acceder fácilmente a informes detallados, realizar cambios en las políticas y gestionar las rutas de los miembros de su equipo móvil y horarios.
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Además de eso, TripLog se mantiene actualizado sobre todas las regulaciones federales y locales, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo adicionales de los administradores. El panel de control de TripLog es muy detallado, pero es fácil de entender para cualquier usuario, y las empresas están más que invitadas a programar una demostración gratuita en vivo para obtener más información al respecto.
Los empleados móviles tienen acceso a la aplicación TripLog, la solución más completa y fácil de usar del mercado para hacer un seguimiento de sus millas, gastos y horarios. Gracias a su elegante interfaz y a sus funciones de seguimiento automático del kilometraje, utilizar TripLog como método de seguimiento del kilometraje de la empresa en lugar de usar lápiz y papel puede ser una excelente manera de atraer (y conservar) candidatos de alta calidad.
Concepto erróneo #4 de Company Mileage Tracker: El Gran Hermano debe estar mirando
No cabe duda de que puede resultar estresante que te digan que te están rastreando, en cualquier contexto, y puede ser difícil hablar de ello a ambos lados de la conversación, ya sea del empleador o del empleado. Sin embargo, con TripLog, las empresas y los miembros de sus equipos móviles pueden estar seguros de que nuestras soluciones dan prioridad a la privacidad.
Si bien TripLog ofrece soluciones integrales de seguimiento y gestión de flotas en tiempo real, esas funciones son opcionales y se pueden desactivar si la empresa así lo decide. Los conductores también estarán encantados de saber que sus viajes y viajes personales nunca se comparten con su empresa a menos que ellos mismos compartan esa información.
Concepto erróneo #5 de Company Mileage Tracker: Mi empresa es demasiado pequeña
Tanto si se trata de un solo usuario que necesita hacer un seguimiento de sus millas para deducir sus impuestos al final del año, de una pequeña empresa con unos pocos trabajadores de atención médica a domicilio bajo su protección o de una gran corporación multinacional, lo único que puede ganar es cambiar los registros manuales por una aplicación moderna de seguimiento del kilometraje.
Incluso un conductor que haga un seguimiento manual de su kilometraje puede representar docenas de horas de pérdida de productividad y cientos de dólares en ingresos perdidos cada año. TripLog ofrece una estructura de precios flexible que puede adaptarse a las necesidades de empresas o bases de usuarios de cualquier tamaño.
Para obtener más información sobre cómo TripLog puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y dinero, programe una demostración web en vivo gratuita hoy mismo, o visita nuestro página de precios para empezar. También puedes probar nuestro calculadora de ahorros en reembolsos de millas. ¡Gracias por leer!
