Choisir de passer de suivi manuel du kilométrage sur papier vers une application de suivi du kilométrage moderne Cela peut sembler évident, mais ce n'est pas nécessairement le cas. Les entreprises suivent le kilométrage de leurs employés depuis des décennies (consultez cette amusante brochure de remboursement datant de 1960), mais jusqu'à récemment, tout le suivi du kilométrage devait être effectué manuellement.
Avec l'avènement de la technologie GPS et des smartphones, suivi et remboursement des kilomètres parcourus par les employés n'ont jamais été aussi simples ni aussi précis. Pourtant, les entreprises ne savent souvent pas s'il vaut la peine de passer de l'enregistrement manuel du kilométrage à une application de suivi du kilométrage, souvent en raison de quelques idées fausses très courantes.
Dans ce court article, nous allons passer en revue certains de ces mythes et vous montrer pourquoi un outil de suivi du kilométrage serait bénéfique pour votre entreprise.
Idée fausse #1 sur le suivi du kilométrage de l'entreprise : Ça doit être cher
L'une des plus grandes idées fausses liées au passage des solutions analogiques manuelles aux solutions numériques modernes est l'idée que ce sera plus cher. À première vue, cela peut sembler être le cas, en particulier lors de l'achat d'un abonnement annuel à quelque chose comme TripLog.
En utilisant TripLog comme exemple, notre forfait annuel coûte 59,99$, soit 4,99$ par utilisateur et par mois. Il ne fait aucun doute qu'il ne s'agit pas d'une simple dépense pour une entreprise, quelle que soit sa taille, mais le suivi manuel du kilométrage et des dépenses comporte de nombreux facteurs cachés que les entreprises ne sont pas en mesure de remarquer facilement.
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Par exemple, selon le Association mondiale des voyages d'affaires, près d'un cinquième de toutes les notes de dépenses comportent des erreurs. La correction de ces erreurs peut prendre un temps précieux (18 minutes en moyenne), en plus d'être coûteuse en cas d'oubli.
En outre, comme l'indique le Association des examinateurs certifiés en matière de fraude, les entreprises perdent 5 % de leurs revenus à cause de la fraude, dont 10 % sont dus à des omissions intentionnelles. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande entreprise, ces chiffres sont importants pour les revenus d'une entreprise.
D'autres petits facteurs, comme le coût du papier, par exemple, contribuent aux coûts élevés du suivi manuel du kilométrage. En fin de compte, des solutions telles que TripLog ne servent qu'à faire économiser de l'argent aux entreprises, à la fois à court et à long terme.
Grâce à la précision de TripLog application de suivi du kilométrage et un tableau de bord Web complet, les entreprises et leurs responsables des dépenses et de la paie peuvent avoir une vision claire des finances de leur équipe en ce qui concerne le suivi du kilométrage. De plus, ils obtiennent des chiffres fiables, compte tenu de la précision de l'application TripLog.
Idée fausse #2 sur le suivi du kilométrage de l'entreprise : Les journaux papier sont suffisants
La nécessité pour les entreprises de suivre le kilométrage parcouru par leurs employés mobiles s'étend bien avant l'avènement des smartphones, voire des ordinateurs modernes en général. Étant donné que ces entreprises sont toujours à flot aujourd'hui, il est facile de supposer que les journaux papier sont suffisants, mais les avantages d'une application de suivi du kilométrage sont nombreux.
Par exemple, remplir un journal de kilométrage manuel prend environ deux minutes par entrée. Si un chauffeur fait plusieurs arrêts par jour, il va perdre des dizaines d'heures de productivité chaque année.
En outre, comme nous l'avons vu au point précédent (même s'il vaut la peine de le répéter), les carnets de kilométrage manuels coûtent des milliers de dollars aux entreprises. Dans une étude menée par TripLog, nous avons constaté que les demandes de remboursement des frais de kilométrage sont surdéclarées jusqu'à 29 % en cas de suivi manuel. Pour les entreprises dont les employés sont mobiles, cela peut entraîner des pertes de revenus de plusieurs milliers de dollars chaque année.
Il ne fait aucun doute que ce sont des dizaines d'heures et des milliers de dollars que les entreprises vont vouloir récupérer. Bien qu'il soit impossible de revenir en arrière et de corriger nos erreurs (pour autant que cet auteur puisse en juger, en tout cas), nous avons le pouvoir de décider de notre avenir, et le passage des journaux de kilométrage manuels à une application de suivi du kilométrage est un moyen important pour les entreprises d'économiser de l'argent et du temps.
Idée fausse #3 sur le suivi du kilométrage de l'entreprise : L'utilisation est plus compliquée
En effet, les logiciels et les applications informatiques peuvent être intimidants étant donné qu'ils sont relativement nouveaux pour de nombreuses personnes. Les propriétaires d'entreprise, en particulier, qui ont tendance à être plus âgés sur le plan démographique, peuvent être initialement incertains quant à savoir s'ils comprendront facilement le passage de méthodes éprouvées (même si elles sont erronées) à des méthodes plus récentes.
Avec TripLog, les administrateurs peuvent toutefois avoir l'esprit tranquille en sachant que leurs informations sont facilement accessibles à partir d'un seul endroit pratique. À partir du tableau de bord TripLog, les administrateurs peuvent facilement accéder à des rapports détaillés, modifier les politiques et gérer les itinéraires des membres de leur équipe mobile et emplois du temps.
De plus, TripLog se tient au courant de toutes les réglementations fédérales et locales, ce qui permet aux administrateurs de gagner du temps et d'éviter des efforts supplémentaires. Le tableau de bord TripLog est très détaillé mais facile à consulter rapidement pour n'importe quel utilisateur, et les entreprises sont invitées à planifier une démonstration en direct gratuite pour en savoir plus à ce sujet.
Les employés mobiles ont accès à l'application TripLog, la solution la plus complète et la plus facile à utiliser du marché pour suivre leur kilométrage, leurs dépenses et leurs horaires. Grâce à son interface élégante et à ses fonctionnalités de suivi automatique du kilométrage, utiliser TripLog comme méthode de suivi du kilométrage pour votre entreprise au lieu d'un stylo et du papier peut être un excellent moyen d'attirer et de conserver des candidats de haute qualité.
Idée fausse #4 sur le suivi du kilométrage de l'entreprise : Big Brother doit regarder
Cela peut certainement être éprouvant pour les nerfs de se faire suivre, quel que soit le contexte, et il peut être difficile d'en parler de part et d'autre de la conversation, employeur ou employé. Avec TripLog, les entreprises et les membres de leur équipe mobile peuvent toutefois être rassurés en sachant que nos solutions accordent la priorité à la confidentialité.
Bien que TripLog propose solutions complètes de suivi et de gestion de flotte en temps réel, ces fonctionnalités sont facultatives et peuvent être désactivées si l'entreprise le souhaite. Les conducteurs seront également heureux de savoir que leurs trajets personnels et leurs trajets ne sont jamais partagés avec leur entreprise à moins qu'ils ne partagent eux-mêmes ces informations.
Idée fausse #5 sur le suivi du kilométrage de l'entreprise : Mon entreprise est trop petite
Que vous soyez un utilisateur unique ayant besoin de suivre son kilométrage pour déduire ses impôts à la fin de l'année, une petite entreprise avec quelques agents de santé à domicile sous votre aile ou une grande multinationale, vous n'avez qu'à gagner en passant des journaux manuels à une application moderne de suivi du kilométrage.
Le simple fait de suivre manuellement son kilométrage peut entraîner des dizaines d'heures de perte de productivité et des centaines de dollars de pertes de revenus chaque année. TripLog propose une structure tarifaire flexible qui peut répondre aux besoins d'une entreprise ou d'une base d'utilisateurs de toutes tailles.
Pour en savoir plus sur la façon dont TripLog peut aider votre entreprise à économiser du temps et de l'argent, programmez une démonstration Web gratuite en direct dès aujourd'hui, ou consultez notre page de tarification pour commencer. Vous pouvez également essayer notre calculateur d'économies liées au remboursement du kilométrage. Merci de m'avoir lu !
