Como profesional de contabilidad/impuestos, quieres asegurarte de que tus clientes puedan maximizar todas sus deducciones fiscales. Una de las deducciones más difíciles de aprovechar al máximo es deducir los gastos de los vehículos comerciales.
Por lo general, esto se debe a que su cliente no hace el mejor trabajo al registrar todos sus gastos de vehículos y no puede cumplir con los requisitos del IRS para registrar cada viaje correctamente. ¿Qué pasaría si le dijéramos que hay una manera de ayudar a su cliente a maximizar sus deducciones por gastos de vehículos con el menor esfuerzo posible?
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Estamos hablando de una aplicación de seguimiento de kilometraje y gastos: estas aplicaciones tienen como objetivo ayudarlo a ahorrar dinero y tiempo. Así es como aplicación de seguimiento de kilometraje puede ayudar a los contadores.
Seguimiento manual del kilometraje
La gente del IRS es muy estricta y exige precisión si desea beneficiarse de las deducciones fiscales. Organizar el registro de millas manualmente es más difícil que usar una aplicación por las siguientes razones:
- El kilometraje recorrido rara vez se informa con precisión
- Las fechas pueden confundirse
- Olvidar el propósito del viaje
- Olvidar registrar el viaje o el gasto del vehículo
¿Cómo puede beneficiarse de una aplicación de seguimiento de millas y gastos?
El trabajo de un contador es complejo por naturaleza, pero tratar de contabilizar todos los gastos del vehículo y calcular el kilometraje empresarial puede poner a prueba tus límites. Usted sabe que el IRS exige nada menos que la perfección y, sin un buen registro, no puede ayudar a su cliente a maximizar las deducciones de los gastos del vehículo.
El principal beneficio que ofrece una aplicación de seguimiento de millas y gastos es una aplicación sencilla que se ejecuta en su teléfono inteligente y que registra automáticamente todos los viajes y proporciona una forma rápida y sencilla de registrar cualquier gasto del vehículo a medida que se produce.
Por supuesto, su cliente puede registrar todos los viajes en un libro de registro y guardar los recibos de gastos del vehículo en una bolsa y entregarlos a usted. Después, tendrás que calcularlo todo de forma manual: cada vez que tus clientes entreguen su bolsa con los recibos y los registros de kilometraje, tendrás mucho que escribir y calcular.
Registros de kilometraje en lápiz y papel pueden ser inexactos y siempre llevan más tiempo. En pocas palabras, al recomendar aplicaciones de seguimiento de millas a sus clientes, su trabajo será más fácil y los datos estarán impecables a los ojos del IRS.
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La mayor ventaja que ofrecen las aplicaciones de seguimiento de kilometraje y gastos es que puedes hacer tu trabajo en menos tiempo, lo que significa que podrás expandirte y tener más clientes bajo tu protección. Por supuesto, estas aplicaciones no son gratuitas, pero los gastos anuales son bajos y se amortizan rápidamente.
Aplicaciones de seguimiento de kilometraje a su disposición
Hay docenas de aplicaciones de seguimiento de kilometraje que puedes usar y, aunque todas funcionan según el mismo principio, cada una funciona de manera diferente en comparación con la siguiente. Estas son algunas de las mejores aplicaciones del mercado.
TripLog
TripLog es un kilometraje cómodo y fácil de usar y seguimiento de gastos aplicación. Con un precio inicial de solo 60 dólares al año para una suscripción Premium, TripLog es la mejor opción entre las principales aplicaciones de seguimiento de kilometraje.
Cuando ahorras costes, seguro que no sacrificas la eficacia: cuenta con seis formas diferentes de automatizar el seguimiento, como el inicio y la parada automáticos o uso de un iBeacon opcional, todos los cuales tienen como objetivo ayudar a capturar y registrar cada viaje.
TripLog clasifica automáticamente sus viajes, ingresos y gastos. También captura y organiza tus recibos y los asocia a los viajes correspondientes, lo que puede ayudarte a maximizar las deducciones fiscales.
Lo mejor de todo es que ahorras tiempo porque puedes subir todos los ingresos y gastos clasificados directamente a un software de contabilidad como QuickBooks. Por último, no tienes que preocuparte por perder tus registros si eliminas la aplicación (o si no pagas el mes); todos tus registros se mantendrán seguros en el almacenamiento en la nube.
MileIQ (mileiq.com)
MileIQ cuesta 90$ cuando se factura anualmente. También puede registrar los gastos del vehículo y tiene una forma de habilitar el seguimiento automático.
MileIQ no se integra con QuickBooks y, dado que solo hay una opción para el seguimiento automático, tiende a afectar la duración de la batería del teléfono. Con MileIQ, tampoco tienes que preocuparte por perder tus registros si eliminas la aplicación, ya que todos tus registros se almacenan en la nube.
Trabajadores autónomos de QuickBooks (quickbooks.com)
Al igual que TripLog, QuickBooks Self Employed ofrece más que un simple seguimiento del kilometraje, ya que puede administrar las facturas, los ingresos, los gastos y la facturación.
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Por el lado negativo, con un plan de 15 dólares al mes, la aplicación QuickBooks SE cuesta aproximadamente tres veces más que TripLog y MileIQ al año.
QuickBooks SE es un producto independiente y no se integra con ningún otro software de contabilidad de QuickBooks. El seguimiento del kilometraje no está disponible en QuickBooks Online ni en ningún otro software de QuickBooks.
Conclusión
Con la tecnología, pagar impuestos nunca ha sido tan sencillo. Las aplicaciones de seguimiento del kilometraje garantizan que los contadores no tengan que permanecer despiertos toda la noche revisando montones de documentos y datos, ya que con un simple clic se puede obtener la información precisa y confiable que necesitan.
Su uso no tiene ningún inconveniente: aunque no son de uso gratuito, la cantidad de tiempo que ahorrarás será más que suficiente para comprometer la cuota anual que vas a pagar. Para empezar con el seguimiento del kilometraje de TripLog y reembolso de millas soluciones, programe una demostración web en vivo gratuita, o visita nuestra página de precios para empezar hoy mismo.
