En tant que professionnel de la comptabilité/de la fiscalité, vous voulez vous assurer que vos clients peuvent maximiser toutes leurs déductions fiscales. L'une des déductions les plus difficiles à exploiter pleinement est la déduction des frais liés aux véhicules professionnels.
Cela est généralement dû au fait que votre client ne fait pas de son mieux pour enregistrer toutes ses dépenses liées à son véhicule et n'est pas en mesure de répondre aux exigences de l'IRS en matière d'enregistrement correct de chaque voyage. Et si nous vous disions qu'il existe un moyen d'aider votre client à maximiser la déduction de ses frais de véhicule avec le moins d'effort possible ?
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Nous parlons d'une application de suivi du kilométrage et des dépenses. Ces applications visent à vous aider à économiser de l'argent et du temps. Voici comment application de suivi du kilométrage peut aider les comptables.
Suivi manuel du kilométrage
Les employés de l'IRS sont très stricts et exigent de la précision si vous souhaitez bénéficier de déductions fiscales. Il est plus difficile d'organiser manuellement votre journal de kilométrage que d'utiliser une application pour les raisons suivantes :
- Le kilométrage parcouru est rarement indiqué avec précision
- Les dates peuvent être mélangées
- Oublier le but du voyage
- Oublier d'enregistrer le trajet ou les dépenses liées au véhicule
Comment pouvez-vous bénéficier d'une application de suivi du kilométrage et des dépenses ?
Le travail d'un comptable est de nature complexe, mais essayer de prendre en compte toutes les dépenses liées à l'utilisation d'un véhicule et de calculer le kilométrage parcouru sur le lieu de travail peut mettre vos limites à rude épreuve. Vous savez que l'IRS n'exige rien de moins que la perfection, et sans une bonne tenue de dossiers, vous ne pouvez pas aider votre client à maximiser les déductions pour les frais de véhicule.
Le principal avantage d'une application de suivi du kilométrage et des dépenses est une application simple exécutée sur leur smartphone qui enregistre automatiquement tous les trajets et fournit un moyen rapide et facile de saisir toutes les dépenses liées au véhicule au fur et à mesure qu'elles surviennent.
Bien entendu, votre client pourrait enregistrer tous ses déplacements dans un carnet de bord et conserver les reçus de frais de véhicule dans une pochette et vous les déposer. Ensuite, vous pouvez tout régler manuellement : chaque fois que vos clients déposent leur pochette de reçus et leurs carnets de kilométrage, vous aurez beaucoup de choses à écrire et à calculer.
Carnets de kilométrage sur papier et stylo peuvent être inexactes et prennent toujours plus de temps. En termes simples, en recommandant des applications de suivi du kilométrage à vos clients, votre travail sera plus facile et les données seront impeccables aux yeux de l'IRS.
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Le plus grand avantage des applications de suivi du kilométrage et des dépenses est que vous pouvez faire votre travail en moins de temps, ce qui signifie que vous serez en mesure de vous développer et de prendre plus de clients sous votre aile. Bien sûr, ces applications ne sont pas gratuites, mais les dépenses annuelles sont faibles et elles sont rapidement rentabilisées.
Des applications de suivi du kilométrage à votre disposition
Il existe des dizaines d'applications de suivi du kilométrage que vous pouvez utiliser, et même si elles fonctionnent toutes selon le même principe, chacune fonctionne différemment par rapport à la suivante. Voici quelques-unes des meilleures applications du marché.
Cartogramme de voyage
TripLog est un outil de mesure du kilométrage pratique et convivial suivi des dépenses appli. À partir de seulement 60$ par an pour un abonnement Premium, TripLog est la meilleure solution parmi les principales applications de suivi du kilométrage.
Lorsque vous réalisez des économies, vous ne faites certainement pas de compromis en termes d'efficacité : il propose six méthodes différentes pour automatiser le suivi, telles que le démarrage/arrêt automatique ou à l'aide d'un iBeacon en option, qui visent tous à aider à capturer et à enregistrer chaque voyage.
TripLog classe automatiquement vos voyages, vos revenus et vos dépenses. Il saisit et organise également vos reçus et les associe aux voyages correspondants, ce qui peut vous aider à maximiser les déductions fiscales.
Mieux encore, vous gagnez du temps car vous pouvez télécharger tous les revenus et dépenses classés directement dans un logiciel de comptabilité tel que QuickBooks. Enfin, vous n'avez pas à craindre de perdre vos dossiers au cas où vous supprimeriez l'application (ou si vous ne payiez pas pour le mois) ; tous vos dossiers seront conservés en toute sécurité dans le cloud.
MileIQ (mileiq.com)
MileIQ coûte 90$ lorsqu'il est facturé annuellement. Il peut également enregistrer les dépenses relatives aux véhicules et dispose d'un moyen d'activer le suivi automatique.
MileIQ ne s'intègre pas à QuickBooks et, comme il n'existe qu'une seule option pour le suivi automatique, cela a tendance à avoir un impact sur l'autonomie de la batterie du téléphone. Avec MileIQ, vous n'avez pas non plus à craindre de perdre vos dossiers si vous supprimez l'application, car tous vos dossiers sont stockés dans le cloud.
Travailleur indépendant QuickBooks (quickbooks.com)
Comme TripLog, QuickBooks Self Employed offre bien plus qu'un simple suivi du kilométrage, car vous pouvez gérer les factures, les revenus, les dépenses et la facturation.
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En revanche, pour un forfait de 15$ par mois, l'application QuickBooks SE coûte environ trois fois plus cher que TripLog et MileIQ par an.
QuickBooks SE est un produit autonome qui ne s'intègre à aucun autre logiciel de comptabilité QuickBooks. Le suivi du kilométrage n'est pas disponible dans QuickBooks Online ni dans aucun autre logiciel QuickBooks.
Conclusion
Grâce à la technologie, la gestion des impôts n'a jamais été aussi simple. Les applications de suivi du kilométrage garantissent que les comptables n'ont pas à rester éveillés toute la nuit à passer au crible des tas de documents et de données, car un simple clic peut fournir les informations précises et fiables nécessaires.
Il n'y a pas d'inconvénient à les utiliser : même s'ils ne sont pas gratuits, le temps que vous économiserez sera largement suffisant pour faire un compromis sur les frais annuels que vous allez payer. Pour commencer à utiliser le suivi du kilométrage de TripLog et remboursement du kilométrage des solutions, planifiez une démonstration Web en direct gratuite, ou consultez notre page de tarification pour commencer dès aujourd'hui.
