Para muchas empresas, la gestión de gastos puede parecer un gasto importante en sí mismo. Este artículo tiene como objetivo ayudar a empresas de todos los tamaños a determinar qué solución de gestión de gastos de empleados es la adecuada para ellas y qué costes pueden esperar.

Un aspecto confuso es que dos soluciones con precios aparentemente similares pueden estar cobrando por conceptos muy distintos. Algunas cobran por cada empleado, otras solo por usuarios activos, e incluso algunas ofrecen precios basados en el uso, vinculados al número de informes de gastos presentados.

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Algunas plataformas son gratuitas hasta cierto punto, pero requieren que las empresas adopten sus tarjetas corporativas u otros productos financieros.

Analicemos cuánto cobran realmente algunas de las plataformas de gestión de gastos más importantes y qué obtienes a cambio de tu dinero.

Puntos clave

• TripLog Expense comienza desde solo 4 $ por usuario al mes para una gestión integral del reembolso de gastos de los empleados.
• Zoho Expense es una de las opciones más económicas, desde 3 $ por usuario al mes, pero puede haber otros factores a tener en cuenta.
• Expensify Collect cuesta 5 $ por miembro al mes, mientras que su plan Control, más avanzado, tiene una estructura de precios más compleja.
• Ramp y Brex ofrecen plataformas de gestión de gastos gratuitas, pero sus modelos de negocio están estrechamente vinculados a sus tarjetas corporativas y a servicios financieros más amplios.
• El software de gastos puede cobrar por usuarios totales, usuarios activos, informes de gastos o una combinación de suscripción y tarifas de plataforma.

Resumen de precios del software de gestión de gastos de empleados

Precios de TripLog Expense

TripLog Expense comienza en 4 $ por usuario al mes para nuestro plan Teams y 6 $ por usuario al mes para nuestro plan Enterprise. Nuestro plan Teams ofrece a las empresas acceso a informes ilimitados, captura de recibos mediante OCR, gestión de aprobaciones, conexiones bancarias y de tarjetas de crédito, etiquetas y notas personalizadas, y mucho más.

Para las empresas que necesitan funciones como jerarquía multinivel, límites de gasto, detección de incumplimiento de políticas, campos personalizados e informes de códigos contables, disponemos de nuestro plan Enterprise.

Una de nuestras mayores ventajas es que nuestra solución de gestión de gastos se ha desarrollado junto con nuestros productos de seguimiento automático de kilometraje y reembolso, lo que nos convierte en una opción potente para empresas con empleados móviles.

En lugar de pagar por productos separados para el kilometraje y los gastos, las empresas pueden gestionar ambos dentro del mismo sistema. Sin embargo, si el kilometraje no es necesario para su negocio, TripLog también puede gestionar la gestión de gastos de los empleados por sí solo.

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Precios de Zoho Expense

Zoho Expense es una de las soluciones de gestión de gastos de empleados más económicas del mercado. Su plan Standard cuesta 3 $ por usuario al mes con facturación anual, o 4 $ al mes. El plan Premium cuesta 5 $ al año o 6 $ al mes.

La distinción importante con Zoho es que la gestión de gastos es solo una pequeña parte de lo que es una enormemente amplia empresa de software.

Zoho ofrece actualmente más de 60 aplicaciones empresariales que abarcan CRM, contabilidad, selección de personal, nóminas, marketing por correo electrónico, servicios de asistencia, creación de sitios web, sistemas de punto de venta, gestión de eventos, desarrollo de aplicaciones, IoT e incluso asistencia remota mediante realidad aumentada.

Esa amplitud puede ser una gran ventaja si su empresa ya utiliza Zoho. Por otro lado, una empresa que busque una especialización profunda en gastos y reembolsos podría preferir un proveedor cuyo enfoque principal sea la gestión de gastos, kilometraje o desembolsos.

En otras palabras, Zoho Expense es muy asequible y puede ser capaz de cubrir las necesidades de muchas empresas en cuanto a gestión de gastos, pero proviene de un desarrollador de software generalista más que de un especialista en gestión de gastos.

Precios de Expensify

El plan básico Collect de Expensify cuesta 5 dólares por usuario al mes sin necesidad de compromiso anual. Incluye escaneo de recibos, reembolsos a empleados, gestión de tarjetas corporativas, aprobación de gastos, viajes, e integraciones con QuickBooks y Xero.

Sin embargo, su plan Control es considerablemente más complejo.

El precio estándar del plan Control es de 18 dólares por usuario al mes con suscripción anual, aunque el uso de la tarjeta Expensify puede reducir ese precio hasta los 9 dólares. El precio de pago por uso del plan Control puede llegar a los 36 dólares por usuario activo al mes.

Precios de Ramp

El plan gratuito de Ramp cuesta 0 dólares por usuario e incluye tarjetas corporativas, conciliación de recibos, gestión de gastos, herramientas básicas de aprobación, pago de facturas e integraciones contables.

Quizás se pregunte cómo pueden ofrecer estas funciones de forma gratuita. En pocas palabras, obtienen ingresos de las comisiones de intercambio generadas cuando los clientes utilizan las tarjetas Ramp.

Si necesita funciones más avanzadas, las empresas deben actualizar a Ramp Plus por 15 dólares por usuario al mes, más una tarifa de plataforma basada en el tamaño de su equipo. La versión Plus añade funciones como revisiones de gastos con IA, políticas de viaje más personalizables y otras características avanzadas.

Así que, aunque Ramp puede ser gratuito, la plataforma está diseñada en última instancia en torno al ecosistema financiero y de tarjetas corporativas de Ramp. Si no es algo a lo que quiera comprometerse, existen opciones más sencillas.

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Precios de Brex

Brex Essentials también cuesta 0 $ por usuario al mes, pero funciona con un enfoque similar al de Expensify y Ramp, centrado en el uso de tarjetas. Este plan incluye reembolsos, pago de facturas, reservas de viajes, integraciones contables, informes y soporte para hasta dos entidades. También incluye acceso al programa de tarjetas corporativas de Brex.

También ofrecen Brex Premium por 12 $ por usuario al mes, que añade más funciones de control de gastos, como múltiples políticas de gastos personalizables, cadenas de revisión dinámicas, detección de cumplimiento mediante IA, estructuras de aprobación avanzadas, entidades adicionales, integraciones con ERP y HRIS, documentación de IVA, presupuestos en tiempo real y controles de viaje avanzados.

Aunque los empleados no están obligados a usar las tarjetas de Brex para presentar sus gastos, la plataforma es mucho más amplia que un software de reembolso de gastos independiente. Estaría adoptando una plataforma diseñada en torno a tarjetas, gestión de gastos, viajes, pago de facturas y servicios financieros.

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Precios de Sage Expense Management

Sage Expense Management, anteriormente Fyle, cobra en función de los usuarios activos en lugar de por cada persona con cuenta. Su plan Growth cuesta 11,99 $ por usuario activo al mes con facturación anual y un mínimo de cinco usuarios.

Un usuario activo es aquel que crea un gasto o tiene actividad en una tarjeta corporativa conectada durante el mes. El plan Growth incluye escaneo de recibos, feeds de tarjetas, seguimiento de kilometraje y dietas, comprobación de políticas, aprobaciones de una sola etapa, conciliación de tarjetas e integraciones con QuickBooks/Xero.

También cuentan con el plan Business, que cuesta 14,99 $ por usuario activo con un mínimo de diez usuarios. Añade aprobaciones de varias etapas basadas en políticas, reembolsos por ACH, seguimiento de gastos por proyectos, soporte multi-entidad y multidivisa, integraciones adicionales y un gestor de cuenta dedicado. Algunos servicios pueden conllevar gastos de implementación y el SSO es una opción de pago adicional.

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Precios de SAP Concur

SAP Concur adopta, posiblemente, el enfoque de precios más singular. Su plan base, Concur Expense, comienza en unos 7 $ por informe de gastos, con usuarios ilimitados.

Este plan base es bastante limitado e incluye únicamente Concur Expense. Su plan Plus cuesta alrededor de 11 $ por informe de gastos y añade captura de recibos, servicio de asistencia técnica e informes adicionales.

También disponen de un plan Premium con precios personalizados que puede incluir Concur Travel, Intelligence y otras funciones avanzadas. Esta estructura de precios puede hacer que Concur resulte atractivo para organizaciones con muchos empleados pero relativamente pocos informes de gastos presentados. Un mayor volumen puede cambiar esta ecuación rápidamente.

Precios de Navan Expense

Para empresas de hasta 300 empleados, la plataforma de viajes de negocios de Navan es gratuita. Los empleados pueden utilizarla para reservar vuelos, hoteles, coches de alquiler y trenes, así como para gestionar las políticas de viaje y acceder a asistencia durante sus desplazamientos. Navan afirma que puede ofrecer este servicio sin suscripción porque obtiene comisiones de los proveedores de viajes.

Sin embargo, su solución de gestión de gastos tiene un modelo de precios diferente.

Los cinco primeros empleados que utilicen activamente Navan Expense en un mes no tienen coste. A partir de ahí, Navan cobra 15 $ al mes por cada usuario activo, entendiéndose por usuario activo aquel que envía una transacción.

Probablemente, lo más lógico sea considerar Navan cuando su empresa tenga grandes necesidades de viajes de negocios además de la gestión de reembolsos de gastos. Una empresa que solo necesite un sistema sencillo de reembolso de gastos para empleados podría terminar pagando por una plataforma más amplia de lo necesario una vez que supere los cinco usuarios gratuitos.

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Preguntas frecuentes sobre precios de software de gestión de gastos

¿Cuánto cuesta el software de gestión de gastos de los empleados?

Los planes de pago tradicionales oscilan entre los 3 y los 15 $ por usuario al mes. Aunque algunas soluciones ofrecen niveles gratuitos, puede que le resulten más útiles si planea comprometerse con su ecosistema de soluciones de forma más amplia. SAP Concur, por su parte, cobra por informe de gastos.

¿Son realmente gratuitos Ramp y Brex?

Sí, sus planes de software de nivel básico realmente no tienen cargos de suscripción por usuario. Sin embargo, ambas empresas operan plataformas financieras y de tarjetas corporativas más amplias, y algunas funciones más avanzadas de gestión de gastos de los empleados requieren planes de pago.

¿Cuál es el software de gastos de pago más barato?

Zoho Expense Standard comienza en solo 3 $ por usuario al mes con facturación anual. Para quienes busquen una solución de una plataforma dedicada específicamente a la gestión de gastos de los empleados, TripLog Expense comienza en 4 $ por usuario al mes.

¿Gestiona TripLog otros gastos además del kilometraje?

Sí, TripLog admite el seguimiento y la elaboración de informes de gastos generales de empresa, además de su plataforma de seguimiento y reembolso automático de kilometraje.

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¿Qué solución de gestión de gastos ofrece la mejor relación calidad-precio?

No existe una opción universal que sea la mejor o la más barata, ya que todas las soluciones que hemos analizado están diseñadas y monetizadas de forma distinta.

Para las empresas que buscan herramientas de software de gestión y reembolso de gastos tradicionales y económicas, TripLog y Zoho podrían ser las opciones más adecuadas.

Ramp y Brex ofrecen funciones de gastos realmente capaces de forma gratuita, pero ambas forman parte de plataformas financieras y de tarjetas corporativas más amplias. Sus precios de 0 $ no son exactamente la misma propuesta que una suscripción a un software de gestión de gastos independiente.

Expensify, Sage y Navan también son opciones sólidas, aunque se adaptan mejor a empresas que necesitan servicios como tarjetas corporativas o gestión de viajes. El modelo por informe de SAP Concur también favorece un patrón de uso completamente diferente.

¿Qué deberían hacer los equipos? Primero, determinen qué funciones necesitan y qué tan cómodos se sienten al integrarse en un ecosistema que puede incluir capacidades que no requieren, en comparación con elegir una solución dedicada exclusivamente a la gestión y reembolso de gastos de los empleados.

Si no está seguro de qué tipo de solución necesita su equipo, programe hoy mismo una demostración gratuita con un experto de TripLog ¡y le ayudaremos a comenzar!