Pour de nombreuses entreprises, la gestion des notes de frais peut elle-même représenter une dépense importante. Cet article a pour but d'aider les entreprises de toutes tailles à déterminer quelle solution de gestion des frais professionnels leur convient le mieux et quels coûts elles peuvent prévoir.

Un aspect déroutant est que deux solutions affichant des tarifs similaires peuvent facturer des services très différents. Certaines facturent par employé, d'autres uniquement par utilisateur actif, et certaines proposent même une tarification basée sur l'utilisation, liée au nombre de notes de frais soumises.

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Certaines plateformes sont gratuites jusqu'à un certain point, mais exigent que les entreprises adoptent leurs cartes bancaires d'entreprise ou d'autres produits financiers.

Examinons ce que facturent réellement certaines des plus grandes plateformes de gestion des notes de frais et ce que vous obtenez en échange.

Points clés

• TripLog Expense est disponible à partir de seulement 4 $ par utilisateur et par mois pour une gestion complète du remboursement des notes de frais des employés.
• Zoho Expense est l'une des options les plus économiques, à partir de 3 $ par utilisateur et par mois, mais il peut y avoir d'autres éléments à prendre en compte.
• L'offre Collect d'Expensify coûte 5 $ par membre et par mois, tandis que son offre Control, plus avancée, propose une tarification plus complexe.
• Ramp et Brex proposent des plateformes de gestion des notes de frais gratuites, mais leurs modèles économiques sont étroitement liés à leurs cartes bancaires d'entreprise et à leurs services financiers plus larges.
• Les logiciels de gestion des notes de frais peuvent facturer en fonction du nombre total d'utilisateurs, des utilisateurs actifs, du nombre de notes de frais, ou via une combinaison d'abonnements et de frais de plateforme.

Aperçu des tarifs du logiciel de gestion des notes de frais

Tarifs de TripLog Expense

TripLog Expense à partir de 4 $ par utilisateur et par mois pour notre offre Teams et 6 $ par utilisateur et par mois pour notre offre Enterprise. Notre offre Teams donne aux entreprises accès à des rapports illimités, à la capture de reçus par OCR, à la gestion des approbations, aux flux bancaires et de cartes de crédit, aux étiquettes et notes personnalisées, et bien plus encore.

Pour les entreprises ayant besoin de fonctionnalités telles que la hiérarchie multiniveau, les plafonds de dépenses, le signalement des dépenses hors politique, les champs personnalisés et les rapports par codes comptables, notre offre Enterprise est disponible.

L'une de nos principales différences est que notre solution de gestion des dépenses est conçue en complément de nos produits de suivi automatique du kilométrage et de remboursement, ce qui fait de nous un choix puissant pour les entreprises ayant des employés mobiles.

Plutôt que de payer pour des produits distincts pour le kilométrage et les dépenses, les entreprises peuvent gérer les deux au sein du même système. Si le suivi du kilométrage n'est pas nécessaire pour votre activité, TripLog peut également gérer la gestion des notes de frais de manière autonome.

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Tarifs de Zoho Expense

Zoho Expense figure parmi les solutions de gestion des notes de frais les plus abordables du marché. Leur offre Standard coûte 3 $ par utilisateur et par mois en facturation annuelle, ou 4 $ en facturation mensuelle. L'offre Premium coûte 5 $ par an ou 6 $ par mois.

La distinction importante avec Zoho est que la gestion des dépenses ne représente qu'une petite partie de ce qui est une immense entreprise de logiciels très diversifiée.

Zoho propose actuellement plus de 60 applications professionnelles couvrant la gestion de la relation client (CRM), la comptabilité, le recrutement, la paie, l'email marketing, les services d'assistance, la création de sites web, les systèmes de point de vente, la gestion d'événements, le développement d'applications, l'IoT et même l'assistance à distance en réalité augmentée.

Cette vaste gamme peut constituer un avantage majeur si votre entreprise utilise déjà Zoho. En revanche, une société à la recherche d'une expertise pointue en matière de notes de frais et de remboursements pourrait préférer un prestataire dont le cœur de métier est la gestion des dépenses, des indemnités kilométriques ou des frais professionnels.

En d'autres termes, Zoho Expense est très abordable et peut répondre aux besoins de nombreuses entreprises en matière de gestion des notes de frais, mais il provient d'un éditeur généraliste plutôt que d'un spécialiste de la gestion des dépenses.

Tarifs d'Expensify

Le forfait d'entrée de gamme Collect d'Expensify coûte 5 $ par utilisateur et par mois, sans engagement annuel requis. Il inclut la numérisation des reçus, les remboursements des employés, la gestion des cartes d'entreprise, l'approbation des dépenses, les voyages, ainsi que les intégrations avec QuickBooks et Xero.

Leur forfait Control est toutefois nettement plus complexe.

Le tarif standard du forfait Control est de 18 $ par utilisateur et par mois avec un abonnement annuel, bien que l'utilisation de la carte Expensify puisse réduire ce prix jusqu'à 9 $. La tarification à l'usage du forfait Control peut atteindre 36 $ par utilisateur actif et par mois.

Tarifs de Ramp

Le forfait gratuit de Ramp est affiché à 0 $ par utilisateur et comprend des cartes d'entreprise, le rapprochement des reçus, la gestion des dépenses, des outils d'approbation de base, le paiement des factures et des intégrations comptables.

Vous vous demandez peut-être comment ils peuvent offrir ces fonctionnalités gratuitement. Tout simplement, ils se rémunèrent grâce aux commissions d'interchange générées lorsque les clients utilisent les cartes Ramp.

Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées, les entreprises doivent passer à l'offre Ramp Plus pour 15 $ par utilisateur et par mois, auxquels s'ajoute des frais de plateforme basés sur la taille de votre équipe. L'offre Plus ajoute des fonctionnalités telles que l'examen des dépenses assisté par IA, des politiques de voyage plus personnalisables et d'autres outils avancés.

Ainsi, bien que Ramp puisse être gratuit, la plateforme est conçue autour de l'écosystème financier et des cartes d'entreprise de Ramp. Si vous ne souhaitez pas vous engager dans cette voie, il existe des options plus simples.

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Tarifs de Brex

Brex Essentials est également proposé à 0 $ par utilisateur et par mois, mais repose sur une approche centrée sur la carte, similaire à celle d'Expensify et de Ramp. Ce forfait inclut les remboursements, le paiement des factures, la réservation de voyages, les intégrations comptables, le reporting et la prise en charge de deux entités maximum. Il donne également accès au programme de cartes d'entreprise de Brex.

Ils proposent aussi Brex Premium à 12 $ par utilisateur et par mois, qui ajoute des fonctionnalités de contrôle des dépenses plus poussées, telles que des politiques de dépenses personnalisables multiples, des chaînes de validation dynamiques, une détection de conformité par IA, des structures d'approbation avancées, des entités supplémentaires, des intégrations ERP et SIRH, la gestion de la TVA, des budgets en temps réel et des contrôles de voyage avancés.

Bien que les employés ne soient pas obligés d'utiliser les cartes Brex pour soumettre leurs dépenses, la solution reste bien plus vaste qu'un simple logiciel de remboursement de notes de frais. Vous adoptez une plateforme articulée autour des cartes, de la gestion des dépenses, des voyages, du paiement des factures et des services financiers.

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Tarifs de Sage Expense Management

Sage Expense Management, anciennement Fyle, facture en fonction des utilisateurs actifs plutôt que du nombre total de comptes. Leur forfait Growth coûte 11,99 $ par utilisateur actif et par mois (facturation annuelle), avec un minimum de cinq utilisateurs.

Un utilisateur actif est une personne qui crée une dépense ou qui a une activité sur une carte d'entreprise connectée au cours du mois. Le forfait Growth inclut la numérisation des reçus, les flux de cartes, le suivi des indemnités kilométriques et journalières, les contrôles de conformité aux politiques, les approbations à étape unique, le rapprochement bancaire et les intégrations avec QuickBooks/Xero.

Ils proposent également un forfait Business, facturé 14,99 $ par utilisateur actif avec un minimum de dix utilisateurs. Il ajoute des approbations multi-étapes basées sur des règles, les remboursements ACH, le suivi des dépenses par projet, la gestion multi-entités et multi-devises, des intégrations supplémentaires et un gestionnaire de compte dédié. Certains éléments peuvent entraîner des frais de mise en œuvre, et le SSO est une option payante supplémentaire.

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Tarifs de SAP Concur

SAP Concur adopte sans doute l'approche tarifaire la plus singulière. Leur forfait de base Concur Expense commence à environ 7 $ par note de frais, avec un nombre illimité d'utilisateurs.

Ce forfait de base est assez dépouillé et inclut uniquement Concur Expense. Leur forfait Plus coûte environ 11 $ par note de frais et ajoute la capture des reçus, un service d'assistance et des rapports supplémentaires.

Ils proposent également un forfait Premium avec une tarification personnalisée, permettant d'ajouter Concur Travel, Intelligence et d'autres fonctionnalités avancées. Cette structure tarifaire peut rendre Concur attractif pour les organisations comptant de nombreux employés mais un nombre relativement faible de notes de frais soumises. Un volume plus élevé peut rapidement changer la donne.

Tarifs de Navan Expense

Pour les entreprises comptant jusqu'à 300 employés, la plateforme de voyages d'affaires Navan est gratuite. Les employés peuvent l'utiliser pour réserver des vols, des hôtels, des voitures de location et des trains, mais aussi pour gérer les politiques de voyage et accéder à une assistance dédiée. Navan affirme pouvoir proposer ce service sans abonnement grâce aux commissions perçues auprès des prestataires de voyage.

Cependant, leur solution de gestion des notes de frais suit une tarification différente.

Les cinq premiers employés utilisant activement Navan Expense au cours d'un mois sont gratuits. Au-delà, Navan facture 15 $ par utilisateur actif et par mois, un utilisateur actif étant défini comme toute personne ayant soumis une transaction.

Navan est probablement la solution la plus pertinente à comparer lorsque votre entreprise a des besoins importants en matière de voyages d'affaires et de gestion des remboursements de frais. Une entreprise qui a uniquement besoin d'un outil simple de remboursement de frais pourrait payer pour une plateforme plus vaste que nécessaire une fois le seuil des cinq utilisateurs gratuits dépassé.

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FAQ sur la tarification des logiciels de gestion des notes de frais

Combien coûte un logiciel de gestion des notes de frais ?

Les forfaits payants traditionnels varient d'environ 3 $ à 15 $ par utilisateur et par mois. Bien que certaines solutions proposent des versions gratuites, elles peuvent être plus avantageuses pour votre organisation si vous prévoyez d'adopter plus largement leur écosystème. SAP Concur, quant à lui, facture à la note de frais.

Ramp et Brex sont-ils vraiment gratuits ?

Oui, leurs offres logicielles d'entrée de gamme ne comportent réellement aucuns frais d'abonnement par utilisateur. Toutefois, les deux entreprises exploitent des plateformes financières et de cartes d'entreprise plus larges, et certaines fonctionnalités avancées de gestion des notes de frais nécessitent des forfaits payants.

Quel est le logiciel de gestion des frais payant le moins cher ?

Zoho Expense Standard commence à seulement 3 $ par utilisateur et par mois avec une facturation annuelle. Pour ceux qui recherchent une solution issue d'une plateforme spécifiquement dédiée à la gestion des notes de frais, TripLog Expense débute à 4 $ par utilisateur et par mois.

TripLog gère-t-il d'autres frais que les indemnités kilométriques ?

Oui, TripLog prend en charge le suivi et le reporting des frais professionnels généraux en plus de sa plateforme de suivi automatique des trajets et de remboursement kilométrique.

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Quelle solution de gestion des notes de frais offre le meilleur rapport qualité-prix ?

Il n'existe pas d'option universelle idéale ou la moins chère, car toutes les solutions que nous avons abordées sont conçues et monétisées différemment.

Pour les entreprises à la recherche d'outils de gestion et de remboursement de frais traditionnels et peu coûteux, TripLog et Zoho pourraient être les options les plus adaptées.

Ramp et Brex proposent effectivement des fonctionnalités de gestion des dépenses performantes et gratuites, mais elles s'inscrivent toutes deux dans des plateformes financières et de cartes d'entreprise plus larges. Leur gratuité n'est pas tout à fait comparable à celle d'un logiciel de gestion des dépenses autonome.

Expensify, Sage et Navan sont également des choix solides, bien qu'ils soient surtout adaptés aux entreprises ayant besoin de services tels que des cartes d'entreprise ou la gestion des voyages. Le modèle de facturation par note de frais de SAP Concur correspond par ailleurs à un type d'utilisation totalement différent.

Que doivent faire les équipes ? Commencez par déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin et si vous êtes prêt à intégrer un écosystème susceptible de proposer des outils inutiles pour vous, plutôt que de choisir une solution dédiée à la gestion et au remboursement des notes de frais des employés.

Si vous n'êtes pas sûr du type de solution dont votre équipe a besoin, planifiez dès aujourd'hui une démonstration gratuite avec un expert TripLog et nous vous aiderons à vous lancer !