Les dépenses remboursables sont des dépenses liées au travail qu'un employé paie de sa poche et qui sont ensuite remboursées par son employeur.
Dans la plupart des cas, une dépense est remboursable si elle est liée à l'entreprise, si elle est autorisée par la politique de l'entreprise et si elle est correctement documentée. S'il s'agit d'une dépense personnelle, non conforme à la politique ou mal documentée, il est possible que la dépense ne soit pas admissible.
Connexe : Explication du remboursement des dépenses des employés (Guide complet)
Les remboursements aux employés sont différents de les déductions fiscales que les travailleurs indépendants peuvent effectuer sur leurs propres dépenses professionnelles, bien que leurs règles soient généralement très similaires.
La frontière entre une dépense professionnelle et une dépense personnelle n'est pas toujours évidente à moins que l'entreprise n'ait une politique claire. Voici ce que vous et votre équipe devez savoir.
Qu'est-ce qui rend une dépense remboursable ?
En fin de compte, une entreprise peut rembourser à ses employés ce qu'ils souhaitent leur rembourser. Cependant, il existe certaines directives typiques que la plupart des entreprises suivent généralement.
Tout d'abord, la dépense doit être liée à l'entreprise. La dépense doit être imputable au travail et non aux préférences personnelles de l'employé ou à ses frais de subsistance courants.
Les dépenses doivent également être conformes à la politique de remboursement de l'entreprise. Certains employeurs peuvent rembourser des frais tels que l'hébergement, le kilométrage, les déplacements et les repas des clients, tandis que d'autres peuvent être plus stricts.
Enfin, les dépenses doivent être correctement documentées/justifiées. Cela signifie généralement un reçu, un journal de kilométrage, une facture ou un autre enregistrement indiquant ce qui a été dépensé, quand et pourquoi.
Si l'une de ces pièces est manquante, une dépense ne devrait probablement pas être remboursée.
Connexe : Explication des plans responsables pour le remboursement des employés
Exemples courants de dépenses remboursables
Kilométrage et déplacements
Si un employé utilise sa voiture personnelle pour le travail, le kilométrage professionnel est souvent remboursable. Cela peut inclure des déplacements pour se rendre à des réunions avec des clients, des déplacements entre les sites de travail ou d'autres déplacements autorisés pour des raisons professionnelles.
Les billets d'avion, les billets de train, les taxis, les voyages en covoiturage, le stationnement, les péages, les hôtels et les autres frais de voyage d'affaires sont également généralement remboursés lorsque le voyage est lié au travail.
Repas
Les repas sont souvent remboursables lorsqu'un employé voyage pour le travail ou emmène un client à des fins professionnelles légitimes.
Cela ne signifie pas que le déjeuner quotidien d'un employé est remboursable. Un repas personnel normal pendant une journée de travail normale ne l'est généralement pas.
Fournitures et achats pour petites entreprises
Les fournitures de bureau, l'encre d'imprimante, les frais d'expédition, les abonnements logiciels et les petits outils ou équipements peuvent être remboursés si l'employé les a achetés pour le travail et en a obtenu l'autorisation.
Dépenses professionnelles
Certains employeurs remboursent la formation liée à l'emploi, les frais de conférence, les certifications, les frais de licence ou les cotisations syndicales lorsqu'ils soutiennent directement le rôle de l'employé.
Frais liés au travail à distance
Cela dépend en grande partie de la politique de l'entreprise. Certains employeurs remboursent Internet, l'utilisation du téléphone, l'équipement de bureau ou les fournitures de bureau à domicile pour les employés à distance, mais d'autres ne le font pas.
Connexe : Explication du remboursement du kilométrage
Exemples courants de dépenses non remboursables
C'est là que beaucoup de confusion se produit fréquemment.
Trajets normaux
Le trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel est généralement considéré comme un trajet personnel et non comme une dépense professionnelle remboursable.
Repas et courses personnalisés
Un café sur le chemin du travail, un déjeuner pendant une journée de travail normale ou une course associée à un voyage d'affaires ne sont généralement pas remboursables.
Divertissement ou surclassements
Les surclassements dans les hôtels de luxe, les surclassements de sièges, les frais de minibar, les achats de streaming personnels et les autres options facultatives ne sont généralement pas couverts par les politiques de remboursement des employés de la plupart des entreprises.
Amendes et contraventions
Les contraventions de stationnement, les contraventions pour excès de vitesse et les autres pénalités ne sont généralement pas remboursables, même si elles sont commises pendant un voyage de travail. Des choses comme les péages et les frais de stationnement sont une autre histoire.
Dépenses remboursables par rapport aux dépenses déductibles d'impôts
Ce n'est pas la même chose. Une dépense remboursable consiste à savoir si un employeur remboursera un employé.
Une dépense fiscalement déductible, en revanche, concerne la question de savoir si une entreprise ou un travailleur indépendant peut déduire le coût à des fins fiscales. Ils peuvent se chevaucher dans certaines circonstances, mais ils ne sont pas interchangeables.
Une dépense peut être remboursée dans le cadre d'une police d'entreprise sans que cela soit pertinent pour la déclaration de revenus personnelle d'un employé. Les mêmes dépenses pourraient également être déductibles fiscalement pour un travailleur indépendant.
Connexe : Le remboursement du kilométrage est-il considéré comme un revenu imposable ?
Pourquoi une politique de remboursement claire des employés est importante
Deux employés peuvent dépenser de l'argent pour le même type de dépenses professionnelles et obtenir des résultats différents en fonction des politiques de leur entreprise respective.
Un employeur peut rembourser le kilométrage au taux de l'IRS, les repas des clients avec l'approbation du responsable et les frais d'hôtel standard lors d'un voyage d'une nuit. Cependant, un autre employeur peut plafonner les tarifs des hôtels, interdire le remboursement de l'alcool et exiger une approbation préalable pour tout achat supérieur à un certain montant.
Le remboursement ne doit pas être considéré comme une vague procédure de bon sens. Elle a vraiment besoin de règles.
Une bonne politique de remboursement doit expliquer quelles catégories de dépenses sont couvertes et quels documents les employés doivent soumettre. Vous devez également définir des exigences d'approbation, des limites de dépenses et des délais clairs quant à la rapidité avec laquelle les dépenses doivent être soumises une fois qu'elles ont été engagées.
Le suivi des dépenses pour le remboursement est indispensable
Le moyen le plus simple d'éviter les litiges est pour les employés de tout documenter clairement et de soumettre rapidement les demandes de remboursement des dépenses.
Les employés devraient conserver les reçus, tenir des journaux de kilométrage détaillés, noter les objectifs commerciaux de chaque dépense et vérifier la politique de l'entreprise avant de dépenser de l'argent.
Les problèmes surgissent généralement lorsqu'un employé suppose qu'une dépense est manifestement liée au travail, puis découvre plus tard que cela ne correspond pas à la politique de l'entreprise.
Comment les entreprises peuvent-elles faciliter le remboursement des dépenses
Comme nous l'avons vu, la première étape que les entreprises doivent prendre est de créer une politique de remboursement. S'ils ne le font pas, cela peut entraîner le rejet de dépenses, des incohérences et de la frustration des deux côtés.
Les meilleurs systèmes de remboursement sont clairs. Les employés savent ce qui compte et ce qui ne l'est pas et comment tout soumettre correctement.
Comment la technologie peut contribuer au remboursement des employés
Le remboursement des employés peut s'avérer difficile lorsque votre processus dépend de feuilles de calcul, de chaînes de courriels, de reçus papier et d'approbations manuelles. C'est là que des technologies comme des solutions dédiées au remboursement des dépenses et des kilomètres parcourus par les employés, comme TripLog peut grandement aider les entreprises.
Une bonne solution de remboursement facilite grandement l'ensemble du processus, tant pour les employés que pour les employeurs, en centralisant tout au même endroit. Les employés peuvent enregistrer les kilomètres parcourus, télécharger des reçus, classer les dépenses et soumettre des rapports sans avoir à tout reconstituer à la fin du mois.
Les responsables et les administrateurs peuvent examiner les réclamations plus rapidement, appliquer les politiques automatiquement et signaler les erreurs, telles que les soumissions dupliquées.
Connexe : Explication du remboursement des frais de télétravail
FAQ expliquée sur les dépenses remboursables
Qu'est-ce qui est considéré comme une dépense remboursable ?
Habituellement, une dépense remboursable est un coût nécessaire lié au travail payé par un employé qui correspond à la politique de son entreprise et qui est correctement documenté.
Le kilométrage est-il une dépense remboursable ?
Le kilométrage pour affaires l'est généralement, mais pas pour les voyages personnels et les trajets domicile-travail.
Les repas sont-ils remboursables ?
Les repas pendant les voyages d'affaires ou les rendez-vous avec les clients sont souvent remboursables, alors que les repas personnels ordinaires tels que le déjeuner pendant la journée de travail ne le sont généralement pas.
Les employeurs doivent-ils rembourser tous les frais de travail ?
Pas nécessairement. Le remboursement dépend de la politique de l'entreprise et, dans certains cas, la loi de l'État.
Conclusion
Les dépenses remboursables ne sont pas n'importe quelles dépenses survenues au cours d'une journée de travail. Ce ne sont pas non plus des dépenses que les travailleurs indépendants déduisent de leurs impôts.
Il s'agit de coûts commerciaux spécifiques qu'un employeur accepte de rembourser à un employé, à condition qu'ils respectent la politique et les exigences de documentation de l'entreprise.
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