Los gastos reembolsables son costos relacionados con el trabajo que un empleado paga de su bolsillo y que luego su empleador le devuelve.
En la mayoría de los casos, un gasto es reembolsable si está relacionado con el negocio, está permitido por la política de la empresa y está debidamente documentado. Si fue personal, no estaba incluido en la política o estaba mal documentado, es posible que el gasto no califique.
Relacionado: Explicación del reembolso de gastos de los empleados (guía completa)
Los reembolsos a los empleados son diferentes de deducciones fiscales que pueden hacer los trabajadores autónomos sobre sus propios gastos relacionados con la empresa, aunque sus normas suelen ser muy similares.
La línea entre un gasto empresarial y un gasto personal no siempre es obvia a menos que la empresa tenga una política clara. Esto es lo que tú y tu equipo necesitáis saber.
¿Qué hace que un gasto sea reembolsable?
Al final del día, una empresa puede reembolsar a sus empleados lo que quiera reembolsarles. Sin embargo, hay algunas pautas típicas que la mayoría de las empresas suelen seguir.
En primer lugar, el gasto tiene que estar relacionado con el negocio. El gasto debe existir debido al trabajo, no a las preferencias personales del empleado o a los costos de vida rutinarios.
El gasto también debe ajustarse a la política de reembolso de la empresa. Algunos empleadores pueden reembolsar gastos como el alojamiento, el kilometraje, los viajes y las comidas de los clientes, mientras que otros pueden ser más estrictos.
Por último, el gasto debe estar debidamente documentado/justificado. Por lo general, esto significa un recibo, un registro de millas, una factura u otro registro que muestre lo que se gastó, cuándo y por qué.
Si falta una de esas piezas, lo más probable es que no se reembolse un gasto.
Relacionado: Explicación de los planes responsables para el reembolso a los empleados
Ejemplos comunes de gastos reembolsables
Kilometraje y viajes
Si un empleado usa su automóvil personal para trabajar, el kilometraje comercial suele ser reembolsable. Esto puede incluir viajes a reuniones con clientes, viajes entre lugares de trabajo u otras formas aprobadas de conducción relacionadas con la empresa.
Los pasajes aéreos, los boletos de tren, los taxis, los viajes compartidos, el estacionamiento, los peajes, los hoteles y otros costos de viajes de negocios también suelen reembolsarse cuando el viaje está relacionado con el trabajo.
Comidas
Las comidas suelen ser reembolsables cuando un empleado viaja por motivos de trabajo o lleva a un cliente con un propósito comercial legítimo.
Eso no significa que el almuerzo diario de un empleado sea reembolsable. Una comida personal normal durante una jornada laboral normal no suele serlo.
Compras de suministros y pequeñas empresas
Los suministros de oficina, la tinta de impresora, los costos de envío, las suscripciones de software y las herramientas o equipos pequeños pueden ser reembolsables si el empleado los compró para trabajar y obtuvo la aprobación para hacerlo.
Gastos profesionales
Algunos empleadores reembolsan la capacitación relacionada con el trabajo, las cuotas de conferencias, las certificaciones, los costos de licencias o las cuotas de asociación cuando apoyan directamente el puesto del empleado.
Gastos de trabajo remoto
Esto depende en gran medida de la política de la empresa. Algunos empleadores reembolsan el uso de Internet, el teléfono, el equipo de oficina o los suministros de oficina en casa a los empleados remotos, mientras que otros no lo hacen.
Relacionado: Explicación del reembolso de millas
Ejemplos comunes de gastos no reembolsables
Aquí es donde suele producirse mucha confusión.
Viajes normales al trabajo
Conducir de casa a un lugar de trabajo habitual generalmente se considera un traslado personal, no un gasto empresarial reembolsable.
Comidas y mandados personales
Un café de camino al trabajo, un almuerzo durante una jornada laboral normal o un recado mezclado con un viaje de trabajo no suelen ser reembolsables.
Entretenimiento o mejoras
Las mejoras de hotel de lujo, las mejoras de asientos, los cargos por minibar, las compras personales de streaming y otros complementos opcionales suelen quedar fuera de las políticas de reembolso a los empleados de la mayoría de las empresas.
Multas y billetes
Las multas de estacionamiento, las multas por exceso de velocidad y otras multas generalmente no son reembolsables, incluso si ocurren durante un viaje de trabajo. Cosas como los peajes y las tarifas de estacionamiento son otra historia.
Gastos reembolsables versus gastos deducibles de impuestos
No son lo mismo. Un gasto reembolsable se refiere a si un empleador devolverá el dinero a un empleado.
Un gasto deducible de impuestos, por otro lado, se refiere a si una empresa o una persona que trabaja por cuenta propia puede reclamar el costo a efectos fiscales. Estos pueden superponerse en algunas circunstancias, pero no son intercambiables.
Un gasto puede reembolsarse según la política de la empresa sin que sea relevante para la declaración de impuestos personal del empleado. El mismo gasto también podría ser deducible de impuestos para una persona que trabaja por cuenta propia.
Relacionado: ¿El reembolso de millas se considera ingreso sujeto a impuestos?
Por qué es importante una política clara de reembolso a los empleados
Dos empleados pueden gastar dinero en el mismo tipo de gastos laborales y obtener resultados diferentes según las políticas de sus respectivas empresas.
Un empleador puede reembolsar las millas según la tarifa del IRS, las comidas a los clientes con la aprobación del gerente y los costos estándar de hotel durante el viaje nocturno. Sin embargo, otro empleador puede limitar las tarifas hoteleras, prohibir el reembolso de bebidas alcohólicas y exigir la aprobación previa para cualquier compra que supere un importe determinado.
El reembolso no debe tratarse como un proceso vago y de sentido común. Realmente necesita reglas.
Una buena política de reembolso debe explicar qué categorías de gastos están cubiertas y qué documentación deben presentar los empleados. También debes establecer requisitos de aprobación, límites de gasto y plazos claros sobre la rapidez con la que se deben presentar los gastos una vez incurridos.
El seguimiento de los gastos para el reembolso es imprescindible
La forma más fácil de evitar disputas es que los empleados documenten todo con claridad y envíen las solicitudes de reembolso de gastos rápidamente.
Los empleados deben guardar los recibos, llevar un registro detallado del kilometraje, anotar los propósitos comerciales de cada gasto y verificar la política de la empresa antes de gastar dinero.
Los problemas suelen surgir cuando un empleado asume que un gasto obviamente está relacionado con el trabajo y luego descubre que estaba fuera de la política de la empresa.
Cómo las empresas pueden facilitar el reembolso de gastos
Como hemos comentado, el primer paso que deben tomar las empresas es crear una política de reembolso. Si no lo hacen, pueden provocar el rechazo de los gastos, la incoherencia y la frustración de ambas partes.
Los mejores sistemas de reembolso son claros. Los empleados saben qué es lo que cuenta y qué no y cómo presentar todo correctamente.
Cómo la tecnología puede ayudar con el reembolso a los empleados
El reembolso a los empleados puede resultar difícil cuando el proceso depende de hojas de cálculo, cadenas de correo electrónico, recibos en papel y aprobaciones manuales. Ahí es donde la tecnología, como soluciones dedicadas al reembolso de gastos y millas de los empleados, como TripLog puede ayudar enormemente a las empresas.
Una buena solución de reembolso facilita mucho todo el proceso tanto para los empleados como para los empleadores al poner todo en un solo lugar. Los empleados pueden registrar el kilometraje, cargar recibos, clasificar los gastos y enviar informes sin tener que juntar todos los datos al final del mes.
Los gerentes y administradores pueden revisar las reclamaciones más rápido, aplicar políticas automáticamente y marcar errores, como envíos duplicados.
Relacionado: Explicación del reembolso de gastos de trabajo remoto
Preguntas frecuentes sobre los gastos reembolsables
¿Qué se considera un gasto reembolsable?
Por lo general, un gasto reembolsable es un costo necesario relacionado con el trabajo pagado por un empleado que se ajusta a la política de su empresa y está debidamente documentado.
¿El kilometraje es un gasto reembolsable?
El kilometraje de negocios suele serlo, pero los viajes personales y los viajes diarios no.
¿Son reembolsables las comidas?
Las comidas durante los viajes de negocios o las reuniones con clientes suelen ser reembolsables, mientras que las comidas personales habituales, como el almuerzo durante la jornada laboral, no suelen serlo.
¿Los empleadores tienen que reembolsar todos los gastos laborales?
No necesariamente. El reembolso depende de la política de la empresa y, en algunos casos, la ley estatal.
Conclusión
Los gastos reembolsables no son cualquier gasto que se haya producido en un día laboral. Tampoco son gastos que los trabajadores autónomos deducen de sus impuestos.
Son costos comerciales específicos que un empleador se compromete a reembolsar a un empleado, siempre que cumpla con la política y los requisitos de documentación de la empresa.
¿Tienes curiosidad por configurar un sistema de reembolso de gastos para tu equipo? Programa hoy mismo una demostración gratuita con los expertos en kilometraje y gastos de TripLog!
