FAVR es un aprobado por el IRS método de reembolso de kilometraje para empleados. Para los conductores que cumplen los requisitos, es una solución que puede ofrecer reembolsos más justos y precisos, a la vez que ahorra miles de dólares a las empresas.
Hoy en día existen varios proveedores de FAVR en el mercado, incluidos Motus, Cardata y TripLog. Hoy vamos a ayudarte a entender las diferencias entre Motus y TripLog.
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Puntos clave
- Tanto Motus como TripLog son totalmente compatibles con los sistemas FAVR aprobados por el IRS.
- TripLog publica precios de FAVR desde 19 $ por usuario al mes, mientras que Motus ofrece presupuestos personalizados.
- Motus combina el reembolso con ofertas adicionales como seguridad integral del conductor, control de seguros e informes de emisiones.
- Ambos ofrecen seguimiento basado en movimiento y emparejamiento por Bluetooth. TripLog ofrece opciones de seguimiento adicionales, incluido hardware opcional dedicado de seguimiento de kilometraje por GPS.
Motus frente a TripLog: alcance y administración del programa
Los proveedores tradicionales de FAVR, como Motus, ofrecen reembolsos como parte de un conjunto más amplio de servicios de gestión de vehículos, pero muchas empresas simplemente buscan una forma más sencilla de reembolsar a sus conductores.
El alcance de la oferta de un proveedor puede convertir una decisión sobre la gestión de reembolsos en un debate más amplio sobre temas como la seguridad del conductor, el control de riesgos y la administración del programa.
Motus promociona especialistas en implementación dedicados, administración continua por su parte y servicios adicionales de gestión de conductores. Su plazo de implementación típico es de seis a ocho semanas, dependiendo de la organización.
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TripLog centra el FAVR en el proceso de reembolso. Los empleados registran sus viajes, los gerentes revisan las solicitudes y los reembolsos aprobados pasan a la fase de pago. TripLog respalda los cálculos de tarifas y los requisitos de cumplimiento que sustentan dicho proceso.
Para las empresas con equipos de finanzas y recursos humanos consolidados, el atractivo reside en mantener los reembolsos dentro de sus operaciones actuales. Pueden implementar FAVR sin necesidad de ampliar su proyecto hacia la formación de conductores u otros servicios de gestión de vehículos.
Motus frente a TripLog: flexibilidad en FAVR y CPM
Implementar FAVR no debería obligar a replantear el reembolso de todos los empleados. Un representante de ventas que recorre miles de kilómetros al mes por motivos de trabajo tiene necesidades distintas a las de alguien que viaja ocasionalmente entre oficinas.
La solución FAVR de TripLog permite que los conductores que cumplen los requisitos utilicen FAVR, mientras que otros pueden seguir con el reembolso por centavos por milla. Ambos grupos utilizan la misma aplicación y los administradores revisan su actividad desde el mismo panel de control.
Las empresas también pueden tener en cuenta las diferencias de ubicación y las necesidades de los vehículos al configurar los programas FAVR. Los clientes actuales de TripLog pueden añadir FAVR manteniendo las herramientas de seguimiento e informes que sus empleados ya conocen.
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Motus también admite programas mixtos, que incluyen FAVR, CPM y opciones basadas en subsidios. La diferencia que se debe evaluar es cómo encajan esos programas en la administración diaria y cuánto cuesta mantener a cada grupo.
TripLog hace que tanto el proceso de reembolso compartido como los precios de las suscripciones individuales sean visibles desde el principio.
Motus frente a TripLog: Precios
Precios de FAVR en TripLog
TripLog ofrece FAVR por 19 $ al mes por usuario en nuestro plan Teams y 24 $ en el plan Enterprise. Cada plan incluye todas las funciones del plan de kilometraje correspondiente, además de comprobaciones de cumplimiento, recordatorios e informes fiscales anuales de FAVR.
Los conductores que no necesiten o no cumplan los requisitos para FAVR pueden utilizar el método de reembolso estándar por céntimos por milla que ofrece nuestro plan de kilometraje estándar, que comienza en 8 $ al mes por usuario. Por ejemplo, un programa con 20 conductores de FAVR y 30 conductores de CPM costaría un total de 620 $ al mes.
Determinar la elegibilidad para FAVR no es demasiado difícil (el IRS publica normas claras sobre qué conductores pueden o no beneficiarse de FAVR), pero los requisitos son estrictos. Contacte con los expertos en kilometraje de TripLog para recibir una demostración personalizada y ver qué conductores cumplen los requisitos para FAVR.
Precios de FAVR en Motus
Motus no publica los precios de sus suscripciones FAVR; cada cliente recibe un presupuesto personalizado basado en factores como el número de conductores y la duración del contrato.
Esto puede dificultar la planificación de cómo será su programa. Incluso saber si los conductores de FAVR frente a los de CPM le supondrán un coste diferente no parece estar claro.
Motus frente a TripLog: Seguimiento de kilometraje y experiencia del conductor
Tanto Motus como TripLog ofrecen seguimiento automático de kilometraje, aunque existen diferencias clave que las empresas deben tener en cuenta. Mientras que Motus ofrece una mayor profundidad en la seguridad del conductor y la gestión de riesgos, TripLog proporciona una flexibilidad significativa en cuanto a los métodos de seguimiento de kilometraje.
El seguimiento de kilometraje de Motus incluye dos métodos de detección de movimiento del vehículo: "Smart Track" y Bluetooth, ambos utilizan los detectores de movimiento del teléfono del conductor para activar el seguimiento.
TripLog también incluye métodos similares, como MagicTrip y Bluetooth, además de opciones como "Plug-N-Go", que solo comienza a detectar el movimiento cuando conecta el teléfono al cargador del coche.
Además, TripLog ofrece dos dispositivos de hardware: TripLog Drive y TripLog Beacon. Ambos se conectan al puerto USB de su vehículo.
TripLog Drive cuenta con su propio GPS y almacenamiento integrados, lo que le permite registrar viajes cuando no lleva el teléfono consigo y sincronizarlos con la aplicación más tarde. Los conductores también pueden clasificar sus viajes como laborales o personales mediante un botón en el propio dispositivo.
TripLog Beacon es un dispositivo más sencillo, pero para algunos conductores puede ofrecer un método de detección de viajes basado en hardware más fiable, especialmente para aquellos cuyos teléfonos a veces tienen dificultades para activar el seguimiento.
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Motus frente a TripLog: cumplimiento y seguridad del conductor
Tanto el cumplimiento de FAVR como la seguridad del conductor son importantes, pero responden a necesidades empresariales distintas. Compararlos por separado ayuda a evitar que un proyecto de reembolso sencillo se convierta en la compra de un servicio más amplio que su empresa quizás no necesite.
TripLog respalda la administración de FAVR con cálculos de tarifas, comprobaciones de cumplimiento, recordatorios e informes. El reembolso libre de impuestos sigue dependiendo del cumplimiento de los requisitos aplicables del IRS, incluida la justificación del kilometraje y la elegibilidad del vehículo.
Motus también respalda la administración de FAVR. Su oferta adicional, Motus Protect, se extiende al control de seguros, la supervisión de registros de vehículos de motor y la formación en seguridad dentro de la aplicación.
Estos servicios pueden ser útiles si su empresa desea ayuda integral para gestionar el riesgo al volante. Si solo necesita requisitos de seguridad más sencillos (como control de velocidad, frenazos bruscos, llamadas telefónicas mientras conduce, etc.), TripLog ofrece esas funciones sin necesidad de una suscripción adicional.
Motus frente a TripLog: integraciones
La elección del proveedor de FAVR también afecta a las personas que procesan los reembolsos. Los registros de kilometraje precisos son solo una parte del trabajo; los importes aprobados deben llegar a su sistema de nómina o de gastos de manera eficiente.
TripLog se integra con ADP, incluidos RUN y Workforce Now, así como con Paychex y SAP Concur. Motus también ofrece conexiones con sistemas de nómina, RR. HH. y SAP Concur.
TripLog también ofrece una gestión integral de gastos, incluyendo captura de recibos, categorías de gastos y controles de aprobación.
Motus frente a TripLog: Seguimiento de gastos
El kilometraje suele ser solo una parte de la solicitud de reembolso de un empleado. Una visita a un cliente también puede implicar gastos de aparcamiento, comidas o pernoctaciones.
Para las empresas que comparan TripLog y Motus, es útil entender cómo encajan esos gastos junto con el programa de reembolso de vehículos.
Motus comercializa el seguimiento general de gastos a través de Everlance Business, una aplicación con marca propia dentro de su línea de productos. Everlance Business permite la captura de recibos, la sincronización con bancos y tarjetas de crédito, y la elaboración de informes de gastos.
Sin embargo, no debe darse por sentado que esas capacidades anunciadas vienen incluidas en una suscripción estándar de Motus Reimburse, ya que su documentación no aclara del todo cómo funciona el acceso a sus funciones de gastos.
TripLog ofrece gestión de gastos dentro de la misma aplicación que los empleados utilizan para registrar su kilometraje. Los empleados pueden escanear recibos con captura OCR, importar transacciones y enviar gastos para su aprobación.
Los administradores pueden establecer límites de gasto, exigir recibos y dirigir los informes a través de múltiples niveles de aprobación. La gestión de gastos es un servicio opcional con precio independiente que comienza en 4 $ por usuario al mes.
Para las empresas que desean unificar el kilometraje y los gastos comerciales cotidianos, esto otorga a TripLog una clara ventaja práctica: pueden ampliar lo que los empleados envían a través de la aplicación y el sistema que ya utilizan.
Preguntas frecuentes sobre TripLog y Motus
¿Todo el mundo necesita cambiar a FAVR?
No. Ambos proveedores admiten programas de reembolso mixtos. Los conductores que cumplan los requisitos pueden utilizar FAVR mientras otros empleados permanecen en CPM. Sin embargo, la transparencia de precios de TripLog deja claro que los usuarios de CPM pagan menos por conductor que los de FAVR.
¿Es TripLog más barato que Motus?
TripLog publica sus precios de FAVR, mientras que Motus ofrece presupuestos personalizados. Esto hace que sea más fácil presupuestar con TripLog desde el principio, pero una comparación de costes precisa requiere un presupuesto de Motus que cubra los mismos conductores y servicios.
¿Pueden las empresas utilizar FAVR para algunos empleados y CPM para otros?
Sí. Tanto TripLog como Motus admiten programas de reembolso mixtos. Las empresas pueden utilizar FAVR para los empleados que recorren más kilómetros y un sistema de reembolso por céntimos por milla para los conductores ocasionales.
¿Cómo debería una empresa elegir entre TripLog y Motus?
Empiece por determinar cuánto quiere que gestione el proveedor más allá del reembolso. Motus combina el reembolso de vehículos con servicios de consultoría y soporte de implementación, además de servicios opcionales de seguridad del conductor y gestión de riesgos. Vale la pena considerar TripLog cuando la prioridad es el seguimiento del kilometraje, el reembolso y la presentación opcional de informes de gastos en una sola aplicación, con precios publicados.
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Cómo elegir entre TripLog y Motus
La comparación entre Motus y TripLog depende del alcance del problema que su empresa quiera resolver. Motus combina el reembolso con un conjunto más amplio de servicios para empleados que conducen. TripLog integra FAVR en las herramientas que su equipo ya utiliza para registrar el kilometraje, aprobar informes y procesar pagos.
Para las empresas centradas en el reembolso, TripLog ofrece precios públicos, opciones de seguimiento flexibles y soporte para diferentes grupos de conductores dentro de una misma cuenta. Este enfoque es ideal para equipos en crecimiento y organizaciones más grandes que buscan mantener una administración sencilla.
Puede empezar a utilizar FAVR desde solo 19 $ por usuario al mes con TripLog. ¿Necesita ayuda para saber si FAVR es adecuado para su equipo? ¡Programe una llamada con un experto en kilometraje hoy mismo!
